Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж и трудовую биографию гражданина. Любые ошибки, допущенные в ее заполнении, могут обернуться серьезными проблемами при расчете пенсии или трудоустройстве, вплоть до потери части стажа. Именно поэтому внесение записей, особенно об увольнении, требует максимальной внимательности и строгого соблюдения нормативных актов.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись в трудовой книжке при прекращении трудовых отношений в 2026 году, какие существуют нюансы и на что обратить особое внимание.
Нормативная база
При выборе формулировки записи об увольнении необходимо руководствоваться иерархической системой нормативно-правовых актов. Трудовой кодекс РФ имеет приоритет над ведомственными приказами (включая Приказы Минтруда). Поэтому формулировки должны строго соответствовать статьям ТК РФ. Запись обязательно должна содержать ссылку на конкретное положение Трудового кодекса, по которому расторгается договор;
Порядок внесения записи об увольнении
Запись о прекращении трудового договора вносится в раздел «Сведения о работе». Согласно действующим правилам (п. 5.1 Инструкции), заполнение производится в следующем порядке:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи (нумерация сквозная в пределах раздела);
- Графа 2: указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
- Графа 3: делается запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ;
- Графа 4: указывается наименование документа, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Важные изменения в оформлении
Современное законодательство упростило процесс заверения записей:
- Подпись работника больше не требуется. Напоминаем, что ознакомление сотрудника под записью об увольнении в самой трудовой книжке отменено.
- Печать ставится только при увольнении. Оттиск заверяет все записи, внесенные за период работы в компании. Ставить печать при приеме на работу, переводах или повышении квалификации отдельно не нужно.
- Под записью об увольнении необходимо указать должность, подпись и инициалы лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек (согласно приказу руководителя).
Формулировки записей по основным основаниям
Рассмотрим наиболее частые причины увольнения и корректные формулировки для графы 3.
Увольнение по собственному желанию
Стандартная запись выглядит так:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Однако здесь есть важный нюанс: если работник увольняется по причине, которая предоставляет ему определенные льготы или преимущества (например, выход на пенсию, переезд супруга и т.д.), и он указал эту причину в заявлении, она обязательно должна фигурировать в записи.
Пример записи при выходе на пенсию:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение по соглашению сторон
Запись:
«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение по инициативе работодателя
При увольнении по инициативе работодателя (например, сокращение штата, прогул) необходимо ссылаться на соответствующие статьи ТК РФ. Например, при сокращении:
«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Особые основания (статья 278 ТК РФ)
В специфических ситуациях (например, при увольнении руководителя организации по основаниям, предусмотренным трудовым договором) необходимо ссылаться не на статью 77, а на статью 278 ТК РФ и делать запись строго согласно ее формулировкам.
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)
Не стоит забывать, что в 2026 году параллельно с бумажной трудовой книжкой существует электронная. В электронную книжку записи вносятся иным способом, путем подачи работодателем специальной отчетной формы ЕФС-1 в Социальный фонд России. Сведения о трудовой деятельности и увольнении направляются в электронном виде в установленные сроки.
Исправление ошибок
Ошибки в трудовой книжке могут привести к занижению пенсионных выплат и потере стажа. Если в бумажной трудовой книжке сотрудника под очередным порядковым номером ошибочно внесена запись об увольнении (или допущена неточность в формулировке), ее нельзя зачеркивать или замазывать.
Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать негативных последствий. Исправление вносится путем признания записи недействительной и внесения новой правильной записи. Важно помнить, что внесение записей «задним числом» незаконно — судебная практика (включая Верховный Суд) подтверждает, что такое увольнение может быть отменено.
Алгоритм действий при увольнении сотрудника
Чтобы избежать путаницы, кадровику следует придерживаться четкого алгоритма:
- Получить заявление об увольнении (если это инициатива работника) или подписанное соглашение/уведомление.
- Дождаться истечения срока отработки (если он предусмотрен).
- Подготовить и подписать у руководителя приказ об увольнении.
- Внести запись в личную карточку сотрудника.
- Внести запись в бумажную трудовую книжку по правилам, описанным выше.
- Заверить записи печатью (при наличии) и подписью ответственного лица.
- Подать сведения по форме ЕФС-1 в отношении электронной трудовой книжки.
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику в день увольнения.
Правильное оформление записи в трудовой книжке при увольнении, это не просто формальность, а гарантия социальной защищенности работника. Несмотря на кадровый голод на рынке труда, из-за которого работодатели порой закрывают глаза на формулировки записей, соблюдение Трудового кодекса остается обязательным. Точность, ссылка на верные статьи закона и отсутствие лишних печатей и подписей — главные правила заполнения трудовой книжки в 2026 году.