Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В ней фиксируются все ключевые этапы карьеры: прием на работу, переводы, увольнения, награды и, что особенно важно, аттестации․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформлять запись об аттестации сотрудника в трудовой книжке, какие нормативные акты регулируют этот процесс, и как избежать распространенных ошибок․
Что такое аттестация сотрудника и зачем она нужна?
Аттестация — это процедура оценки профессиональных качеств, компетенций и результатов работы сотрудника за определенный период․ Она проводится с целью:
- определения соответствия занимаемой должности;
- выявления потенциала для повышения или перевода;
- обоснования присвоения квалификационной категории или звания;
- подтверждения уровня профессионального роста․
Аттестация особенно важна в государственных учреждениях, образовательных организациях, медицинских учреждениях и других сферах, где требуется подтверждение квалификации․ Однако в частном секторе она также может применяться по инициативе работодателя․
Обязательно ли вносить аттестацию в трудовую книжку?
Нет, внесение записи об аттестации в трудовую книжку не является обязательным по закону․ Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв․ Минтрудом России № 69), в трудовую книжку вносятся только следующие сведения:
- о приеме на работу;
- о переводе на другую постоянную работу;
- об увольнении;
- о награждении;
- о поощрении;
- о присвоении квалификационного разряда, класса, категории, звания․
Если аттестация привела к присвоению квалификационной категории, класса или звания — тогда запись обязательна․ Например:
- «Присвоена квалификационная категория “высшая” по должности “врач-терапевт”»;
- «Присвоен класс “высший” по должности “учитель-методист”»․
Если же аттестация завершилась просто положительной оценкой без присвоения нового статуса — запись в трудовую книжку не делается․
Как правильно оформить запись об аттестации в трудовой книжке?
Если аттестация привела к присвоению квалификационной категории, звания или класса, запись вносится в раздел «Работа» по следующим правилам:
Шаг 1: Определите основание для записи
Запись должна быть оформлена на основании:
- приказа работодателя о присвоении категории/звания;
- протокола аттестационной комиссии;
- документа, подтверждающего результаты аттестации (например, сертификат)․
Шаг 2: Формулировка записи
Запись должна быть четкой, однозначной и соответствовать формулировкам в приказе․ Примеры корректных формулировок:
- «Присвоена квалификационная категория “высшая” по должности “врач-хирург”»․
- «Присвоен класс “высший” по должности “учитель русского языка и литературы”»․
- «Присвоено звание “Заслуженный учитель Российской Федерации”»․
Важно: Не пишите «Прошла аттестацию» или «Аттестация пройдена успешно» — такие формулировки не соответствуют требованиям Инструкции и могут быть признаны неправомерными․
Шаг 3: Укажите дату и номер приказа
В графе «Основание» указывается:
- дата приказа (например, «»);
- номер приказа (например, «№ 47-к»)․
Пример полной записи:
Сведения: Присвоена квалификационная категория “высшая” по должности “врач-хирург”
Основание: Приказ № 47-к от
Шаг 4: Подпись и печать
Запись заверяется:
- подписью ответственного за ведение трудовых книжек (обычно это сотрудник кадровой службы);
- печатью организации (если она имеется)․
На титульном листе трудовой книжки также должна быть подпись ответственного лица и печать при первичном заполнении․
Что делать, если аттестация проводилась в другой организации?
Если сотрудник пришел в новую организацию с присвоенной квалификационной категорией, полученную в предыдущем месте работы, то новая организация обязана внести запись на основании:
- документа, подтверждающего присвоение категории (например, справка или дубликат трудовой книжки);
- заявления работника․
Запись оформляется в том же порядке, как если бы аттестация проходила в текущей организации․ В графе «Основание» указывается: «Справка №… от …, выданная …»․
Электронные трудовые книжки и аттестация
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Это означает, что:
- все новые сотрудники получают только ЭТК;
- бумажные трудовые книжки выдаются только по письменному заявлению работника;
- все записи, включая аттестации, вносятся в Единую информационную систему в электронном виде․
Для работодателя это означает:
- необходимость подачи сведений в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде;
- обязательное использование формата, утвержденного ПФР;
- сохранение электронных копий приказов и документов, на основании которых вносятся записи․
Работник может просмотреть свою ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги․ Запись об аттестации отображается там же, где и в бумажной книжке — с указанием даты, наименования категории и основания․
Ошибки при заполнении и как их избежать
На практике кадровики часто допускают следующие ошибки:
- Запись «Прошла аттестацию», недопустима․ Нужно указывать конкретное присвоение категории/звания․
- Отсутствие ссылки на приказ — запись без основания считается неправомерной и может быть признана недействительной․
- Использование сокращений — например, «кв․ кат․» вместо «квалификационная категория» — не допускается․
- Неправильная дата, указывается дата приказа, а не дата проведения аттестации․
- Отсутствие подписи и печати — запись без заверения не имеет юридической силы․
Рекомендация: Всегда сверяйте формулировку записи с приказом и используйте шаблоны, утвержденные в вашей организации․
Дубликат трудовой книжки и аттестация
Если трудовая книжка утеряна, выдается дубликат․ Согласно п․ 7․1 Инструкции, в дубликат вносятся все записи, имевшиеся в оригинале, включая аттестации, если они были оформлены правильно․
Для восстановления записи об аттестации работнику необходимо предоставить:
- копию приказа о присвоении категории;
- справку из предыдущей организации;
- документы, подтверждающие квалификацию (сертификаты, дипломы)․
На основании этих документов кадровик вносит запись в дубликат с указанием «Восстановлено по документам»․
Аттестация сотрудника, важный этап профессионального развития․ Внесение записи об аттестации в трудовую книжку — это не просто формальность, а юридически значимое действие, подтверждающее квалификацию работника на протяжении всей его карьеры․
Ключевые выводы:
- Запись об аттестации вносится только при присвоении квалификационной категории, класса или звания․
- Формулировка должна быть точной, без сокращений и размытых формулировок․
- Обязательно указывайте основание — приказ с датой и номером․
- Запись заверяется подписью и печатью․
- С 2026 года все записи ведутся в электронном виде — бумажные книжки остаются только по заявлению․
Правильно оформленная запись в трудовой книжке — это гарантия признания профессионального стажа при выходе на пенсию, при трудоустройстве в другую организацию и при получении премий или повышений․ Не пренебрегайте этим важным аспектом кадрового учета!
Информация актуальна на 21 мая 2026 года․ Рекомендуется регулярно сверяться с актуальными версиями Инструкции по заполнению трудовых книжек и законодательством РФ․