21 мая 2026 г., 20:33 – важный вопрос для всех HR‑специалистов и руководителей: в какие сроки и как правильно оформить запись в трудовой книжке при приёме нового сотрудника. Ниже – подробный разбор требований, примеров и ответов на частые вопросы, основанный на актуальной информации (данные от 2024‑2026 гг.).
Общие принципы оформления трудовой книжки
Согласно Приказу Минтруда № 320н (последние изменения 2025‑2026 гг.) запись о приёме на работу вносится в трудовую книжку в следующих случаях:
- приём на основную работу;
- приём на дополнительную работу по совместительству;
- перевод, изменение условий труда, смена фамилии и т.п.
Запись должна быть выполнена не позднее неделильного срока со дня приема (п. 2.2 КонсультантПлюс). При этом:
- Если сотрудник уже работает в другой организации и у него электронная трудовая книжка (ЭТК), то бумажную запись вести не требуется.
- Если у сотрудника бумажная трудовая книжка, но она уже заполнена и в ней есть отметка об увольнении, то при приёме её не продолжают.
- Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (в новых бланках их количество увеличено).
Сроки внесения записи
По правилам Роструда (консультация 2026‑03‑27), запись о приёме должна быть сделана в течение 5 календарных дней после издания приказа о приёме. Это требование связано с ответственностью работодателя за соблюдение трудового законодательства (ст. 48 КЗоТ).
Электронная vs бумажная трудовая книжка
С 2021 года в России действует переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако в 2026 году ситуация выглядит так:
- Электронная форма – обязательна для большинства организаций, но бумажные формы могут использоваться в качестве дубликата или в компаниях, где ЭТК пока не внедрены.
- Бумажная форма – допускается только для сотрудников, которые проработали у текущего работодателя менее 5 дней и для тех, кто официально отказался от ЭТК.
Если сотрудник уже отказался от бумажной формы на предыдущем месте работы (запись об этом есть в трудовой книжке), то при приёме нельзя продолжать вести бумажную запись. Вместо этого оформляется запись в ЭТК.
Как правильно оформить запись: образцы и примеры
Ниже – несколько типовых образцов, которые можно использовать при заполнении трудовой книжки.
Приём на основную работу
Запись в трудовой книжке (образец 2026) ФИО: Иванов Иван Иванович Дата приёма: Должность: менеджер по продажам Ставка: 50 000 руб. Подпись работника: ______________________ Подпись руководителя: __________________
Приём на дополнительную работу по совместительству
Запись вносится только по заявлению сотрудника. Не указываются сведения о ставке по совместительству.
Запись о совместительстве ФИО: Петрова Мария Сергеевна Должность совместительства: консультант по ИТ‑проектам Дата начала совместительства: Примечание: запись делается только по заявлению сотрудника.
Перевод, смена фамилии, переход на ЭТК
Для всех этих случаев используется единый шаблон, где в соответствующих полях указываются новые сведения.
Частые ошибки и ответственность
- Ошибка в дате – запись должна быть сделана не позднее 5‑дневного срока; иначе возможна административная ответственность.
- Недостаток сведений – в записи обязательны ФИО, дата приёма, должность, ставка (если применимо).
- Повторное заполнение – если сотрудник уже имеет запись об увольнении, её нельзя «перезаписать». Нужно оформить новую запись в ЭТК.
Ответственность за ошибки лежит на работодателе (ст. 48 КЗоТ). При выявлении несоответствий инспектор может наложить штраф.
Пошаговый чек‑лист для HR‑специалиста
- Получить приказ о приёме сотрудника.
- Убедиться, что у сотрудника есть ЭТК или бумажная книжка без записи о текущем месте работы.
- Определить, требуется ли запись в бумажной форме (если сотрудник проработал менее 5 дней и не использует ЭТК).
- Заполнить раздел «Сведения о работе» в соответствии с Приказом 320н.
- Внести запись не позднее 5 календарных дней после издания приказа.
- Получить подпись сотрудника и руководителя.
- Сохранить копию записи в личном деле сотрудника.
FAQ – часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Нужно ли оформлять бумажную трудовую книжку, если у сотрудника уже есть ЭТК?
Ответ: Нет. Приём на работу оформляется только в ЭТК. - Вопрос: Как поступить, если запись о приёме была сделана позже 5‑дневного срока?
Ответ: Нужно как можно скорее внести запись и оформить пояснительную записку; при этом возможна административная ответственность. - Вопрос: Можно ли использовать старый бланк трудовой книжки 2025 года?
Ответ: Да, но только в качестве дубликата; новые бланки с 2026 года имеют увеличенное количество страниц в разделе «Сведения о работе».
Соблюдение указанных требований позволит избежать ошибок при оформлении трудовой книжки, обеспечит законность трудовых отношений и уменьшит риск проверок со стороны контролирующих органов.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обращайтесь к специалистам по кадровому праву или в региональные отделения Роструда.