Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Обновлено: 23 мая 2026 года

С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России изменились правила ведения и оформления записей. Однако, несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки продолжают оставаться важными документами, и правильное оформление записей в них остаётся актуальным вопросом для работодателей и сотрудников.

Что изменилось с введением электронных трудовых книжек?

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки; Основные изменения:

Двойная система ведения: работодатели обязаны вносить записи как в бумажные, так и в электронные трудовые книжки до 31 декабря 2022 года;
Отмена обязательного ведения бумажных трудовых: с 2023 года бумажные трудовые книжки выдаються только по желанию работника;
Новый порядок внесения записей: записи в ЭТК вносятся через портал «Работа в России» или личный кабинет работодателя;
Сохранение стажа: все записи о трудовой деятельности сохраняются в государственной информационной системе.

Важно! Даже с появлением электронных трудовых книжек, бумажные аналоги продолжают действовать. Если работник не заявил о переходе на электронную форму, его трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке при переходе на ЭТК?

При оформлении перехода на электронную трудовую книжку в бумажном варианте необходимо внести соответствующую запись. Образец записи:

№ 12

Сведения о трудовой деятельности, начиная с ,
подлежат ведению в электронном виде в соответствии с
Федеральным законом от № 439-ФЗ
«О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации
в части формирования сведений о трудовой деятельности
в электронном виде»

Пошаговая инструкция по оформлению записи:

Определите дату перехода: обычно это 1 января 2020 года или дата заключения трудового договора после этой даты;
Найдите последнюю запись: в трудовой книжке должна быть последняя запись о приёме на работу;
Внесите новую запись: используйте образец выше, скорректировав даты при необходимости;
Проставьте подписи: запись должна быть заверена подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (если есть);
Ознакомьте работника: работник должен быть ознакомлен с записью под подпись;
Сделайте отметку в личной карточке: в форме Т-2 должна быть аналогичная запись.

Образцы записей для разных ситуаций

Приём на работу после 1 января 2020 года

№ 5

Принята на должность менеджера по продажам в
отдел продаж с окладом 50 000 рублей в месяц
на основании приказа от № 15-лс

Перевод на другую должность

№ 8

Переведена на должность старшего менеджера по продажам
в отдел продаж с окладом 65 000 рублей в месяц
на основании приказа от № 23-лс

Увольнение

№ 11

Уволена по собственному желанию, пункт 3 части первой
статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
на основании приказа от № 30-лс

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибки в трудовой книжке, даже незначительные, могут привести к серьёзным последствиям при оформлении пенсии или трудоустройстве. Алгоритм действий при обнаружении ошибки:

Выявление ошибки: проверьте все записи на предмет неточностей;
Обращение к работодателю: напишите заявление с просьбой внести исправления;
Подготовка документов: предоставьте доказательства правильных данных (копии приказов, трудовые договора и т.д.);
Внесение исправлений: работодатель должен сделать запись об исправлении с указанием причины;
Ознакомление работника: работник должен расписаться в подтверждение правильности записи;
Архивирование: копия исправленной записи должна храниться у работодателя.

Критически важно! Не пытайтесь исправить ошибку самостоятельно (подчисткой, замазыванием). Неправильное исправление может быть признано подделкой документа.

Как правильно хранить и передавать трудовую книжку?

Соблюдение правил хранения трудовой книжки — обязанность работодателя:

Хранить в сейфе или металлическом шкафу;
Обеспечить доступ только уполномоченным лицам;
Вести книгу учёта движения трудовых книжек;
При увольнении работника выдать трудовую книжку в день увольнения;
При утере трудовой книжки — восстановить её в установленном порядке.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись о переходе на ЭТК, если работник отказывается от неё?

Да, даже если работник отказывается от электронной трудовой книжки, работодатель обязан сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке о том, что сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде.

Можно ли не делать запись о переходе на ЭТК?

Нет, это обязательная процедура. Отсутствие такой записи может быть расценено как нарушение трудового законодательства.

Что делать, если организация ликвидирована?

В этом случае трудовая книжка передаётся в государственный архив по месту регистрации организации. Работник может получить её лично или через представителя.

Можно ли восстановить запись, если она утеряна?

Да, восстановление возможно через суд или в порядке, установленном законодательством. Для этого потребуются доказательства трудовой деятельности (копии приказов, трудовые договора, свидетельские показания и т.д.).

Переход на электронные трудовые книжки не отменяет необходимости правильного ведения бумажных трудовых. Даже в 2026 году бумажные трудовые книжки остаются важными документами, и правильное оформление записей в них — залог сохранения трудового стажа и избежания проблем при оформлении пенсии.

Следуйте приведённым образцам и рекомендациям, своевременно исправляйте ошибки и храните трудовые книжки в надлежащем порядке. Это позволит избежать проблем как для работодателя, так и для работника.

Важно! Все записи в трудовой книжке должны быть сделаны разборчивым почерком, без помарок и исправлений. При наличии ошибок или неточностей — немедленно их исправляйте в установленном порядке.