Запись об увольнении в трудовой книжке, один из самых ответственных и юридически значимых кадровых документов, который влияет на дальнейшую трудовую судьбу сотрудника. Неправильно оформленная запись может стать основанием для восстановления на работе, штрафов со стороны трудовой инспекции или отказа в трудоустройстве в будущем. В этой статье мы подробно разберём, как правильно вносить запись об увольнении в трудовую книжку в соответствии с Трудовым кодексом РФ, с учётом всех требований законодательства на 2026 год.

Общие требования к оформлению записи об увольнении

Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Всего в этой записи должно быть четыре графы:

• Графа 1 — порядковый номер записи;
• Графа 2 — дата увольнения (число, месяц, год);
• Графа 3 — основание и причина прекращения трудового договора с ссылкой на статью ТК РФ;
• Графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) работодателя об увольнении.

Все записи должны быть сделаны четко, разборчиво, без помарок, исправлений и сокращений. Используются только печатные буквы (если запись ведётся вручную — чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета). Электронная трудовая книжка заполняется аналогично, но в цифровом формате через ЕФС-1.

Формулировки записей об увольнении: точные формулировки по ТК РФ

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ и Постановлению Правительства РФ № 225 от , формулировки в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту Трудового кодекса. Ниже приведены корректные варианты записей для всех оснований увольнения.

Увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Это самый распространённый случай. Работник подаёт заявление, работодатель издаёт приказ, и в трудовую книжку вносится следующая запись:

1. Графа 1: 5
2. Графа 2:
3. Графа 3: Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
4. Графа 4: Приказ № 45 от

Важно! Нельзя использовать формулировки вроде: «уволен по собственному желанию» — это не точная цитата из ТК РФ. Хотя в прошлом такие записи встречались, сейчас они считаются нарушением. Правильная формулировка — «Трудовой договор прекращен по инициативе работника».

Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)

Здесь формулировка зависит от конкретного основания. Ниже — наиболее частые случаи:

Сокращение штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

1. Графа 1: 7
2. Графа 2:
3. Графа 3: Трудовой договор прекращен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
4. Графа 4: Приказ № 89 от

Ликвидация организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

1. Графа 1: 8
2. Графа 2:
3. Графа 3: Трудовой договор прекращен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
4. Графа 4: Приказ № 102 от

Неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

1. Графа 1: 9
2. Графа 2:
3. Графа 3: Трудовой договор прекращен за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, имеющих дисциплинарный характер, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
4. Графа 4: Приказ № 115 от

Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Если работник и работодатель пришли к взаимному согласию расторгнуть трудовой договор:

1. Графа 1: 6
2. Графа 2:
3. Графа 3: Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
4. Графа 4: Приказ № 38 от

Иные основания (ст. 77 ТК РФ)

Выход на пенсию (п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

1. Графа 1: 10
2. Графа 2:
3. Графа 3: Трудовой договор прекращен в связи с выходом на пенсию, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
4. Графа 4: Приказ № 120 от

Прекращение срочного трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 79 ТК РФ)

1. Графа 1: 11
2. Графа 2:
3. Графа 3: Трудовой договор прекращен по истечении срока действия, пункт 2 части первой статьи 79 Трудового кодекса Российской Федерации.
4. Графа 4: Приказ № 135 от

Особенности оформления записи для дистанционных работников

Независимо от формы работы — офисная, удалённая или гибридная — порядок внесения записи в трудовую книжку остаётся неизменным. Если работник не перешёл на электронную трудовую книжку и не подал заявление об отказе от бумажной, то запись вносится в бумажную трудовую книжку по тем же правилам.

Если работник работает в формате дистанционного труда, то:

• Приказ об увольнении оформляется в электронном виде с ЭЦП;
• Запись в трудовую книжку вносится на основании этого приказа;
• Сроки и порядок внесения записи, те же, что и для офисных сотрудников.

Кто отвечает за внесение записи?

Обязанность по внесению записи об увольнении в трудовую книжку возлагается на работодателя — то есть на кадровую службу или уполномоченного сотрудника (кадровика, бухгалтера, руководителя). Запись должна быть сделана в последний день работы сотрудника.

Если работник не явился за трудовой книжкой, работодатель обязан:

• Уведомить его о необходимости получения документа (письменно, по почте или электронно);
• Сохранить трудовую книжку до момента востребования;
• Не нести ответственность за задержку, если уведомление было направлено в срок.

Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Исправления в трудовой книжке строго запрещены. Если запись содержит ошибку, то:

• Неверная запись не зачёркивается и не исправляется;
• Создаётся новая, правильная запись с указанием номера и даты;
• В графе 3 указывается: «Запись № [номер] от [дата] признана недействительной»;
• Затем вносится корректная запись с новым порядковым номером.

Для подтверждения исправления необходимо оформить служебную записку с указанием причины ошибки и подписями ответственных лиц.

Обязательные документы для внесения записи

Запись в трудовую книжку вносится только на основании официального документа работодателя:

• Приказ (распоряжение) об увольнении;
• Заявление работника (при увольнении по собственному желанию);
• Документы, подтверждающие основание увольнения (например, решение о ликвидации, акт о сокращении штата, медицинское заключение о выходе на пенсию и т.д.).

Без этих документов внесение записи является нарушением и может быть оспорено в суде.

Сроки внесения записи

Согласно статье 84.1 ТК РФ, запись об увольнении должна быть внесена в последний день работы сотрудника. Если работник не вышел на работу в этот день, запись вносится в день, когда он явился за трудовой книжкой, но не позднее трёх рабочих дней с момента получения от него письменного запроса.

Чтобы избежать юридических рисков и обеспечить защиту прав работника, соблюдайте следующие принципы:

1. Точность формулировок — используйте только тексты ТК РФ, без сокращений и замен.
2. Обязательная ссылка на статью — без неё запись считается неправильной.
3. Оформление на основании приказа — запись не может быть сделана без документа-основания.
4. Сроки — вносите запись в день увольнения.
5. Нет исправлений — только новая запись с пояснением.
6. Дистанционные работники, не имеют никаких льгот в оформлении трудовой книжки.

Правильно оформленная запись в трудовой книжке — это не просто формальность. Это гарантия будущего трудоустройства, получения пособий, пенсии и защиты от необоснованных отказов в работе. Кадровик, который знает эти правила, защищает не только компанию, но и человека, который доверил ей свою карьеру.

Важно! Регулярно сверяйтесь с актуальными редакциями Трудового кодекса РФ и постановлениями Правительства — законодательство может меняться. На 2026 год приведённые выше формулировки являются действующими и соответствуют требованиям трудового законодательства Российской Федерации.