Трудовая книжка — это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника, его стаж работы и все изменения в трудовых отношениях. В России существует два вида трудовых книжек: бумажная и электронная. Правила заполнения закреплены в статье 66 Трудового кодекса РФ и в нормативных актах Минтруда.
Что такое трудовая книжка?
- Формальный документ, подтверждающий наличие трудового стажа.
- Содержит сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях, наградах и поощрениях.
- Используется при расчёте пенсии, отпускных, компенсаций.
Виды трудовых книжек
- Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, который работник носит с собой.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный формат, доступный в системе «СТД‑СФР» (Система трудовых документов – Система федерального страхового резерва). В 2025‑2026 годах она становится обязательной для новых сотрудников.
Правила оформления
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, запись в трудовой книжке должна быть внесена в присутствии работника не позднее недели со дня приёма на работу; При переводе, увольнении и других изменениях порядок также регламентирован.
Приём на работу
В графе 3 (сведения о приёме) указываются:
- дата приёма
- место работы
- должность
- тип занятости (полная, неполная, совместительство)
- ссылка на приказ о приёме (номер и дата)
Пример записи:
Бумажная:
Приём на работу Место работы: ООО «Ромашка» Должность: Специалист по продажам Тип занятости: Полная Приказ № 12 от
Электронная (в системе ЭТК):
[Приём на работу] Организация: ООО «Ромашка» Должность: Специалист по продажам Тип занятости: Полная Приказ № 12 от
Перевод на другую должность/место работы
В графе 3 указываются:
- дата перевода
- новое место работы и должность
- ссылка на приказ о переводе (номер и дата)
Пример записи:
Перевод на другую должность Место работы: ООО «Ромашка» (Отдел продаж) Должность: Менеджер по работе с ключевыми клиентами Приказ № 45 от
Увольнение
В зависимости от основания увольнения формулировка меняется. В графе 3 указываются:
- дата увольнения
- причина увольнения (по соглашению сторон, по собственному желанию, по инициативе работодателя и т.д.)
- ссылка на приказ об увольнении (номер и дата)
Примеры записей:
Увольнение по соглашению сторон Причина: Увольнение по соглашению сторон Приказ № 78 от
Увольнение по собственному желанию Причина: Увольнение по собственному желанию Приказ № 79 от
Награды и поощрения
В графе 3 указываются:
- дата получения награды/поощрения
- наименование награды/поощрения
- ссылка на документ, подтверждающий (например, приказ, сертификат)
Пример записи:
Награды и поощрения Наименование: «Лучший сотрудник месяца» Документ: Приказ № 90 от
Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)
- Войдите в систему «СТД‑СФР» через портал госуслуг или корпоративный портал.
- Выберите вкладку «Трудовая книжка».
- Нажмите «Добавить запись» и заполните форму согласно шаблону (дата, место работы, должность, тип занятости, ссылка на приказ).
- Сохраните запись. Она автоматически синхронизируется с базой данных Минтруда;
Полезные советы
- Всегда проверяйте, чтобы в записи не было ошибок: даты, номера приказов, названия должностей.
- Если запись была сделана с ошибкой, внесите исправление в отдельной строке с указанием даты исправления и подписью руководителя.
- При переводе на другую должность в одном и том же месте работы указывайте только новую должность, если место работы не менялось.
- При увольнении по соглашению сторон обязательно приложите копию соглашения.
- Для сотрудников, работающих в разных компаниях, стаж учитывается только в тех компаниях, где работодатель выписывал справки о страховом стаже.
Где можно скачать актуальный бланк и шаблоны?
Бланки бумажных и электронных трудовых книжек доступны на официальных порталах:
- Минтруд РФ – https://mintrud.gov.ru
- Портал «Бухонлайн» – https://buhonline.ru
- Портал госуслуг – https://www.gosuslugi.ru
Правильное оформление трудовой книжки — залог прозрачности трудовых отношений и корректного расчёта пенсионных и социальных прав. Следуйте приведённым примерам, соблюдайте сроки внесения записей и обязательно храните копии документов, подтверждающих каждое изменение. В случае сомнений всегда обращайтесь к кадровому отделу или юридическому консультанту.