Переход от бумажных трудовых книжек к электронным формату стал обязательным с 1 января 2020 года. Ниже представлен подробный гид, который поможет правильно оформить запись о переходе, понять, какие документы нужны, и как оформить их в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда № 320н.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Она хранится в системе ПФР и доступна как работодателю, так и самому сотруднику через личный кабинет на портале Госуслуги.

Ключевые особенности ЭТК

• Все сведения о трудовой деятельности вводятся в электронном виде.
• Хранение осуществляется в ПФР, а не в отделе кадров.
• Работник может просматривать свою ЭТК в любой момент через госуслуги.
• При увольнении или переводе информация автоматически передаётся в новый организации.

Образец записи о переходе на электронную форму

Запись о переходе оформляется в свободной форме, но должна содержать обязательные реквизиты. Ниже – образец, который можно использовать как шаблон.

ОБРАЗЕЦ ЗАПИСИ О ПЕРЕХОДЕ НА ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

От: [ФИО руководителя], должность [Должность]
Кому: [ФИО работника], табельный номер [№]

ПРИМЕЧАНИЕ О ПЕРЕХОДЕ НА ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

На основании Федерального закона от № 415‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения перехода на электронные формы ведения трудовых книжек», а также Приказа Минтруда России от № 320н, [ФИО работника] с  ведет свою трудовую деятельность в электронном виде.
Сведения, содержащиеся в ЭТК:
 — ФИО, дата рождения, паспортные данные;
 — Сведения о местах работы и периодах занятости;
 ⸺ Информация о квалификации, повышении квалификации, поощрениях и награждениях;
, Данные о стаже работы;
 ⸺ Сведения о заключении и расторжении трудового договора.

Подпись ответственного лица: _______________________ / [ФИО]
 Печать организации (при наличии): _______________________

Приказ о введении ЭТК (приложение): № ___ от «__»______2025 г.

Этот шаблон можно адаптировать под конкретные условия вашей организации.

Как правильно оформить переход?

1. Подготовка документации
   • Приказ о введении электронных трудовых книжек (пример – см. ниже).
   • Образец уведомления о введении ЭТК, который рассылается всем сотрудникам.
   • Список работников, которые согласны перейти на электронную форму.
2. Сбор подписей и согласий
   • Каждый сотрудник подписывает заявление о переходе на ЭТК.
   • Если сотрудник отказывается от бумажной формы, в его личном деле ставится отметка «Отказ от бумажной трудовой книжки».
3. Внесение сведений в ЭТК
   • Ответственный сотрудник кадровой службы вносит данные в личный кабинет ПФР.
   • Проверяется соответствие введённых сведений с оригинальными документами (трудовые договоры, приказы о приёме, переводе и увольнении).
4. Оформление приказа о переходе
   • Приказ должен содержать:
     1. Номер и дату приказа.
     2. Полномочие (ссылка на закон и приказ Минтруда).
     3. Список работников, которым вводится ЭТК.
     4. Сроки ввода и ответственных лиц.
   • После подписания приказа он публикуется в приказе руководителя и рассылается всем сотрудникам.
5. Уведомление сотрудника
   • Работодатель отправляет сотруднику образец уведомления о введении электронных трудовых книжек (см. ниже).
   • В уведомлении указываются:
     1. Дата начала ведения ЭТК.
     2. Контактные данные ответственного сотрудника.
     3. Ссылка на портал Госуслуги для просмотра ЭТК.

Приказ о введении электронных трудовых книжек – образец

ПРИКАЗ № ___
от «__»______2025 г.

О ВВЕДЕНИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

В целях соблюдения требований Федерального закона от № 415‑ФЗ и в соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от , ОРГАНИЗАЦИЯ
[Полное наименование организации]
ПРИКАЗЫВАЕТ:
С г. в организации вводится обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) для всех работников.
Электронные трудовые книжки оформляются в системе ПФР и доступны для просмотра через портал Госуслуги.

Ответственным за ведение ЭТК назначается [ФИО сотрудника], должность [Должность].

Сотрудники, желающие перейти на электронную форму, подают заявление в HR‑отдел. При отказе от бумажной формы в их деле вносится отметка «Отказ от бумажной трудовой книжки».

Все сведения о трудовой деятельности вносятся в ЭТК в течение 5 рабочих дней с даты начала работы сотрудника.

При увольнении, переводе или смене места работы информация из ЭТК автоматически передаётся в новую организацию или в ПФР.

Настоящий приказ вступает в силу с момента его официального опубликования.

Подпись руководителя _______________________ / [ФИО]
Печать организации _______________________

Образец уведомления о введении электронных трудовых книжек

Уведомление рассылается всем сотрудникам и может быть оформлено в электронном виде (по e‑mail) или распечатано.

УВЕДОМЛЕНИЕ О ВВЕДЕНИИ ЭЛЕКТРОННОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Уважаемый(ая) [ФИО сотрудника]!

В связи с введением с г. обязательного ведения электронных трудовых книжек, просим обратить внимание на следующее:

С этой даты ваша трудовая деятельность будет фиксироваться в электронном виде.
Все сведения о вашей работе, включая сведения о повышении квалификации, поощрениях и награждениях, будут заноситься в ЭТК.
Вы сможете просматривать свою ЭТК в любой момент через личный кабинет на портале Госуслуги.
При возникновении вопросов обращайтесь в HR‑отдел к ответственному [ФИО], тел.: [номер], e‑mail: [адрес].

С уважением,
Отдел кадров
[Название организации]

Как оформлять записи о квалификации, повышении квалификации, поощрениях и награждениях?

В электронной форме такие сведения фиксируются в соответствующих полях ЭТК. При заполнении формы СЗВ‑ТД (отдельный документ, подаваемый в ПФР) необходимо указать:

• Код квалификации (при наличии).
• Дата присвоения квалификационной категории.
• Сведения о повышении квалификации (дата, место, форма обучения).
• Информацию о поощрениях и награждениях (вид поощрения, дата, основание).

Эти данные автоматически отображаются в ЭТК и становятся доступными для просмотра работодателю и самому сотруднику.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли одновременно вести бумажную и электронную формы?

   Нет. С г. ведение бумажной формы прекращено. При отказе от ЭТК сотрудник получает отметку «Отказ от бумажной трудовой книжки», и все сведения заносятся исключительно в электронный формат;

2. Как получить выписку из ЭТК?

   Выписка доступна через портал Госуслуги, в МФЦ, в ПФР и через личный кабинет организации.

3. Что делать, если в ЭТК допущена ошибка?

   Ошибку можно исправить, подав в ПФР корректирующее заявление с приложением подтверждающих документов.

4. Какие документы требуются для подтверждения стажа?

   Для подтверждения стажа используются копии трудового договора, приказы о приёме, переводе, увольнении, а также справки от предыдущих работодателей.

Переход на электронные трудовые книжки – это современный и удобный способ ведения кадровой документации. Правильное оформление записи о переходе, наличие официального приказа, уведомления и корректного заполнения ЭТК обеспечат соответствие законодательству и избавят организацию от рисков проверок.

Для работы с образцами документов (приказа, уведомления, заявления) рекомендуется скачать их с официального сайта Кадровое дело или использовать шаблоны, приведённые в статье.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обращайтесь в кадровый отдел или в консультационный отдел ПФР.

Источники: Федеральный закон № 415‑ФЗ от ; Приказ Минтруда России № 320н от ; Постановление Правления ПФР от № 245п; Информация с портала Госуслуги.