Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В современной российской практике кадрового учета трудовые книжки остаются одним из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж работника․ Особенно актуальны вопросы их ведения и хранения в организациях с филиалами, обособленными подразделениями‚ расположенными вне места нахождения головной организации; Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки‚ бумажные экземпляры до сих пор широко используются‚ и правила их оформления строго регламентированы законодательством․

Кто является работодателем для сотрудников филиала?

Важнейший принцип: независимо от того‚ где физически работает сотрудник — в головном офисе‚ филиале‚ представительстве или другом обособленном подразделении, работодателем в соответствии с трудовым законодательством всегда является головная организация․

Это означает‚ что:

В трудовом договоре в графе «Работодатель» указывается полное наименование головной организации (с указанием ОГРН‚ ИНН‚ юридического адреса)․
В приказе о приеме на работу‚ увольнении‚ переводе и других кадровых документах также фигурирует только головная организация как работодатель․
В трудовой книжке в графе 2 (наименование работодателя) записывается точно такое же наименование‚ как в учредительных документах головной организации․

Например‚ если сотрудник работает в филиале ООО «Ромашка» в городе Сочи‚ а головной офис находится в Москве‚ то в трудовой книжке должно быть указано: «Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»»‚ а не «Филиал ООО «Ромашка» в г․ Сочи»․

Как оформлять записи о работе в филиале?

Хотя работодателем является головная организация‚ информация о месте работы сотрудника (включая филиал) должна быть отражена в трудовой книжке․ Это делается в графе 3 — «Сведения о работе»․

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденным Приказом Минтруда России от № 320н:

При приеме на работу в филиале в графе 3 указывается: «Принят на работу в [наименование филиала] ООО «Ромашка»»․
При переводе в другой филиал: «Переведен на работу в [наименование нового филиала] ООО «Ромашка»»․
При увольнении: «Уволен в связи с прекращением трудового договора (п․ 1 ст․ 77 ТК РФ)» — при этом в графе 3 указывается последнее место работы (филиал)‚ где сотрудник трудился․

Важно: наименование филиала должно быть точно таким‚ как оно указано в учредительных документах организации (например‚ в уставе или в приказе о создании филиала)․ Не допускаются сокращения‚ неофициальные названия или опечатки․

Где хранятся трудовые книжки работников филиалов?

Согласно законодательству‚ трудовые книжки всех сотрудников‚ независимо от места их фактической работы‚ хранятся в головной организации․

Это связано с тем‚ что:

Головная организация является юридическим лицом‚ несущим ответственность за соблюдение трудового законодательства․
Только головная организация имеет право на печать и подпись‚ необходимые для заверения записей в трудовой книжке․
Хранение документов в одном месте упрощает контроль‚ аудит и передачу информации при проверках трудовой инспекцией․

Однако на практике головная организация может:

Назначить в каждом филиале ответственного сотрудника (кадровика‚ секретаря‚ бухгалтера)‚ который будет получать‚ оформлять и передавать трудовые книжки в головной офис․
Организовать регулярную доставку трудовых книжек из филиалов в головной офис (например‚ раз в неделю или при каждом кадровом событии)․
Использовать электронный документооборот для передачи сканов и уведомлений‚ но сама трудовая книжка остается бумажным документом‚ хранящимся в головной организации․

Кто отвечает за ведение и хранение трудовых книжек?

Согласно пункту 41 Правил № 320н‚ работодатель обязан назначить ответственного сотрудника за ведение и хранение трудовых книжек․ Этим лицом может быть:

Кадровый специалист;
Секретарь;
Бухгалтер;
Другой сотрудник‚ назначенный приказом руководителя․

В организациях с филиалами ответственность может быть распределена следующим образом:

В головной организации — главный ответственный за весь парк трудовых книжек‚ хранение бланков‚ контроль за оформлением‚ подписание и печать․
В каждом филиале — назначается локальный ответственный‚ который:

Получает трудовые книжки от новых сотрудников;
Оформляет приказы о приеме‚ переводе‚ увольнении;
Заполняет записи в трудовой книжке (в соответствии с образцами головного офиса);
Передает книжки в головной офис для заверения подписью и печатью;
Собирает и передает документы для внесения в ЕФС-1 (если используется электронный учет)․

Все действия локальных ответственных должны быть оформлены приказом руководителя головной организации‚ в котором четко прописаны их полномочия и ответственность․

Хранение бланков трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них — это документы строгой отчетности․ Их хранение регулируется теми же правилами‚ что и сами трудовые книжки:

Хранятся в головной организации в сейфе или специальном шкафу с доступом только для ответственного лица․
Выдаются на руки ответственному сотруднику по заявке и с обязательной записью в журнале учета выдачи бланков․
Журнал должен быть пронумерован‚ прошнурован‚ скреплен печатью и подписью руководителя․
Недопустимо хранение бланков в филиалах без специального разрешения и учета․

Заверение записей в трудовой книжке

Все записи‚ внесенные в трудовую книжку за время работы в организации (включая филиалы)‚ обязательно заверяются:

Подписью работодателя (генерального директора головной организации) или лица‚ уполномоченного приказом;
Печатью организации (если она используется)․

Важно: печать филиала не может использоваться для заверения трудовых книжек․ Даже если у филиала есть отдельная печать — она не имеет юридической силы для кадровых документов․ Только печать головной организации․

С 2023 года Минтруд разрешил заверять записи только подписью (без печати)‚ если организация не использует печать․ Однако в случае наличия печати — она обязательна․

Особенности при переходе на электронные трудовые книжки

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Однако:

Работники‚ не давшие согласия на переход‚ продолжают работать с бумажными книжками․
Все записи в бумажных книжках (включая филиалы) продолжают вноситься в соответствии с прежними правилами․
При увольнении работника‚ который не перешел на ЭТК‚ ему выдается бумажная трудовая книжка с последними записями․
При увольнении работника‚ выбравшего ЭТК‚ выдается форма СТД-Р — справка о трудовой деятельности‚ содержащая все записи‚ включая работу в филиалах․

Важно: даже при наличии ЭТК‚ бумажные трудовые книжки‚ находящиеся у работников‚ остаются действительными и должны храниться в головной организации до их полного заполнения или увольнения работника․

Последствия нарушений

Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек в филиалах может повлечь за собой:

Штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для организации‚ до 5 000 рублей для должностного лица — ст․ 5․27 КоАП РФ);
Исковые требования работников о восстановлении трудового стажа;
Отказ в назначении пенсии из-за неправильных записей;
Признание недействительными записей в трудовой книжке․

Также возможны репутационные риски: проверки‚ жалобы‚ претензии от сотрудников и налоговых органов․

Трудовые книжки работников филиалов