В 2026 году процедура оформления увольнения сотрудников остается одним из самых строго регулируемых процессов в кадровом делопроизводстве. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот все еще актуален для тех, кто вел книжки до 2020 года или подал соответствующее заявление. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись об увольнении, какие формулировки использовать и как избежать ошибок, которые могут привести к штрафам.

Нужно ли заявление для внесения записи?

Важно сразу прояснить юридический нюанс: отдельное «заявление о внесении записи» работник не пишет. Основанием для внесения записи в трудовую книжку является приказ (распоряжение) работодателя, который, в свою очередь, издается на основании:

• Заявления работника об увольнении по собственному желанию;
• Соглашения сторон;
• Истечения срока трудового договора;
• Иных документов, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (например, акт о сокращении штата, медицинское заключение и т.д.).

Таким образом, фраза «заявление о внесении записи» часто используется ошибочно. Правильнее говорить о порядке внесения записи на основании имеющихся документов об увольнении.

Правила заполнения трудовой книжки в 2026 году

Согласно актуальному Порядку ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России), все записи должны вноситься четко, без сокращений (кроме общепринятых) и помарок. С 2022 года действуют обновленные правила, которые остаются в силе и в 2026 году.

Основные требования:

1. Чернила: Записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование шариковых ручек допускается, если они оставляют четкий след.
2. Технические средства: Согласно разъяснениям Минтруда (в т.ч. письму от № 14-2/ООГ-6188), допускается внесение записей с помощью печатных устройств (принтеров, штампов), если это обеспечивает четкость и сохранность данных.
3. Язык: Записи ведутся на русском языке. В республиках РФ может вестись дублирование на национальном языке.
4. Даты: Даты указываются арабскими цифрами (день, месяц — двузначными, год — четырехзначными).

Алгоритм внесения записи об увольнении

Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе». Она должна содержать четыре обязательных графы:

Графа 1: Порядковый номер

Указываеться номер записи по порядку в рамках данного раздела. Нумерация сквозная.

Графа 2: Дата увольнения

Вносится дата прекращения трудового договора. Важно: этой датой считается последний день работы сотрудника. Если сотрудник увольняется по собственному желанию после отпуска с последующим увольнением, датой увольнения будет последний день отпуска.

Графа 3: Причина и основание увольнения

Здесь указывается причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт статьи Трудового кодекса РФ. Формулировка должна быть дословной или максимально близкой к тексту закона;

Примеры правильных формулировок:

• При увольнении по собственному желанию:
  «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• При сокращении штата:
  «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
• При истечении срока договора:
  «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Графа 4: Реквизиты документа-основания

Указывается наименование, номер и дата приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого внесена запись. Например: «Приказ от № 45-к».

Образец заполнения (визуализация)

Ниже представлен пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:

Заверение записи и выдача книжки

После внесения записи она должна быть заверена подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если печать используется в организации). Также свою подпись ставит работник, подтверждая ознакомление с записью.

Важно помнить:

• Запись заверяется в день увольнения.
• Трудовая книжка выдается работнику на руки в последний день работы.
• Факт выдачи книжки фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, где работник также ставит свою подпись.

Частые ошибки и ответственность

Неправильное заполнение трудовой книжки может повлечь за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы для юридических лиц могут достигать 50 000 рублей за каждый случай нарушения.

Типичные ошибки:

1. Использование сокращений (например, «ст.» вместо «статья», «п.» вместо «пункт», хотя в некоторых контекстах «п.» и «ч.» допускаются как общепринятые, лучше писать полностью во избежание споров).
2. Несоответствие даты в графе 2 дате приказа или последнему дню работы.
3. Отсутствие подписи работника или работодателя.
4. Внесение записей карандашом или смываемыми чернилами.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В 2026 году для большинства работников, перешедших на ЭТК, бумажная запись не вносится (если они не подавали заявление о ведении бумажной версии). Работодатель обязан передать сведения об увольнении в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Сотрудник может получить выписку из ЭТК в МФЦ, через портал Госуслуг или у работодателя.

Соблюдение всех нюансов при оформлении увольнения, это гарантия защиты интересов как работодателя, так и работника, позволяющая избежать судебных разбирательств и проблем с пенсионным стажем в будущем.