С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая позволяет работодателям предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном формате. Если работник выбирает ведение своей трудовой книжки в электронном виде, в его бумажной трудовой книжке должна быть сделана соответствующая запись. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить такую запись, какие документы необходимы и на что обратить внимание.
Правовые основы перехода на электронную трудовую книжку
Переход на электронную трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:
- Статья 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации — определяет порядок ведения сведений о трудовой деятельности;
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, устанавливает правила перехода на электронный формат;
- Постановление Правительства РФ от 2020 г. № 1234 (примерный порядок ведения ЭТК);
- Порядок ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) — с учетом изменений, внесенных в 2020 году.
Важно! Если работник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажный или электронный формат), то работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку до тех пор, пока работник не примет решение.
Порядок действий при переходе на электронную трудовую книжку
Подача заявления работником
Работник должен подать письменное заявление на имя работодателя о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Форма заявления законодательно не утверждена, но оно должно содержать:
- ФИО работника;
- Должность;
- Просьбу о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- Ссылку на статью 66.1 ТК РФ;
- Дата и подпись.
Образец заявления:
Директору ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
Заявление
Прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
г. _______________ /Иванов И.И./
Обработка заявления работодателем
Работодатель обязан:
- Принять заявление и зарегистрировать его;
- Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку;
- Выдать работнику его бумажную трудовую книжку с записью о переходе на электронный формат.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке
В соответствии с пунктом 35 Правил ведения трудовых книжек, в графе 3 делается следующая запись:
Пример записи:
Подано письменное заявление Иванова Ивана Ивановича о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Запись должна содержать:
- Графа 2: Дата выдачи бумажной трудовой книжки (число, месяц, год);
- Графа 3: Текст записи о переходе на электронный формат;
- Графа 4: Дата и номер приказа (если есть), на основании которого делается запись.
Пример заполнения:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, о переводах на другую постоянную работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 1 | Подано письменное заявление Иванова Ивана Ивановича о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. | Заявление от № 15 |
Что делать, если работник выбрал бумажный формат?
Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то:
- Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку;
- В электронной трудовой книжке не будет сведений о трудовой деятельности этого работника;
- При необходимости работник может в любой момент подать заявление о переходе на электронный формат.
Примечание: Если работник выбрал только электронный формат, то в его бумажной трудовой книжке делается запись о выборе электронного формата, и книжка возвращается работнику на руки.
Где посмотреть сведения из электронной трудовой книжки?
Сведения из электронной трудовой книжки можно получить:
- Через личный кабинет на сайте ПФР (pfr.gov.ru);
- Через портал Госуслуг;
- Через мобильное приложение ПФР;
- Через работодателя — при необходимости можно запросить справку СТД-Р.
Для формирования справки СТД-Р работодатель может использовать:
- Облачную версию 1С:ЗУП;
- Специализированные программы для кадрового учета;
- Ручной ввод данных (если нет автоматизированной системы).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли подать заявление в электронном виде?
Да, работник может подать заявление в электронном виде, если работодатель использует электронный документооборот (ЭДО). В этом случае заявление подписывается электронной подписью.
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?
В этом случае работодатель должен выдать дубликат бумажной трудовой книжки с соответствующей записью о переходе на электронный формат.
Можно ли вернуться с электронной трудовой книжки на бумажную?
Да, работник может в любой момент подать новое заявление о переходе на бумажный формат. В этом случае в электронной трудовой книжке делается соответствующая запись.
Переход на электронную трудовую книжку — это добровольное решение работника. Если он выбирает электронный формат, то в его бумажной трудовой книжке должна быть сделана соответствующая запись. Работодатель обязан:
- Принять заявление;
- Внести запись в трудовую книжку;
- Выдать работнику его бумажную трудовую книжку;
- Предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
Соблюдение всех правил гарантирует корректное ведение трудовой книжки и избежание спорных ситуаций с работниками.
Важно! Все записи в трудовой книжке должны быть сделаны четко, без исправлений и помарок. При необходимости записи можно исправить, но только путем признания их недействительными и внесения новых записей.