Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. Особенно актуален вопрос оформления записей при приеме сотрудника на работу по совместительству. Многие работники и кадровики сталкиваются с путаницей: нужно ли вносить информацию о совместительстве в трудовую книжку, как правильно это сделать и где — на основном месте работы или на дополнительном?
Обязательно ли вносить запись о совместительстве в трудовую книжку?
Нет, работодатель не обязан вносить сведения о работе по совместительству в трудовую книжку сотрудника. Это прямо указано в статье 66 Трудового кодекса РФ и в Постановлении Правительства РФ от № 225 (об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Однако по желанию работника работодатель обязан внести запись о приеме на работу по совместительству в его трудовую книжку. Это право сотрудника, а не обязанность работодателя.
Где вносить запись: на основном или дополнительном месте работы?
Запись о работе по совместительству вносится только на основном месте работы — там, где сотрудник трудоустроен по основному договору. На месте совместительства трудовая книжка не ведется, и запись о приеме туда не делается.
Важно: если сотрудник работает по совместительству у вас, но его основное место работы — в другой организации, то вы не вносите никаких записей в его трудовую книжку, если только он сам не подаст письменное заявление с просьбой внести такую запись на основном месте работы.
Как правильно оформить запись о приеме на работу по совместительству?
Если работник подал заявление о внесении записи о совместительстве, то в трудовую книжку вносится запись в следующем порядке:
- Дата приема — число, месяц, год.
- Формулировка: «Принят на работу по совместительству».
- Должность — указывается точно так, как в трудовом договоре.
- Основание — номер и дата приказа о приеме на работу по совместительству.
Пример записи:
— Принят на работу по совместительству на должность бухгалтера-калькулятора. Основание: приказ № 45-к от .
Важные нюансы:
- Запись делается только на основании письменного заявления работника. Без заявления, никаких записей!
- Запись вносится в раздел «Работа по основному месту работы», а не в раздел «Работа по совместительству» — такого раздела в трудовой книжке нет.
- Если работник увольняется с совместительства, запись об увольнении не вносится в трудовую книжку, даже по его просьбе — она вносится только при увольнении с основного места работы.
- Если работник увольняется с основного места работы, то в трудовую книжку вносятся все записи о работе по совместительству, которые были ранее внесены по его заявлению.
Что делать, если работник работает по совместительству у нескольких работодателей?
Если сотрудник работает по совместительству у нескольких организаций, то:
- Каждый работодатель не ведет его трудовую книжку.
- Запись о каждом месте совместительства может быть внесена только по его заявлению в трудовую книжку, ведущуюся на основном месте работы.
- На основании одного заявления можно внести несколько записей — о всех местах совместительства, если работник этого хочет.
Какие документы нужны для внесения записи?
Для внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу по совместительству работодатель должен получить от работника:
- Письменное заявление с просьбой внести запись о приеме на работу по совместительству.
- Копию приказа о приеме на работу по совместительству (для сверки данных).
- Документ, подтверждающий основное место работы (например, копию трудовой книжки с записью о основном месте работы — для подтверждения, что запись вносится именно на основное место).
Особенности при электронной трудовой книжке
С 2021 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки. В этом случае:
- Записи о работе по совместительству вносятся в электронную трудовую книжку только по заявлению работника.
- Работодатель обязан передать сведения о приеме на работу по совместительству в Пенсионный фонд РФ через систему СЗВ-ТД.
- Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то запись о совместительстве может быть внесена только в бумажную трудовую книжку.
Важно!
Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то все записи (включая совместительство) будут храниться в электронном виде. Бумажная книжка больше не обновляется, но сохраняется как архивный документ.
Частые ошибки кадровиков
- Вносят запись без заявления работника, это нарушение закона.
- Вносят запись на месте совместительства — это невозможно, трудовая книжка ведется только на основном месте;
- Указывают «по совместительству» в графе «должность», должность указывается точно, как в трудовом договоре, а слово «по совместительству» — только в тексте записи.
- Не проверяют, где основное место работы — если работник не предоставил подтверждение, запись вносить нельзя.
Запись о приеме на работу по совместительству в трудовую книжку — это не обязательное, а добровольное действие, осуществляемое только по письменному заявлению работника. Она вносится только на основном месте работы и требует строгого соблюдения процедур. Правильное оформление таких записей помогает избежать споров с трудовой инспекцией, обеспечивает полноту трудового стажа сотрудника и соответствует требованиям законодательства.
Рекомендация: всегда запрашивайте у работника письменное заявление, проверяйте основное место работы и вносите запись только при наличии всех документов. Это защитит и работника, и работодателя от возможных ошибок и проверок.
Если у вас остались вопросы, обращайтесь в Роструд или к юристу по трудовому праву. Помните: закон защищает не только работодателя, но и работника — и соблюдение формальностей — это залог спокойной работы для обеих сторон.