Вопрос о том, может ли человек самостоятельно внести запись в свою трудовую книжку, часто вызывает путаницу. Ответ зависит от конкретной ситуации и статуса лица (работник, индивидуальный предприниматель, руководитель). Разберем детально.
Ключевой принцип: кто является работодателем?
Согласно статье 20 Трудового кодекса РФ, работником признается физическое лицо, заключившее трудовой договор с работодателем (организацией или ИП).
- Индивидуальный предприниматель (ИП) не может быть работником у самого себя. Это юридически невозможная ситуация. Следовательно, ИП не ведет на себя трудовую книжку, так как не состоит с собой в трудовых отношениях. Все записи о своей деятельности как предпринимателя он отражает в иных документах (например, в книге учета доходов).
- Обычный работник состоит в трудовых отношениях с нанимателем (организацией или ИП). Именно этот наниматель (или его уполномоченное лицо) обязан вести трудовую книжку работника (ст. 66 ТК РФ).
Когда самозаверение записи ДОПУСТИМО?
Есть два основных сценария, когда работник может поставить свою подпись в своей трудовой книжке:
Работник одновременно является ответственным за ведение кадровых документов
Если на предприятии нет отдельного кадровика, а обязанности по ведению трудовых книжек возложены на самого работника (например, на бухгалтера-единоличника или руководителя малого предприятия), то он вправе вносить записи и заверять их своей подписью. Для легитимности этого необходимо:
- Издать соответствующий приказ (распоряжение) руководителя, закрепляющий эти обязанности за работником.
- Указать эти обязанности в его должностной инструкции.
Это узаконивает ситуацию, когда один человек ставит подпись в книжке другого (или даже своей, если он же и работник, и ответственный). При этом запись должна быть основана на реальном приказе (о приеме, переводе, увольнении).
Заверение копий приказов и документов
Работник может заверять своей подписью копии приказов (о приеме, об увольнении), которые он представляет в трудовую книжку. Но сама запись в книжке (дата, наименование документа, номер) должна быть сделана и заверена лицом, уполномоченным работодателем (как правило, руководителем или кадровиком).
Когда самозаверение НЕДОПУСТИМО и опасно?
Внесение записи в трудовую книжку самому себе без соответствующего приказа и без статуса ответственного за кадры является нарушением. Это может быть расценено как:
- Подделка официального документа (ст. 327 УК РФ), если запись не соответствует реальным событиям или не подкреплена изданным работодателем приказом.
- Нарушение трудового законодательства со стороны работодателя, если он допустил такую ситуацию.
- Причиной для отказа в приеме на новую работу, так как будущий работодатель проверит книжку и выявит несоответствия.
Электронные трудовые книжки (ЭТК): новые правила с 2026 года
С 1 января 2026 года вступают в силу новые правила ведения ЭТК. Важно помнить:
- Переход на ЭТК добровольный для работника с бумажной книжкой.
- Обратный переход (с ЭТК на бумажный носитель) невозможен. Это принципиальный момент.
- В ЭТК записи вносит исключительно работодатель через СЗВ-ТД. Работник не может самостоятельно редактировать историю своих трудовых отношений в системе.
- Если страницы в бумажной книжке закончились, нужно оформить вкладыш (бланк установленного образца). Если нет штампа, данные о номере и серии книжки вносятся в вкладыш от руки.
Практические шаги: что делать, если нужно внести запись?
Чтобы законно оформить запись в трудовой книжке, следуйте этому алгоритму:
- Издайте приказ (распоряжение) о приеме, переводе, увольнении или ином событии, подлежащем записи. Приказ должен быть оформлен правильно, с реквизитами, основанием и подписью уполномоченного лица.
- Определите ответственного за внесение записей. Им может быть кадровик, бухгалтер, секретарь или, как указано выше, сам работник при наличии соответствующих оснований.
- Вносите запись в трудовую книжку на основании приказа. Запись делается чернилами черного или синего цвета, разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений.
- Заверьте запись подписью ответственного лица и печатью организации (для ИП — личной печатью с указанием «Индивидуальный предприниматель» и его ФИО).
- Ознакомьте работника с приказом и записью под роспись в книжке (или в отдельном документе, если запись вносится не в день издания приказа).
Что писать в записи? Образцы
Форма записей регламентирована. Примеры:
- Прием на работу: «Принят(а) на работу [должность] с [дата]». Указывается основание: «На основании приказа № … от …».
- Увольнение: «Уволен(а) по [основание из ст. 77 ТК РФ, например, соглашению сторон] с [дата]». Указывается номер и дата приказа;
- Запись о совместительстве: Вносится, если работа по совместительству ведется у другого работодателя. Обязательно указывается характер работы (совмещение) и основание.
Самостоятельное написание записи в свою трудовую книжку без изданного работодателем приказа и без статуса ответственного за кадры, незаконно.
Помните:
- ИП не ведет трудовую книжку на себя.
- Запись вносит работодатель (его уполномоченный представитель).
- Самозаверение допустимо только если вы официально назначены ответственным за кадровое делопроизводство.
- Все записи должны быть основаны на реальных приказах и ознакомлении работника.
- При смене формата (бумага ↔ электронный) действуют строгие правила, особенно запрет на обратный переход.
При возникновении сомнений всегда консультируйтесь с кадровым специалистом или юристом, чтобы не нарушить закон и не навредить своей трудовой истории.