Увольнение по сокращению численности или штата, одна из самых сложных процедур в кадровом делопроизводстве․ Ошибка в формулировке или ссылке на статью закона может привести к восстановлению сотрудника на работе через суд и выплате компенсации за вынужденный прогул․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись в трудовой книжке в 2026 году, опираясь на актуальные нормы Трудового кодекса РФ и правила ведения трудовых книжек․
Правовое основание увольнения
Сокращение численности или штата работников регулируется пунктом 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․ Именно на эту норму необходимо ссылаться при заполнении документов․ Важно понимать, что «сокращение численности» и «сокращение штата» — это разные понятия, но запись в трудовой книжке в обоих случаях будет идентичной, так как они объединены в одну статью закона․
Отличия понятий:
- Сокращение численности: уменьшение количества единиц по конкретной должности (например, было 5 бухгалтеров, стало 4)․
- Сокращение штата: полное исключение должности из штатного расписания (например, упразднена должность «менеджер по рекламе»)․
Требования к формулировке записи
Согласно действующему законодательству и сложившейся судебной практике, запись в трудовой книжке должна быть максимально точной․ Недопустимо использовать сокращения или упрощенные фразы, такие как «уволен по сокращению» без указания полных реквизитов статьи․
Единственно верная формулировка выглядит так:
«Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Или, если сокращалась численность:
«Уволен по сокращению численности работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Ключевые правила заполнения:
- Полное название документа: Слова «Трудовой кодекс Российской Федерации» должны быть написаны полностью, сокращения типа «ТК РФ» в самой записи об увольнении не допускаются․
- Точная ссылка на статью: Необходимо указывать «пункт 2 части 1 статьи 81»․ Использование формулировок «ст․ 81 п․ 2» без указания части является ошибкой․
- Отсутствие исправлений: Запись должна быть внесена аккуратно, без помарок и исправлений․ В случае ошибки запись признается недействительной и требует процедуры исправления․
- Дата увольнения: Дата в графе 2 должна совпадать с датой приказа об увольнении и последним рабочим днем сотрудника․
Пошаговая инструкция по внесению записи
Процедура оформления увольнения в трудовой книжке (раздел «Сведения о работе») выглядит следующим образом:
Шаг 1․ Графа 1 — Порядковый номер
В первой графе указывается порядковый номер записи․ Он должен идти в продолжение нумерации предыдущих записей в этом разделе․
Шаг 2․ Графа 2, Дата
Во второй графе указывается дата увольнения (прекращения трудового договора)․ Дата проставляется арабскими цифрами (день, месяц, год)․ Эта дата должна соответствовать дате, указанной в приказе об увольнении․
Шаг 3․ Графа 3 — Причина увольнения
В третьей графе вносится основная запись․ Здесь пишется фраза: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Примечание: Если увольняется женщина, используется формулировка «Уволена․․․»․
Шаг 4․ Графа 4 — Основание
В четвертой графе указывается документ-основание․ Здесь нужно написать: «Приказ от [дата] № [номер]»․ Название организации в этой графе не пишется, если оно указано в заголовке раздела․
Особенности работы с электронными и бумажными трудовыми
В 2026 году на рынке труда продолжают сосуществовать бумажные и электронные трудовые книжки․
- Бумажная трудовая: Запись вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета․ После внесения записи сотрудник должен ознакомиться с ней и поставить свою подпись в личной карточке (форма Т-2) и в трудовой книжке (если это предусмотрено внутренней инструкцией, хотя по новым правилам подпись в самой трудовой не всегда обязательна, но подтверждение факта получения книжки — обязательно)․
- Электронная трудовая: Работодатель обязан передать сведения об увольнении в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․ В электронном виде запись формируется автоматически на основе введенных кодов, но формулировка причины должна строго соответствовать законодательству․
Частые ошибки работодателей
Анализ судебной практики показывает, что чаще всего встречаются следующие ошибки, которые могут привести к спорам:
- Неверная ссылка на статью (например, указание только номера статьи без части и пункта)․
- Использование сокращений («ТК РФ», «ст․», «п․»)․
- Несоответствие даты в трудовой дате приказа․
- Внесение записи раньше срока (запись вносится строго в день увольнения)․
Правильное оформление записи об увольнении по сокращению штата или численности — это гарантия юридической безопасности для работодателя и защита прав работника․ Строгое следование формулировке «пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» и аккуратное заполнение всех граф трудовой книжки позволят избежать претензий со стороны проверяющих органов и судебных исков․ Помните: в кадровом делопроизводстве нет мелочей, каждое слово имеет значение․