Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника․ Внесение записей в неё регулируется Законом Украины «О трудовой книжке» и нормативными актами Министерства социальной политики․ Ниже представлена пошаговая инструкция, которая поможет правильно оформить запись при приёме на работу, переводе, увольнении или изменении данных о работнике․

Основные требования к оформлению записей

• Запись делается только черной или синей пастой (не карандашом, не гелевой ручкой)․
• Текст должен быть разборчивым, без исправлений и зачёркиваний․ При необходимости исправления делается отдельная запись с пометкой «Исправлено» и подписью ответственного лица․
• Каждая запись содержит обязательные реквизиты: дата, номер приказа (или другого основания), наименование организации, должность, вид работы (основная, совместительство) и подпись уполномоченного лица․
• Запись вносится в соответствующий раздел трудовой книжки: «Приём на работу», «Перевод», «Увольнение», «Изменение сведений о работнике»;

Пошаговая инструкция внесения записи

Подготовка документов

Перед внесением записи необходимо собрать:

1. Трудовую книжку работника․
2. Приказ о приёме, переводе или увольнении (или иное основание – например, соглашение о переводе);
3. Личную карточку работника (форма Т-2) – для сверки данных․
4. Паспорт работника (для проверки ФИО и даты рождения)․

Заполнение раздела «Приём на работу»

При приёме нового сотрудника:

• В графе «Дата» указывается день, месяц и год приёма (например, )․
• В графе «Основание» пишется номер и дата приказа (например, «Приказ № 45 от »)․
• В графе «Наименование организации» – полное название работодателя․
• В графе «Должность» – должность, указанная в трудовом договоре․
• В графе «Вид работы» – «основная» (или «совместительство», если applicable)․
• Подпись уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров или директора) и печать организации․

Внесение записи о переводе

При переводе на другую должность или в другое структурное подразделение:

• Дата – день фактического перевода․
• Основание – приказ о переводе (номер и дата)․
• Наименование организации – остаётся прежним, если перевод внутри одного работодателя․
• Должность – новая должность․
• Вид работы – указывается, изменился ли он (основная/совместительство)․
• Подпись и печать․

Внесение записи об увольнении

При расторжении трудового договора:

• Дата – последний рабочий день․
• Основание – приказ об увольнении (номер и дата) либо трудовой договор с указанием причины (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон»)․
• Наименование организации – как в трудовом договоре․
• Должность – должность, которую занимал работник на момент увольнения․
• Вид работы – обычно «основная»․
• Подпись уполномоченного лица и печать․

Исправление ошибок

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка:

1. Не зачёркивайте и не стирайте неправильную запись․
2. Сделайте новую запись с пометкой «Исправлено» в графе «Основание» (например, «Исправлено согласно приказу № 12 от »)․
3. Укажите правильные данные в новой строке․
4. Подпишите и поставьте печать․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись электронным способом?

На сегодняшний день трудовые книжки ведутся в бумажном виде․ Электронные трудовые книжки в Украине пока не внедрены массово, поэтому запись делается только от руки․

Кто отвечает за ведение трудовой книжки?

Ответственность возлагается на службу кадров (или уполномоченное лицо) организации․ Руководитель предприятия также несет ответственность за достоверность внесённых сведений․

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Сотрудник должен написать заявление об утере․ На основании заявления и приказа о выдаче дубликата кадровая служба оформляет дубликат трудовой книжки, внося в него все предыдущие записи на основании личной карточки и других документов․

Нужно ли заверять запись нотариусом?

Нотариальное заверение не требуется․ Достаточно подписи уполномоченного лица и печати организации․

Пример записи в трудовую книжку

Основание: Приказ № 78 от 
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: Инженер-программист
Вид работы: основная
Подпись: ___________________ (Иванов И․И․)
Печать организации: [круглая печать]

Запись оформляется строго в одну строку (или две, если места недостаточно), без лишних пробелов и переносов строк внутри одной записи․

Правильное внесение записи в трудовую книжку – важная часть кадрового документооборота, которая защищает права работника и обеспечивает законность трудовых отношений․ Следуя представленной инструкции, вы избежите распространённых ошибок и обеспечите соответствие требованиям украинского законодательства;