Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Запись об увольнении вносится в строгом соответствии с законодательством и внутренними нормативными актами организации. Ниже рассмотрены все этапы, сроки и требования, связанные с оформлением такой записи.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 77 (увольнение по собственному желанию), ст. 81 (увольнение по инициативе работодателя), ст. 84.1 (увольнение по соглашению сторон) и др.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 320н от ) – регламентирует форму записи, необходимые реквизиты и порядок их внесения.
• Разъяснения Роструда и ГАРАНТ – уточняют, что запись должна содержать точную ссылку на соответствующий пункт ТК РФ и не допускать сокращений.

Когда именно делается запись

Согласно пункту 17‑20 Порядка ведения трудовых книжек, запись об увольнении вносится:

1. В день увольнения – то есть в тот календарный день, когда прекращается трудовой договор (дата, указанная в приказе об увольнении).
2. После получения приказа – запись делается на основании приказа руководителя или иного распорядительного документа (распоряжение, решение комиссии и т.п.).
3. До выдачи трудовой книжки работнику – если книжка выдается в день увольнения, запись должна быть уже внесена; иначе книжка не может быть выдана без соответствующей отметки.

Какие данные необходимо указать

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки и состоит из четырёх граф:

• Графа 1 – порядковый номер записи (продолжает нумерацию предыдущих записей).
• Графа 2 – дата увольнения (прекращения трудового договора) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Графа 3 – формулировка основания увольнения с точной ссылкой на норму ТК РФ (или иного федерального закона). Примеры:
• Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ.
• Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 ТК РФ.
• Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 статьи 78 ТК РФ.
• Уволен в связи с выходом на пенсию по инициативе работника, пункт 4 статьи 77 ТК РФ.
• Графа 4 – дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении (например: «Приказ № 123 от »).

Порядок внесения записи

1. Подготовка приказа – руководитель издает приказ об увольнении, в котором указывается основание, дата и реквизиты.
2. Сверка с трудовой книжкой – кадровик проверяет текущее состояние книжки, определяет следующий порядковый номер.
3. Заполнение граф – вносятся данные в соответствии с пунктами выше. Запись делается без сокращений, аббревиатур допускаются только если они официально утверждены (например, «ТК РФ»).
4. Подпись и печать – запись заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица (кадровика, руководителя кадровой службы) и печатью организации (при наличии).
5. Выдача книжки – после заверения трудовая книжка выдается работнику под расписку.

Особенности электронной трудовой книжки

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через форму ЕФС‑1. В этом случае:

• Запись об увольнении формируется автоматически при подаче отчёта ЕФС‑1.
• Необходимо указать те же реквизиты: дату увольнения, основание с ссылкой на ТК РФ, номер и дату приказа.
• Подпись осуществляется электронной подписью уполномоченного лица.
• Печать организации не требуется, но в случае запроса бумажной версии можно распечатать выписку из ЕФС‑1 с соответствующими отметками.

Частые ошибки и их последствия

• Неправильная формулировка основания – отсутствие ссылки на конкретную статью ТК РФ приводит к признанию записи недействительной, что может повлиять на начисление стажа и пенсии.
• Сокращения в формулировке – например, «Уволен по ст. 81 ТК РФ» вместо полного указания пункта и статьи – нарушение Порядка.
• Отсутствие даты приказа или её несоответствие дате увольнения – вызывает вопросы при проверке трудовой инспекцией.
• Запись внесена не в день увольнения – может быть расценено как нарушение срока ведения трудовой книжки.
• Отсутствие подписи или печати – запись считается незаверенной и не имеет юридической силы.

Примеры записей (образцы 2026 года)

Увольнение по собственному желанию

Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ
Приказ № 45 от 

Увольнение по сокращению штата

Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 ТК РФ
Приказ № 102 от 

Увольнение по соглашению сторон

Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 статьи 78 ТК РФ
Приказ № 78 от 

Запись об увольнении в трудовой книжке – обязательный этап прекращения трудовых отношений, который должен выполняться строго в день увольнения, на основании приказа работодателя и с точным указанием нормы ТК РФ. Соблюдение всех требований Порядка ведения трудовых книжек гарантирует корректное отражение трудового стажа, исключает риски при начислении пенсии и защищает права как работника, так и работодателя.