Военная служба – один из важных периодов в жизни сотрудника‚ который фиксируется в трудовой книжке. Правильное оформление этой записи гарантирует юридическую защиту как работодателя‚ так и работника‚ а также упрощает расчёт стажа для пенсии и соцвыплат. Ниже изложены все необходимые шаги‚ требования законодательства и ответы на частые вопросы.
Нормативная база
Запись о прохождении военной службы в трудовую книжку регулируется:
- 21‑я статья Правил ведения трудовых книг;
- п. 1 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ;
- пояснительные материалы Роструда (портал rostrud.ru).
Эти документы прямо указывают‚ что срок службы в армии фиксируется в трудовой книжке сотрудника.
Какие документы нужны для внесения записи
Для корректного оформления записи в трудовых книжках необходимо собрать следующие документы:
- Военный билет – оригинал документа‚ подтверждающего факт прохождения службы.
- Письменное заявление сотрудника о прохождении военной (или альтернативной) службы. Заявление служит основанием для издания приказа о приёме на работу.
- Приказ (по желанию) о приеме на работу‚ если он уже подписан.
Важно: запись вносится по месту прохождения службы‚ а не по месту работы работодателя.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Где находится нужная графа
В традиционной бумажной форме:
- Графа 1 – указывается‚ что это первая запись в книжке.
- Графа 2 – дата оформления документа.
- Графа 3 – сведения о военной службе: место прохождения‚ даты начала и окончания‚ воинская должность (если применимо).
Пример заполнения
Графа 1: 1‑я запись Графа 2: Графа 3: Служил в Вооружённых Силах РФ‚ – ‚ рядовой‚ 2‑й батальон‚ 1‑я бригада.
Электронные трудовые книжки
С 2021 года в большинстве организаций ведётся электронная трудовая книжка. В ней запись о службе вводится аналогичным образом‚ только в электронном виде через HR‑систему. При этом сохраняется обязательность указания всех перечисленных реквизитов.
Кто обязан вносить запись и куда обращаться‚ если её нет
Обязанность вносить сведения о военной службе ложится на работодателя. Если запись отсутствует‚ необходимо:
- Связаться с отделом кадров (или с конкретным HR‑специалистом) и предоставить копию военного билета и заявления.
- Утвердить необходимость внесения записи в протоколе приёма‑передачи документов.
- Внести данные вручную в бумажную форму или через систему электронного документооборота.
В случае‚ когда запись была утеряна или повреждена‚ её можно восстановить‚ подав запрос в отдел по работе с персоналом и приложив копии всех подтверждающих документов.
Что делать‚ если запись о службе в армии не была сделана вовремя
Если по какой‑то причине запись не была внесена сразу‚ её можно добавить позже‚ но следует соблюдать несколько правил:
- Запись размещается после записи о приёме на работу‚ но перед записью об увольнении.
- Важно указать дату начала и окончания службы‚ а также место прохождения.
- При необходимости оформить дополнительный приказ о внесении уточнений.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли указывать воинскую должность в графе 3?
Да‚ если должность официально задана в военном билете. Если же она не указана‚ достаточно указать лишь место и период службы.
Можно ли оформить запись без личного присутствия сотрудника?
Да. Достаточно копий военного билета и заявления‚ подписанных сотрудником‚ а также копии приказа о приёме на работу.
Как отразить службу по контракту в трудовой книжке?
Служба по контракту считается военной‚ поэтому её тоже нужно зафиксировать в графе 3‚ указав тип контракта и даты.
Что делать‚ если работодатель не желает вносить запись?
В этом случае сотрудник может обратиться в Роструд или в суд с требованием включить сведения о службе в трудовую книжку. Законодательство РФ обязывает работодателя вести такие записи.
Запись о прохождении военной службы в трудовой книжке – обязательный элемент‚ который подтверждает стаж и опыт сотрудника. Правильное оформление требует:
- предоставления военного билета и письменного заявления;
- внесения данных в соответствующие графы (1‑3);
- соответствия требованиям ТК РФ и Правил ведения трудовых книг;
- использования электронной формы‚ если она применяется в организации.
Соблюдая эти правила‚ работодатель обеспечивает юридическую чистоту документа‚ а сотрудник получает подтверждённый стаж‚ что важно для расчёта пенсии‚ соцвыплат и будущих трудовых отношений.
Автор статьи: HR‑эксперт‚ специалист по кадровому документообороту.