Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина и его стаж. Именно на основании записей в этом документе формируются будущие пенсионные права, рассчитываются больничные и различные пособия. Однако на практике возникает множество вопросов, связанных с оформлением отношений по трудовым соглашениям (договорам подряда, оказания услуг и др.). Разберемся, когда записи в трудовую книжку обязательны, а когда они недопустимы, и к чему приводят ошибки.
Прежде чем говорить о записях, необходимо четко разграничить понятия. В обиходе словом «трудовое соглашение» часто называют как классический трудовой договор, так и гражданско-правовой договор (ГПХ). От статуса работника зависит всё:
- Трудовой договор — предполагает включение работника в штат, регулярную выплату зарплаты, подчинение правилам внутреннего трудового распорядка и гарантии (отпуск, больничный). В этом случае запись в трудовую книжку обязательна;
- Гражданско-правовой договор (договор подряда, оказания услуг), предполагает выполнение конкретного задания за оговоренную плату без подчинения режиму работы заказчика. В этом случае запись в трудовую книжку не вносится.
Когда запись в трудовую книжку необходима?
Согласно действующему трудовому законодательству, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку сотрудника, если:
- Человек проработал в организации более 5 дней.
- Работа является для сотрудника основной.
Если с физлицом заключен именно трудовой договор (соглашение о выполнении трудовой функции), отсутствие записи является грубым нарушением. Недобросовестные работодатели иногда хитрят, маскируя трудовые отношения под гражданско-правовые, чтобы не платить взносы и не предоставлять гарантии. Однако суды часто переквалифицируют такие договоры в трудовые, что влечет за собой обязанность внести запись в трудовую книжку и доплатить все причитающиеся суммы.
Когда запись не делается?
Существуют ситуации, когда даже при наличии трудовых отношений запись не вносится или вносится по особым правилам:
- Работа по совместительству. По основному месту работы запись о совместительстве делается только по желанию самого работника на основании справки с дополнительного места работы.
- Гражданско-правовые договоры. Как уже упоминалось, договоры подряда, авторские договоры и соглашения об оказании услуг не порождают трудовых отношений, следовательно, и трудового стажа.
- Работодатель — физическое лицо (не ИП). Они не имеют права вносить записи в трудовые книжки.
Как правильно оформить запись?
Если сотрудник принимается на работу по срочному трудовому договору (соглашению на определенный срок), в трудовой книжке делается стандартная запись о приеме на работу. Важно: в графе 3 раздела «Сведения о работе» не нужно указывать, что договор срочный. Условие о срочности прописывается только в самом договоре. При увольнении в связи с истечением срока трудового договора в трудовую вносится запись со ссылкой на пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ.
Переход с совместительства на основную работу
Частая ситуация: сотрудник работал по совместительству, а затем решил перейти на эту же должность как на основное место работы. Как оформить запись? В этом случае необходимо сначала уволить работника как совместителя, а затем принять его на основную работу. В трудовой книжке это оформляется соответствующими записями об увольнении и последующем приеме.
Риски и последствия ошибок в трудовой книжке
Даже самые незначительные на первый взгляд неточности в трудовой книжке, будь то бумажной или электронной, могут привести к серьезным проблемам:
- Снижение размера будущей пенсии. Ошибки в записях могут привести к тому, что отдельные периоды работы не будут учтены Социальным фондом России (СФР) при оформлении страховой пенсии. Специальный стаж, как правило, учитывается автоматически, но при неточностях в должности или периоде работы автоматический учет может дать сбой.
- Отказ в назначении пособий. Размер больничных и других пособий напрямую зависит от стажа. Если из-за ошибки стаж прерывается, выплаты будут рассчитаны по минимальным ставкам.
- Проблемы при ликвидации компании. Если в трудовой книжке неверно указана должность, а организация-работодатель уже ликвидирована, исправить запись будет крайне сложно. Сотруднику придется обращаться в государственный архив или суд для подтверждения стажа.
Типичные ошибки работодателей
- Внесение записи об увольнении под очередным порядковым номером без признания предыдущей записи недействительной (если увольнение было аннулировано, например, при отзыве заявления об увольнении).
- Неверное указание наименования должности или профессии.
- Отсутствие ссылок на приказы или неверные даты.
Поощрения и премии: нужно ли вносить?
Многие кадровики задаются вопросом: какие поощрительные выплаты (премии) нужно отражать в трудовой книжке? Как разъяснили представители Минтруда, в трудовую книжку вносятся только записи о поощрениях за трудовые заслуги, если это предусмотрено локальными нормативными актами организации или государственными наградами. Обычные регулярные производственные премии, которые являются частью системы оплаты труда, в трудовой книжке не отражаются.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Сегодня параллельно с бумажными существуют электронные трудовые книжки. Переход на ЭТК не изменил логику внесения записей по трудовым договорам, однако добавил работодателям технических нюансов. Важно корректно настраивать заполнение электронной трудовой книжки в учетных программах (например, 1С), чтобы данные своевременно и без ошибок передавались в Социальный фонд России. Ошибки в ЭТК так же критичны, как и в бумажном варианте.
Записи в трудовой книжке по трудовым соглашениям, это не просто формальность, а гарантия социальных прав работника. Главное правило: если отношения носят трудовой характер (есть штатная должность, зарплата, режим работы), запись должна быть сделана. Если это гражданско-правовой договор — запись незаконна. Работникам следует внимательно проверять свою трудовую книжку, а работодателям — неукоснительно соблюдать правила ведения этого важнейшего документа, чтобы в будущем не стать причиной потери стажа или снижения пенсии сотрудника.