Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Помимо записей о приеме на работу и увольнении‚ в нее вносятся сведения о поощрениях сотрудника за успехи в работе. Объявление благодарности — один из видов такого поощрения. Важно уметь правильно оформлять соответствующие записи‚ чтобы избежать нарушений трудового законодательства.
Правовые основания для внесения записи
Согласно трудовому законодательству РФ‚ работодатель обязан вносить в трудовую книжку сведения о награждениях и поощрениях сотрудника. Оформление записи об объявлении благодарности строго регулируется специальной Инструкцией‚ утвержденной Постановлением Министерства труда РФ от № 69.
Ключевое правило: запись должна строго соответствовать тексту приказа работодателя. Без издания соответствующего приказа внести запись о благодарности в трудовую книжку нельзя.
Виды вознаграждений и поощрений
В раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки вносятся записи о следующих видах поощрений:
- Объявление благодарности;
- Награждение благодарственным письмом;
- Награждение почетной грамотой;
- Выдача премии (за исключением премий‚ которые являются частью системы оплаты труда);
- Награждение иными государственными или ведомственными наградами.
Отметим важный нюанс: благодарность заносится в трудовую книжку и тогда‚ когда сотрудник за свои достижения параллельно был повышен в должности. При оформлении записи следует обязательно учитывать конкретные достижения сотрудника‚ за которые он поощряется;
Пошаговый алгоритм оформления
Для правильного оформления благодарности или поощрения в трудовой книжке важно следовать определенному поэтапному порядку:
- Издание приказа. Работодатель издает приказ о поощрении работника (объявлении благодарности) с указанием конкретных заслуг и достижений.
- Ознакомление работника. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
- Внесение записи. В течение пяти рабочих дней с момента издания приказа кадровый работник вносит запись о благодарности в трудовую книжку (в случае ее ведения).
Как правильно заполнить графы в трудовой книжке
Запись о награждении вносится в раздел «Сведения о награждениях». При заполнении необходимо соблюдать следующие правила:
- Заголовок (наименование организации): Перед первой записью в данном разделе укажите полное наименование организации‚ а при его наличии — сокращенное. Под этим заголовком вносятся сами записи.
- Графа 1: Вносится порядковый номер записи нарастающим итогом.
- Графа 2: Указывается дата награждения (дата приказа).
- Графа 3: Указывается‚ кем вынесено поощрение (например: «Приказом директора ООО «Ромашка»…»)‚ и формулируется сама запись с указанием причины и формы поощрения.
- Графа 4: Указывается документ‚ на основании которого внесена запись — наименование‚ дата и номер приказа (распоряжения) работодателя.
Образцы записей
Формат занесения благодарности в трудовую книжку должен быть четким и информативным. Как правило‚ запись сопровождают названием и датой соответствующего приказа‚ а также приводят причину награждения и его форму.
Пример 1: Объявление благодарности
Запись в графе 3 может выглядеть следующим образом:
Приказом директора ООО «Стройинвест» от № 45-к сотрудник Иванов И.И. за успешную работу по подготовке и проведению корпоративного проекта награждён объявлением благодарности.
Пример 2: Награждение благодарственным письмом
Приказом Председателя Правления ПАО «Вектор» от № 112-п работник Петров П.П. за высокие производственные достижения награждён благодарственным письмом.
Частные проблемы и важные нюансы
Можно ли вносить записи о благодарности от сторонних организаций?
Часто сотрудники обращаются в отдел кадров с просьбой внести записи о благодарности‚ полученной не от текущего работодателя. Например‚ сотрудник предоставил Благодарность от Председателя Избирательной комиссии с текстом: «Благодарю Вас за успешную работу по подготовке и проведению выборов Президента РФ г.»
В таком случае работодатель не имеет права вносить эту запись от своего лица в раздел «Сведения о награждениях»‚ так как поощрение вынесено другой организацией. Однако‚ по желанию работника‚ такие документы (благодарственные письма‚ грамоты от государственных органов‚ общественных организаций) могут быть оформлены как вкладыши или просто подшиты к личному делу сотрудника.
Сроки внесения записи
Очень важно помнить: на основании приказа запись о благодарности в трудовую книжку (в случае ее ведения) должна быть отражена в течение пяти рабочих дней.
Объявление благодарности и грамотное внесение этой записи в трудовую книжку — это не только соблюдение требований Трудового кодекса РФ‚ но и мощный мотивационный инструмент для сотрудника. Запись остается в трудовой книжке навсегда и при последующих трудоустройствах будет свидетельствовать о высокой квалификации‚ ответственности и ценности работника как специалиста. Главное для кадровика, строго следовать тексту приказа и не нарушать установленные сроки и инструкции по заполнению.