Переход сотрудника с внешнего совместительства на основное место работы, распространённая и законная практика в российской трудовой сфере. Однако многие кадровики и бухгалтеры сталкиваются с трудностями при оформлении соответствующей записи в трудовой книжке. Неправильное оформление может привести к нарушению трудового законодательства, проблемам при начислении пенсии или даже к судебным спорам. В этой статье подробно разберём, как правильно внести запись в трудовую книжку при переходе внешнего совместителя на основную работу.
Правовая основа
Оформление трудовой книжки регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 68, 77, 282)
- Положением о трудовой книжке, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ )
Согласно ст. 282 ТК РФ, внешний совместитель — это работник, выполняющий работу по трудовому договору в свободное от основной работы время. При переходе на основное место работы трудовой договор с совместительства прекращается, а новый трудовой договор заключается на должность, соответствующую основной работе.
Когда и как оформляется запись?
Запись в трудовой книжке делается только по месту основной работы. То есть, если сотрудник ранее работал по совместительству в организации А, а теперь устраивается на основную работу в организацию Б — запись о приёме на работу вносится в трудовую книжку организацией Б.
Важно: запись о прекращении работы по совместительству в организации А в трудовую книжку не вносится, потому что по закону работа по совместительству не отражается в трудовой книжке (если только это не внутреннее совместительство).
Почему не вносится запись о совместительстве?
Согласно п. 2 Инструкции по заполнению трудовой книжки, записи о работе по совместительству вносятся только при внутреннем совместительстве (когда работник выполняет дополнительную работу в той же организации). При внешнем совместительстве трудовая книжка ведётся только по месту основной работы. Соответственно, организация, где сотрудник работал по совместительству, не обязана вносить какие-либо записи в его трудовую книжку.
Как правильно оформить запись при переходе на основную работу?
При приёме на основную работу сотрудника, который ранее работал по внешнему совместительству, в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу как о первом месте работы — если ранее у него не было основной работы, или как о новом месте основной работы — если у него уже была основная работа.
Ситуация 1: Сотрудник ранее не имел основной работы
Если сотрудник ранее работал только по внешнему совместительству (и не имел трудовой книжки с записями о основном месте работы), то при приёме на основную работу вносится запись о первом трудоустройстве:
- Дата приёма:
- Основание: приказ (распоряжение) работодателя № 45 от
- Должность: менеджер по продажам
- Подразделение: отдел продаж
Формулировка записи:
Принят на работу — менеджером по продажам отдела продаж (на основании приказа (распоряжения) работодателя № 45 от ).
Ситуация 2: Сотрудник ранее имел основную работу, но трудовая книжка утеряна или не была выдана
Если сотрудник ранее работал по основному месту, но трудовая книжка утеряна — необходимо оформить дубликат трудовой книжки по заявлению работника (ст. 66 ТК РФ). В дубликат вносятся все записи, подтверждённые документами. Запись о совместительстве в дубликат не вносится — только записи о работе по основному месту;
Ситуация 3: Сотрудник уже имел основную работу, и трудовая книжка у него есть
Если сотрудник ранее работал по основному месту, а теперь устраивается на новую основную работу — в трудовую книжку вносится запись о увольнении с предыдущего места и приёме на новое. При этом запись о совместительстве не удаляется и не упоминается.
Пример записи:
- Дата увольнения:
- Основание: увольнение по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ)
- Запись: Уволен по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ) на основании приказа № 32 от .
Затем — запись о новом приёме:
- Дата приёма:
- Основание: приказ № 45 от
- Запись: Принят на работу — менеджером по продажам отдела продаж (на основании приказа (распоряжения) работодателя № 45 от ).
Что делать с трудовой книжкой от предыдущего работодателя?
Если сотрудник пришёл на новую работу с трудовой книжкой, где уже есть записи о предыдущем основном месте работы — никаких изменений в записи о совместительстве вносить не нужно. Совместительство не отражается в трудовой книжке, поэтому оно не влияет на текущую запись.
Если сотрудник не предоставил трудовую книжку, работодатель обязан:
- Заключить трудовой договор;
- Выдать новую трудовую книжку по заявлению работника (если у него её нет);
- Внести запись о приёме на работу как о первом месте работы.
Ошибки, которых следует избегать
Частые ошибки при оформлении записи:
- Внесение записи о совместительстве, это нарушение. Совместительство не отражается в трудовой книжке.
- Указание совместительства в основании приёма, например: «Принят на работу вместо совместителя». Такая формулировка недопустима.
- Использование неофициальных формулировок — только официальные формулировки из Инструкции.
- Отсутствие ссылки на приказ — без указания номера и даты приказа запись считается неправильно оформленной.
- Неправильная дата — запись должна быть сделана в день приёма или в ближайший рабочий день.
Практический совет для кадровиков
При приёме сотрудника, который ранее работал по внешнему совместительству в вашей же организации, действуйте так:
- Попросите предоставить трудовую книжку.
- Убедитесь, что в ней нет записей о совместительстве — если есть, это ошибка предыдущего работодателя, но её исправлять не нужно.
- Заключите новый трудовой договор на основную работу.
- Издайте приказ о приёме на основную работу (№ и дата).
- Внесите запись в трудовую книжку по стандартной форме.
- Сообщите сотруднику, что его работа по совместительству прекращена автоматически с момента приёма на основную работу (ст. 284 ТК РФ).
Переход внешнего совместителя на основную работу — это не сложный процесс, если соблюдать законодательство. Главное правило: совместительство не отражается в трудовой книжке, а запись делается только о приёме на основную работу. Не пытайтесь «дополнить» историю сотрудника информацией о совместительстве — это не только необязательно, но и может привести к ошибкам, которые повлияют на расчёт стажа и пенсии.
Правильно оформленная трудовая книжка — залог спокойствия как для работника, так и для работодателя. Не забывайте: каждая запись — это юридически значимый документ, влияющий на права человека на протяжении всей жизни.
Важно помнить: если вы сомневаетесь в правильности оформления, всегда сверяйтесь с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ ) и консультируйтесь с юристом по трудовому праву.