Вопрос о том, как правильно оформить запись в трудовой книжке при приёме работника в порядке перевода, часто вызывает затруднения у кадровиков и руководителей; Ниже представлена подробная инструкция, основанная на нормах Трудового кодекса РФ, а также на практике применения инструкции по ведению трудовых книжек․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ):
  • Статья 66 – порядок перевода работника в другое подразделение, на другую должность, в другую организацию․
  • Статья 72․1 – внутренний перевод в рамках одной организации․
• Инструкция по ведению трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России от № 102н) – пункт 6․1, где описывается порядок внесения записей о переводе․
• Постановление Правительства РФ от № 2265 «Об электронных трудовых книжках» – правила оформления записей в ЭТК․

Какие переводы требуют записи в трудовую книжку?

Порядок оформления записи

Какие графы заполняются

1. Графа 1 – Дата записи (число, месяц, год арабскими цифрами)․
2. Графа 2 – Наименование организации (работодателя) – указывается новый работодатель, если речь о приёме в порядке перевода от другого работодателя․
3. Графа 3 – Сведения о работе – формулировка «Перевод в (наименование подразделения, должность)», указание прежнего места работы (если перевод от другого работодателя) и даты начала работы․
4. Графа 4 – Дата начала работы – дата, с которой работник приступил к исполнению новых обязанностей․
5. Графа 5 – Подпись работодателя (должностное лицо) и печать․

Пример записи при приёме в порядке перевода от другого работодателя

Графа 1:

Графа 2: ОАО «Ромашка», г․ Москва

Графа 3: Принят в порядке перевода от ОАО «Лютик», г․ Санкт‑Петербург, на должность старший инженер‑технолог․

Графа 4:

Графа 5: ___________________/Иванов И․И․, директор ОАО «Ромашка»

Пример записи при постоянном внутреннем переводе

Графа 1:

Графа 2: ЗАО «Технопарк», г․ Екатеринбург

Графа 3: Перевод в отдел «Развитие продукта», на должность менеджер проекта․

Графа 4:

Графа 5: ___________________/Петров П․П․, главный специалист отдела кадров

Необходимые документы

• Согласие работника на перевод (письменное, подпись)․
• Приказ работодателя о переводе (внутренний приказ или приказ о приёме в порядке перевода)․
• Трудовой договор (если перевод сопровождается изменением условий труда – отдельный договор или приложение к договору)․
• Справка о стаже (при переводе от другого работодателя) – для подтверждения непрерывности трудового стажа․

Оформление в электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2021 года большинство организаций используют ЭТК․ Процедура почти идентична бумажному варианту, но есть особенности:

1. Запись вносится через Личный кабинет работодателя в системе Госуслуги или через специализированные программы (1С:Зарплата, SAP HR)․
2. Все поля заполняются в электронном виде, даты вводятся в формате ДД․ММ․ГГГГ․
3. Подпись работодателя заменяется ЭЦП (электронной цифровой подписью)․
4. Работнику автоматически отправляется уведомление о внесении записи․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания прежнего работодателя – при приёме в порядке перевода от другого предприятия обязательно указать название прежнего работодателя в графе 3․
• Запись о временном переводе – в трудовую книжку вносить нельзя; в случае, если перевод позже стал постоянным, необходимо оформить новую запись с указанием даты постоянного перевода․
• Неправильный формат даты – в графах 1 и 4 даты пишутся арабскими цифрами без сокращений (например, , а не «5 февраля 2024 г․»)․
• Отсутствие подписи и печати – запись считается недействительной без подписи уполномоченного лица и печати организации․
• Неучёт изменения заработной платы – изменение оклада не требует отдельной записи, но должно быть отражено в приказе о переводе и в трудовом договоре․

FAQ (Часто задаваемые вопросы)

Нужно ли вносить запись, если перевод осуществляется в рамках одной организации, но без изменения должности?

Да, если перевод имеет постоянный характер (например, перевод в другое подразделение или в другую местность), запись обязательна, даже если должность не меняется․

Как оформить запись, если работник переводится в другую организацию, но сохраняет прежний трудовой договор?

В этом случае речь идёт о переводе в порядке перевода․ В графе 2 указывается название новой организации, в графе 3 – «Принят в порядке перевода от [название прежнего работодателя]», а в графе 4 – дата начала работы в новой организации․

Можно ли оформить перевод без согласия работника?

Перевод возможен только по согласованию с работником (письменное согласие)․ Исключения – случаи, предусмотренные ТК РФ (перевод в связи с реорганизацией, ликвидацией и т․п․), когда согласие не требуется, но в этом случае также оформляется приказ и запись в трудовой книжке․

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о временном переводе, а затем перевод стал постоянным?

Необходимо оформить дополнительный приказ о переводе в постоянный статус и внести новую запись с указанием даты постоянного перевода․ Старая запись о временном переводе оставляется без изменений․

Запись в трудовую книжку при приёме работника в порядке перевода – обязательный элемент кадрового документооборота, который подтверждает непрерывность трудового стажа и защищает интересы обеих сторон․ Соблюдение требований ТК РФ, правильное заполнение всех графов и наличие необходимых документов позволяют избежать юридических рисков и обеспечить корректность трудовых записей․

Дата актуализации статьи: ․ Информация основана на Трудовом кодексе РФ, Инструкции по ведению трудовых книжек и нормативных актах, действующих на момент публикации․