Вопрос о том‚ как правильно оформить запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) при приёме временного сотрудника на замену основному работнику‚ часто возникает у работодателей и кадровиков․ Ниже подробно рассмотрены правовые основы‚ случаи‚ когда запись обязательна‚ а также образцы формулировок и практические рекомендации․

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие данную тему:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст․ 69‚ 70‚ 71‚ 73‚ 77 (о приёме‚ переводе и увольнении работников)․
2. Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» (часть 2‚ ст․ 2) – определяет порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек․
3. Приказы Минтруда России (например‚ Приказ Минтруда РФ от № 1202н) – разъясняют порядок оформления временного приёма на работу․
4. КонсультантПлюс (готовые решения 2025‑2026 гг․) – практические рекомендации по внесению записей․

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку?

Согласно КонсультантПлюс (2026 г․)‚ запись в трудовую книжку обязательна в следующих случаях:

• Для временного работника‚ принятыго по срочному трудовому договору в качестве замещения основного сотрудника‚ если эта работа является его основным местом работы и трудовая книжка ведётся в бумажном виде․
• Если временный сотрудник будет вести электронную трудовую книжку‚ запись вносится в электронный реестр (см․ пункт 6)․

Если же временный сотрудник привлекается на условиях совместительства‚ а его основное место работы уже указано в книжке‚ то отдельная запись о замещении не требуется – достаточно оформить приказ о совместительстве․

Кому и когда требуется запись?

Как оформить запись в трудовой книжке

Запись делается в раздел «Записи о приёме на работу» (для бумажной книжки) или в электронный реестр․ Ниже – типовой образец․

4․1 Образец записи (бумажная трудовая книжка)

2026 г․ 01 02 15 Приём на работу по срочному трудовому договору
на должность «заместитель менеджера по продажам» 
на период с по (замещение
основного сотрудника‚ находящегося в ежегодном отпуске)․
Трудовой договор № 45/2026 от ․

Элементы записи:

• Дата записи – дата внесения (обычно совпадает с датой начала работы)․
• Основание приёма – указание на срочный трудовой договор․
• Должность и период работы․
• Причина замещения – «временный отпуск основного работника»․
• Номер и дата трудового договора․

4․2 Образец записи (электронная трудовая книжка)

В электронном виде запись выглядит аналогично‚ но вводится через портал Госуслуги или специализированную программу работодателя․ Необходимо указать те же реквизиты‚ а система автоматически проставит дату внесения․

Оформление временного работника

Для замещения основного сотрудника обычно используют срочный трудовой договор․ Ключевые моменты:

1. Срок договора – не более срока отсутствия основного работника (например‚ до окончания отпуска)․
2. Условие о замещении – в договоре следует прописать: «работник принимается на должность … в качестве временного замещения сотрудника …‚ находящегося в отпуске с … по …»․
3. Оплата труда – обычно сохраняется в размере‚ установленном для основной должности‚ либо в размере‚ согласованном в договоре․
4. Оформление приказа – приказ о приёме на работу должен содержать ссылки на трудовой договор и указание периода замещения․

Электронная трудовая книжка

С 2024 года большинство организаций переходит на электронный формат․ При этом:

• Запись вносится в электронный реестр через единую государственную информационную систему (ЕГИС)․
• Не требуется отдельного печатного документа‚ однако приказ о приёме и трудовой договор сохраняются в архиве организации․
• Работник получает уведомление в личном кабинете «Госуслуги»․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7․1 Нужно ли вносить запись‚ если временный сотрудник работает неполный рабочий день?

Да․ Если данный договор является основным в трудовой книжке сотрудника‚ запись обязательна независимо от продолжительности рабочего дня․

7․2 Можно ли оформить замену без заключения отдельного договора?

Только в случае совместительства․ При этом в книжке делается запись о совместительстве‚ а не о приёме․

7․3 Что делать‚ если временный работник уже имеет свою трудовую книжку?

В его книжке делается запись о приёме на работу на замену‚ а в вашей организации – запись о приёме‚ как о новом сотруднике․

7․4 Как оформить запись‚ если замещение происходит в период болезни основного работника?

Порядок такой же‚ как и при отпуске: заключаем срочный договор‚ оформляем приказ и вносим запись с указанием причины «замещение временно отсутствующего работника (болезнь)»․

Запись в трудовой книжке при приёме временного сотрудника на замену основному работнику – обязательный элемент кадрового документооборота‚ если данный договор является основным для временного работника и книжка ведётся в бумажном виде․ При оформлении следует строго соблюдать форму записи‚ указывая даты‚ должность‚ основание (срочный договор) и причину замещения․ В случае электронных трудовых книжек процесс упрощён‚ но требования к содержанию записи остаются теми же․

Тщательное соблюдение этих правил поможет избежать трудовых споров и обеспечит правильный учёт рабочего стажа как для работодателя‚ так и для самого сотрудника․

Дата публикации: