Увольнение по собственному желанию — это одна из самых распространенных процедур в кадровой практике. Несмотря на кажущуюся простоту, правильное оформление документов, особенно трудовой книжки, требует строгого соблюдения законодательства. Ошибка в формулировке или дате может привести к спорам с работником и штрафам для работодателя. В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись об увольнении в 2026 году, какие формулировки использовать и на что ссылаться.
Основные правила и сроки внесения записи
Согласно действующему законодательству и актуальным данным на май 2026 года, запись о прекращении трудовых отношений вносится в трудовую книжку в день увольнения работника. Это ключевой момент: нельзя внести запись заранее или с опозданием.
Процедура оформления выглядит следующим образом:
- Работник пишет заявление об увольнении по собственному желанию.
- Соблюдается срок предупреждения (стандартно, 2 недели, если иное не предусмотрено договором или законом).
- Работодатель издает приказ об увольнении.
- На основании приказа вносится запись в трудовую книжку.
- В день увольнения сотруднику выдаются документы и производится окончательный расчет.
Важно помнить: если сотрудник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки, запись в нее вносится в обязательном порядке. В электронных трудовых книжках (ЭТК) данные формируются автоматически на основе отчетности, но бумажный вариант требует ручной работы кадровика.
Правильная формулировка: как писать?
Один из самых частых вопросов: какую именно фразу использовать? Закон и подзаконные акты (включая Инструкцию по заполнению трудовых книжек) допускают вариативность, уравнивая по смыслу несколько понятий. Вы можете использовать следующие равнозначные формулировки:
- «Уволен по собственному желанию»;
- «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника»;
- «Трудовой договор прекращен по собственному желанию».
Все три варианта юридически корректны. Однако наиболее распространенной и рекомендуемой практикой (согласно п. 5.2 Инструкции № 69 и разъяснениям Роструда) является формулировка:
«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Именно на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ необходимо ссылаться в графе 4. Не путайте его с другими основаниями увольнения. Также допустимо использовать слова «расторгнут» или «прекращен» вместо «уволен», но ссылка на статью ТК РФ должна быть точной.
Пошаговая инструкция по заполнению граф
Запись вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета (или печатным способом). Каждая строка должна быть заполнена без пропусков. Рассмотрим пример заполнения по графам:
Графа 1: Номер записи
Здесь указывается порядковый номер записи в данном разделе трудовой книжки. Нумерация сквозная (например, если предыдущая запись была № 5, то эта будет № 6).
Графа 2: Дата
Указывается дата увольнения (последний рабочий день). Дата пишется арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год, четырехзначными (например, ).
Графа 3: Сведения о приеме, переводе, увольнении
Вносится сама формулировка причины увольнения и ссылка на закон.
Пример: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Графа 4: Наименование, дата и номер документа
Здесь указываются реквизиты приказа об увольнении. Сначала пишется слово «Приказ», затем его номер и дата издания.
Пример: «Приказ от № 45-к».
Нужна ли печать и подпись?
В 2026 году требование о наличии печати организации в трудовой книжке зависит от того, использует ли компания печать в своей деятельности. Если организация отказалась от использования печати (что закреплено в уставе или локальных актах), то ставить ее не нужно. Запись заверяется только подписью уполномоченного лица (работодателя или специалиста отдела кадров).
Если печать используется, она ставится так, чтобы не перекрывала текст записи, но частично захватывала наименование организации (если печать круглая) или ставится рядом. Обязательно должна стоять подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись самого работника, подтверждающая, что он ознакомлен с записью.
Частые ошибки и спорные ситуации
При оформлении увольнения по собственному желанию часто встречаются следующие ошибки:
- Неверная ссылка на статью ТК РФ: Указание статьи 80 (которая регулирует порядок увольнения по собственному желанию) вместо статьи 77 (основания прекращения договора). В графе 3 нужно ссылаться именно на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
- Нарушение сроков: Внесение записи раньше или позже даты увольнения.
- Пропуск строк: Между записями не должно быть пустых строк.
- Отсутствие подписи работника: Без подписи сотрудника запись считается недействительной с точки зрения подтверждения факта ознакомления.
Стоит отметить, что если работник находится в отпуске с последующим увольнением, запись вносится все равно в последний день работы перед отпуском (или в последний день отпуска, если так решено, но датой увольнения считается последний день отпуска). Однако запись вносится именно в день фактического прекращения трудовых отношений.
Правильное оформление трудовой книжки при увольнении по собственному желанию — это гарантия отсутствия проблем с трудовой инспекцией и самим сотрудником. Используйте проверенные формулировки, ссылайтесь на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, соблюдайте даты и не забывайте о подписях. Помните, что даже в цифровую эпоху бумажная трудовая книжка остается важным документом, требующим внимательного отношения.
Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите юридическую чистоту процедуры увольнения в 2026 году.