Сокращение штата или численности работников, это сложная процедура, которая требует от работодателя строгого соблюдения норм Трудового кодекса Российской Федерации. Одним из финальных и самых важных этапов этого процесса является оформление трудовой книжки. Ошибки в записях могут привести к проблемам с подтверждением стажа и основаниями для получения пособий, а также к штрафам для работодателя. В этой статье мы подробно разберем, какая запись вносится в трудовую книжку при сокращении, и как правильно ее оформить.

Нормативная база

Основанием для увольнения в связи с сокращением штата или численности выступает пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Инициатором расторжения трудового договора в данном случае выступает работодатель.

При заполнении трудовой книжки кадровый работник обязан руководствоваться:

• Трудовым кодексом РФ;
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ от № 69);
• Новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н).

Какая запись должна быть в трудовой книжке

Согласно правилам, формулировка записи об увольнении должна быть полной, без произвольных сокращений слов, и точно соответствовать формулировке ТК РФ. Правильная запись, к которой не придерется ни один проверяющий орган (Инспекция труда или Фонд социального страхования), выглядит следующим образом:

Образец записи:

«Уволен(а) по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»

Также допустима формулировка, уточняющая вид сокращения:

«Уволен(а) в связи с сокращением численности и штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»

Пошаговое заполнение граф в разделе «Сведения о работе»

Внесение записи об увольнении в бумажную трудовую книжку требует соблюдения строгих правил по заполнению четырех граф:

1. Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи. Нумерация должна быть сквозной и продолжать предыдущие записи в трудовой книжке.
2. Графа 2 (Дата увольнения): Указывается дата прекращения действия трудового договора (дата фактического увольнения сотрудника). Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ. Важно помнить, что дата в трудовой книжке ставится именно по факту внесения записи, который совпадает с днем увольнения.
3. Графа 3 (Причина увольнения): Вносится сама формулировка увольнения. Крайне важно делать ссылку именно на пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ. Аббревиатуры вроде «п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ» или «ст. 81 п. 2 ч.1» недопустимы, слова должны быть написаны полностью.
4. Графа 4 (Документ-основание): Указываются наименование документа (приказ), его дата и номер. Например: «Приказ от № 45-к». В трудовую книжку обязательно записывают номер и дату приказа о сокращении.

Важные нюансы процедуры

• Ознакомление под подпись: Работодатель обязан ознакомить сотрудника с приказом об увольнении под подпись, а также под подпись ознакомить с записью в трудовой книжке.
• Личная карточка (форма Т-2): Параллельно с трудовой книжкой запись вносится и в личную карточку работника. В разделе «Основание прекращения трудового договора» нужно прописать причину: «Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ». При получении трудовой книжки на руки работник должен обязательно расписаться не только в самой книжке (в книге учета движения трудовых книжек), но и в своей личной карточке Т-2.
• Электронная трудовая книжка (ЕФС-1): Если на сотрудника ведется только электронная трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности), бумажная запись не делается. Работодатель обязан не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении, направить соответствующие сведения в СФР (ранее ПФР) по форме ЕФС-1.

Чего нельзя делать при заполнении

Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов и самого работника, кадровику следует избегать распространенных ошибок:

• Нельзя сокращать слова в графе 3 (например, писать «ТК РФ» вместо «Трудового кодекса Российской Федерации», или «п.» вместо «пункт», «ч.» вместо «части»). Формулировка записи должна быть полной.
• Нельзя ссылаться просто на «статью 81 ТК РФ» без указания конкретного пункта и части, так как статья 81 содержит множество оснований для увольнения по инициативе работодателя.
• Нельзя вносить записи задним числом, дата увольнения должна соответствовать реальному дню прекращения трудовых отношений.

Внесение записи в трудовую книжку при сокращении штата — ответственный процесс, требующий внимания к деталям. Главное правило для кадровика: строго следовать формулировкам Трудового кодекса и не использовать сокращений слов. Правильно оформленная запись «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» станет гарантией того, что у работника не возникнет проблем при постановке на учет в центр занятости населения и получении положенных выплат и пособий.