Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы и квалификацию сотрудника. При прекращении трудовых отношений работодатель обязан внести в неё запись об увольнении. Неправильное оформление может привести к штрафам, спорам с сотрудником и проблемам при последующем трудоустройстве.

В статье рассмотрены:

• Нормативно‑правовая база (ТК РФ, приказ Минтруда № 320н от );
• Общие правила заполнения записи в трудовой книжке;
• Пошаговая инструкция для кадровика/работодателя;
• Типовые образцы записей для разных оснований увольнения (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и др.);
• Список необходимых документов и типичные ошибки.

Нормативно‑правовая база

Оформление записи об увольнении регулируется следующими актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 77, 78, 81, 84).
2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России № 320н от .
3. Постановление Правительства РФ от  № 14-2/ООГ‑6188 (рекомендации по формулировкам записей).

Все записи в бумажной трудовой книжке должны соответствовать требованиям этих документов.

Общие правила заполнения записи об увольнении

• Запись вносится работодателем по основной работе (не по совместительству, если только это не основное место).
• Запись делается в последний день работы сотрудника.
• Текст записи должен точно отражать основание увольнения, используя формулировки из статьи 77 ТК РФ.
• Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и сотрудником (подпись работника ставится в графе «Подпись работника»).
• Дата записи указывается в формате ««ДД» «МММ» «ГГГГ»» (например, 23 мая 2026 г.).
• При необходимости в запись вносятся дополнительные сведения (номер приказа, ссылка на договор, причина увольнения).

Пошаговая инструкция по оформлению увольнения

1. Подготовка документов:
   • Заявление сотрудника (если увольнение по собственному желанию) или приказ работодателя.
   • Форма ЕФС‑1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) с датой получения заявления.
   • Справка о заработной плате, если требуется.
2. Сдача трудовой книжки сотруднику в последний день работы.
3. Внесение записи в трудовую книжку:
   • Открыть страницу «Запись об увольнении» (обычно последняя страница).
   • Вписать дату, основание увольнения, номер приказа (если есть) и подписи.
4. Внесение записи в книгу учёта (если в организации ведётся отдельный журнал учёта трудовых книжек).
5. Передача копий документов сотруднику (копия приказа, справка о доходах, выписка из ЕФС‑1).
6. Контроль:
   • Проверить, что запись выполнена без ошибок и подписи стоят в нужных графах.
   • Убедиться, что сотрудник получил трудовую книжку и все сопутствующие документы.

Типовые образцы записей об увольнении

Увольнение по собственному желанию (ст. 77, пункт 1 ТК РФ)

Основание: Уволен по собственному желанию.
Подпись работника: ______________________
Подпись работодателя: ______________________

Увольнение по инициативе работодателя (ст. 77, пункт 2 ТК РФ)

Основание: Уволен по инициативе работодателя (сокращение штата, ликвидация организации и др.).
Номер приказа: № 123/2026 от 
Подпись работодателя: ______________________

Увольнение по соглашению сторон (ст. 77, пункт 3 ТК РФ)

Основание: Уволен по соглашению сторон.
Номер соглашения: № С/2026‑01 от 
Подпись работника: ______________________
Подпись работодателя: ______________________

Увольнение совместителя (основное место работы – другое)

Основание: Уволен по собственному желанию (совместитель).
Подпись работника: ______________________
Подпись работодателя (по месту основной работы): ______________________

Увольнение иностранного гражданина

Основание: Уволен по собственному желанию (иностранец).
Серия и номер паспорта: ХХ1234567
Подпись работника: ______________________
Подпись работодателя: ______________________

Список обязательных документов при увольнении (2026 г.)

• Заявление сотрудника (если увольнение по собственному желанию) или приказ работодателя.
• Форма ЕФС‑1 (подразделы 1 и 1.1).
• Трудовая книжка (с записью об увольнении).
• Справка о заработной плате (по запросу сотрудника).
• Выписка из реестра работников (для подтверждения даты увольнения).
• Согласие (если требуется) на обработку персональных данных.

Частые ошибки при заполнении записи

• Неправильная формулировка основания – необходимо использовать точные формулировки из ст. 77 ТК РФ.
• Отсутствие подписи работника в графе «Подпись работника».
• Неверная дата (например, дата увольнения отличается от даты последнего рабочего дня).
• Запись в неверный раздел (например, в раздел «Приём на работу»).
• Отсутствие номера приказа, если увольнение происходит по инициативе работодателя.

Где скачать готовые образцы и формы

Для упрощения работы кадровика можно воспользоваться готовыми шаблонами:

• Образец записи об увольнении (DOCX)
• Форма ЕФС‑1 (PDF)
• Таблица с образцами записей (Excel)

Оформление увольнения в трудовой книжке – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований. Правильный образец записи, своевременное подписание и наличие всех сопроводительных документов позволяют избежать штрафов и конфликтов с сотрудниками. При возникновении сомнений рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или воспользоваться готовыми шаблонами, предоставленными официальными источниками.

Дата публикации: 23 мая 2026 г.