Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина․ Вопрос о количестве таких книжек на одного человека часто вызывает путаницу․ Согласно действующему законодательству Российской Федерации, у одного работника может быть только одна действующая бумажная трудовая книжка․ Это правило имеет важные исключения и особенности, которые необходимо знать и работникам, и работодателям․
Основное правило: одна книжка на человека
С 1 января 2004 года в России действует правило, согласно которому каждый гражданин имеет единственную трудовую книжку установленного образца․ Это означает:
- Нельзя иметь несколько бумажных книжек одновременно․
- При трудоустройстве работник обязан предъявить свою единственную книжку новому работодателю․
- Работодатель не вправе требовать от сотрудника предоставления второй книжки или выдачи новой, если у него уже есть одна․
Что делать со старой книжкой, оформленной до 2004 года?
Если у работника сохранилась трудовая книжка, выданная до 1 января 2004 года (например, советского образца), она продолжает действовать․ Её записи считаются действительными․ В таком случае:
- Работник самостоятельно несёт ответственность за её сохранность․
- При увольнении с последнего места работы работодатель обязан выдать эту книжку (или её дубликат) по заявлению․
- Новые записи вносятся в ту же самую книжку․ Новая книжка не оформляется․
Важно: Если старая книжка утеряна, оформляется дубликат на её основе, а не новая книжка․ Дубликат заменяет утерянный оригинал, но не создает второго действующего документа․
Когда выдается дубликат?
Дубликат трудовой книжки — это не вторая книжка, а замена утраченной․ Он оформляется в строго определённых случаях:
- Утрата (пожар, кража, порча) оригинальной книжки․
- Признание книги недействительной (например, если в ней были сделаны неверные записи, которые невозможно исправить)․
Заявление на дубликат работник подаёт в орган, выдавший книжку (обычно это последний работодатель или архив)․ С 2026 года бланк дубликата может быть только бумажным, даже если основной учёт ведётся в электронном виде․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность
С 2021 года в России параллельно с бумажной книжкой действует система электронных трудовых книжек․ Это не второй документ, а цифровая версия той же самой записи․ Важные моменты:
- Если работник выбрал получение сведений в электронном виде, бумажная книжка ему не выдается․ Все записи ведутся в единой государственной системе (ЕГИС ТК)․
- Работник может в любой момент отказаться от ЭТК и потребовать выдачи бумажного документа․ В этом случае работодатель обязан выдать книжку в течение 3 рабочих дней․
- Электронная и бумажная книжки — это два альтернативных формата одного документа, а не два отдельных документа․ У человека может быть либо одна бумажная, либо одна электронная, либо сначала бумажная, а потом — только электронная после перехода․
Права и обязанности работника и работодателя
Обязанности работодателя:
- Выдать книжку (или дубликат) в день увольнения или по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней․
- При хранении книжки у работодателя (по соглашению сторон) обеспечить её сохранность (например, хранить в сейфе)․
- Вести записи аккуратно, без исправлений, помарок и сокращений․
- При переходе на ЭТК передавать сведения в установленном порядке․
Права работника:
- Получить свою единственную книжку при увольнении․
- Получить заверенную копию книжки (или выписку из ЭТК) в любое время․
- Выбрать формат хранения сведений: бумажный или электронный․
- Требовать исправления ошибок в записях․
Ответственность за нарушение правил
Если работодатель:
- Не выдает книжку в срок,
- Требует от работника иметь вторую книжку,
- Неправильно ведет записи,
он может быть привлечен к административной ответственности по КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц)․
Краткий итог: главное, что нужно помнить
- Один человек, одна трудовая книжка․ Это железное правило․
- Старые книжки (до 2004 г․) действуют, новые не оформляются․
- Дубликат — это замена утерянной/недействительной книжки, а не второй документ․
- Электронная трудовая книжка — альтернатива бумажной, а не дополнение․ Выбор за работником․
- Работодатель обязан выдать книжку при увольнении или по заявлению․
- Хранить книжку можно и у работодателя, но только по соглашению с работником․
Соблюдение этих простых правил защищает права как работника, так и работодателя, и обеспечивает юридическую чистоту трудовых отношений․
Примечание: Информация основана на Трудовом кодексе РФ, Приказе Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» и актуальной судебной практике․ Статья носит справочный характер и не заменяет консультацию юриста․