Изменение наименования работодателя – одна из самых частых причин внесения корректировок в трудовую книжку сотрудника. Правильное оформление такой записи гарантирует соответствие Трудовому кодексу РФ и требованиям Государственной инспекции труда. В данной статье подробно разберём‚ как правильно оформить запись при переименовании организации‚ какие реквизиты указывать и какие особенности следует учитывать.
Общие принципы внесения изменений
По пункту 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда от № 69) при изменении наименования организации в трудовой книжке вносятся новые записи‚ а не исправляются старые. При этом:
- Внесенные сведения фиксируются после последней записи в графе 3 «Сведения о работе»;
- Указывается основание изменения – приказ‚ распоряжение или иное решение работодателя‚ с указанием даты и номера;
- Порядковый номер новой записи увеличивается по сравнению с предыдущей записью;
- Не требуется указывать номер и основание для исправления уже существующей записи‚ если в ней была допущена ошибка в наименовании.
Что именно вносится в графу 3
В графе 3 (Сведения о работе) в новой строке указываются:
- Полное наименование организации в новом виде;
- Дата начала работы в новой организации (если она отличается от даты начала работы в прежней);
- Приказ/распоряжение‚ дата и номер‚ который стал основанием изменения.
Пример оформления:
Графа 3: ___________________________ (полное наименование организации) – (период работы) Приказ № 123 от «О переименовании организации» (основание)
Пошаговый алгоритм внесения записи
Для удобства работодателя подготовлен пошаговый алгоритм‚ который можно использовать при оформлении любой из следующих ситуаций:
- Полное переименование организации (например‚ «Общество с ограниченной ответственностью «Старый» → «Общество с ограниченной ответственностью «Новый»);
- Изменение наименования в результате реорганизации (слияние‚ преобразование‚ разделение);
- Переименование отдельного подразделения (отдела‚ филиала и т.п.).
Для каждой ситуации применяется одинаковый порядок заполнения‚ отличающийся только сведениями в графе 3.
Пример записи при переименовании организации
Допустим‚ сотрудник начал работать в ООО «Старый» с ‚ а с компания изменила название на ООО «Новый». Запись в трудовая книжка оформляется так:
Графа 3: ООО «Старый» (с по ) ООО «Новый» (с – по настоящее время) Приказ № 123 от «О переименовании организации»
Последняя строка графа 3 фиксирует основание изменения – приказ (распоряжение) с датой и номером.
Особенности при переименовании с учётом формы собственности
Если изменение названия связано с изменением формы собственности (например‚ переход от ГУП к ООО)‚ в записи необходимо указать и новый правовой статус:
- Указать полное название с правовым статусом (ООО‚ АО‚ ПАО и т.д.);
- Указать дату изменения устава и реестровый номер (если известен);
- В графе 4 (Основания) проставить соответствующее основание – «изменение устава» или «преобразование».
Пример:
Графа 3: Государственное унитарное предприятие «Старый» (с по ) Акционерное общество «Новый» (с – по настоящее время) Решение совета директоров от № 45 «О преобразовании в АО»
Как оформить запись при ошибке в наименовании
Если в прежних записях в трудовых книжках допущена ошибка в наименовании организации‚ то согласно практике «Ошибка в наименовании организации» в графе 3 вносится отдельная строка:
- В графе 3 после последней записи пишутся слова «Ошибка в наименовании организации»;
- На следующей строке указывается корректное наименование;
- Указывается дата и номер приказа‚ который подтверждает исправление.
Пример:
ООО «Старый» (с – ) Ошибка в наименовании организации ООО «Новый» (с – по настоящее время) Приказ № 123 от
Часто задаваемые вопросы
- Обязательно ли вносить запись о смене названия компании? – Да‚ согласно ТК РФ запись должна быть сделана‚ иначе трудовая книжка будет неполной и может стать предметом проверки.
- Нужно ли указывать порядковый номер записи? – Номер указывается автоматически при добавлении новой строки в графе 3; отдельного указания не требуется.
- Как оформить запись‚ если изменение произошло в результате слияния? – В графе 3 указывается название сливающейся организации‚ дата начала работы в новой структуре и основание – «Слияние с …»‚ дата и номер соответствующего решения.
- Можно ли использовать штамп вместо ручного ввода? – Да‚ в 2025‑2026 годах допускается использование штампа с полным и сокращённым названием организации‚ но в графе 3 всё равно необходимо указать дату и номер приказа.
Готовый шаблон записи
Для удобства работодателя подготовлен универсальный шаблон‚ который можно скопировать в любую форму трудовой книжки:
Графа 3 (Сведения о работе): <Полное наименование организации до изменения> (с <Дата начала работы> по <Дата изменения>) <Полное наименование организации после изменения> (с <Дата изменения> – по настоящее время) <Основание изменения> – Приказ/распоряжение № <№> от <Дата>
Заполняя шаблон‚ не забудьте заменить угловые скобки на реальные данные.
Внесение записи о переименовании организации в трудовые книжки – обязательный процедурный шаг‚ требующий строгого соблюдения форм и реквизитов. Правильно оформленная запись:
- обеспечивает юридическую корректность документа;
- позволяет без проблем проводить кадровый аудит;
- сохраняет полную информацию о трудовом стаже сотрудника.
Применяя приведённые рекомендации и шаблоны‚ работодатель сможет быстро и без ошибок внести изменения в трудовые книжки всех сотрудников‚ даже при масштабных реорганизациях компании.