Вопрос: Как правильно оформить запись в трудовой книжке, если в организации переименовали отдел, в котором работает сотрудник?

Ответ дан на основе действующего Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утверждённого приказом Минтруда России от № 320н) и рекомендаций экспертов Роструда․

Когда запись обязательна?

• При изменении наименования структурного подразделения (отдел, цех, участок, филиал), если это наименование является существенным условием трудового договора․
• Если в трудовом договоре указано конкретный отдел, в котором сотрудник исполняет обязанности․
• Запись делается независимо от того, изменилось ли место работы сотрудника – важен лишь факт изменения названия подразделения․

Правовая база

1. Пункт 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда РФ № 320н от ) – обязательность отражения в графе 3 раздела «Сведения о работе» всех изменений, влияющих на условия труда․
2. Методические рекомендации Роструда (2023) – отдельной строкой в графе 3 фиксируется факт переименования организации, отдела, должности․
3. Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – работодатель обязан вести трудовую книжку в соответствии с установленными правилами и вносить в неё все изменения, влияющие на трудовые права работника․

Кто отвечает за внесение записи?

Запись вносит работодатель (обычно отдел кадров) на основании официального локального акта:

• Приказа руководителя организации;
• Постановления собрания учредителей (если переименование связано с изменением устава);
• Уведомления от регистрирующего органа (если переименование организации)․

Порядок заполнения записи

Запись делается отдельной строкой в третьей графе раздела «Сведения о работе»․

Схема заполнения

Пример текста записи

В графе 3 обычно используют одну из следующих формулировок (в зависимости от того, переименована ли организация, отдел или и то, и другое):

• Переименование отдела: «Отдел продаж с переименован в Отдел клиентского обслуживания»․
• Переименование организации и отдела: «Организация «ООО «Техно» с переименована в ООО «Техно-Инвест»․ Отдел «Бухгалтерия» переименован в Отдел «Финансовый контроль»»․
• Если переименование указано в уставных документах: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое полное и сокращённое название)․ Отдел (старое название) переименован в (новое название)»․

Пошаговая инструкция

1. Подготовка локального акта․ Получить приказ (или решение) о переименовании отдела, подписанный руководителем․
2. Проверка устава․ Убедиться, что новое название отражено в уставных документах (если переименование связано с изменением устава)․
3. Заполнение графы 1․ Внести очередной порядковый номер записи (например, 12, если в трудовой уже 11 записей)․
4. Заполнение графы 2․ Указать точную дату, с которой вступило в силу новое название (дата приказа)․
5. Заполнение графы 3․ Сформулировать запись в соответствии с образцами выше․
6. Подпись и печать․ Работодатель (уполномоченный представитель) ставит подпись и печать организации․
7. Согласие работника․ По желанию (необязательно) работник может поставить подпись в графе «Подпись работника», подтверждая факт внесения записи․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись, если переименование отдела не указано в трудовом договоре?

Если в договоре указано только «работа в организации», а не конкретный отдел, запись не является обязательной․ Однако многие работодатели вносят её добровольно, чтобы избежать недоразумений при проверках․

Что делать, если запись уже внесена с ошибкой?

В случае ошибки (неверное название, дата, орфографическая ошибка) необходимо:

• Составить новый приказ об исправлении записи;
• Внести корректирующую запись в следующую строку (не стирать старую запись);
• В тексте указать: «Запись 12 от исправлена․ Правильный вариант: …»․

Как отразить переименование отдела, если сотрудник уже уволен?

Запись вносят в трудовую книжку, находящуюся у работника, даже после увольнения․ Работодатель обязан выслать письменное уведомление с копией приказа и попросить сотрудника предоставить трудовую книжку для внесения исправления․

Пример полной записи в трудовой книжке

Ниже – полностью оформленная строка в графе 3 (пример для 2025 года):

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Отдел «Маркетинг и рекламу» с переименован в Отдел «Брендинг и коммуникации»․
Подпись работодателя: ______________________
Печать организации
Подпись работника (по желанию): ______________________
 

• Запись о переименовании отдела обязательна, если название отдела указано в трудовом договоре или является существенным условием труда․
• Оформление производится отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе»․
• Необходимо иметь официальное основание (приказ, решение) и правильно указать дату и формулировку․
• Ошибки в записи исправляются новой записью, а не стиранием старой․

Соблюдая указанные правила, работодатель гарантирует корректность трудовой книжки, а сотрудник – надёжную основу для расчёта пенсии и подтверждения стажа․

Дата актуализации статьи: