Смена фамилии — событие, которое требует внесения изменений во все кадровые и бухгалтерские документы․ Одним из ключевых документов является трудовая книжка․ Неправильное оформление записи об изменении фамилии может привести к проблемам при подтверждении трудового стажа в будущем․ В этой статье подробно разберем, как правильно оформить запись в трудовой книжке при смене фамилии сотрудника в 2026 году․
Правовая основа
Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 320н (зарегистрирован в Минюсте )․ Этот приказ утвердил новую форму и правила ведения трудовых книжек, которые действуют и в 2026 году․
Ключевое требование (п․ 7 Приказа № 320н): Изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании соответствующих документов (паспорт, свидетельство о перемене имени и др․) со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ․
Какие документы нужны для изменения фамилии в трудовой книжке?
Для внесения корректировки работодатель вправе запросить у сотрудника только официальный документ, подтверждающий смену фамилии․ Им может быть:
- Паспорт гражданина РФ (если фамилия изменена в нем)․
- Свидетельство о перемене имени (выдается при решении суда или в упрощенном порядке через ЗАГС)․
- Свидетельство о регистрации брака (если фамилия изменена в связи со вступлением в брак)․
- Свидетельство о расторжении брака (если фамилия возвращается к довоенной)․
- Иные документы, предусмотренные законодательством РФ․
Важно: Заявление сотрудника само по себе не является основанием для изменения записи․ Необходим оригинал или нотариально заверенную копию подтверждающего документа․
Порядок действий: пошаговая инструкция
- Получение заявления от сотрудника․ Рекомендуется составить письменное заявление (образец ниже), в котором работник просит внести изменения в трудовую книжку и прилагает копию документа, подтверждающего смену фамилии․
- Издание приказа (распоряжения) руководителя․ На основании заявления и предоставленного документа издается локальный нормативный акт (приказ) об изменении фамилии конкретного сотрудника․ В приказе должна быть ссылка на номер и дату документа-основания․
- Внесение записи в трудовую книжку․ Кадровый специалист (или уполномоченное лицо) вносит запись в раздел «Сведения о работнике» (первую страницу) и ставит подпись с расшифровкой и датой․
- Внесение изменений в вкладыш (при необходимости)․ Если смена фамилии произошла после увольнения, и информация о работнике хранится в отдельном вкладыше, изменения вносятся и в него по тому же принципу․
- Уведомление бухгалтерии․ После внесения изменений в книжку кадровик обязан сообщить бухгалтерии для корректировки данных в расчетных листках, лицевых счетах и отчетности (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и др;)․
Образец записи в трудовой книжке при смене фамилии (2026)
Запись вносится в раздел «Сведения о работнике» (обычно на первой странице, выше записей о работе)․ Формулировка должна быть четкой и содержать ссылку на документ․
✅ Правильный вариант записи:
Фамилия Иванова
Имя Анна Петровна
Дата рождения
Смена фамилии на основании паспорта гражданина РФ серия 45 12 № 987654, выданного УМВД России по г․ Москве ․
Подпись кадровика: _____________ / [ФИО] /
❌ Недопустимые ошибки:
- Просто зачеркивание старой фамилии и написание новой без ссылки на документ․
- Запись «Фамилия изменена на ․․․» без указания реквизитов подтверждающего документа․
- Внесение изменений только в личную карточку (Т-2), но не в трудовую книжку․
- Изменение фамилии в записях об опытах (т․е․ в основном блоке записей о работе)․ Это недопустимо! Изменяются только данные в разделе «Сведения о работнике»․
Особые случаи и нюансы
Смена фамилии у работодателя (ИП)
Если смена фамилии произошла у индивидуального предпринимателя (работодателя), то в записях об опыте работы (в основном блоке трудовой книжки) также требуется внести изменения․ Запись будет выглядеть так:
Работал(а) у индивидуального предпринимателя Иванова Анна Петровна (до — Иванова Анна Петровна)
․․․
Подпись: _____________ / [ФИО ИП] /
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
При наличии у работника ЭТК изменения вносятся в электронный реестр через СЗВ-ТД․ Запись в бумажную книжку (если она также оформлена) производится по тем же правилам, что и описано выше․ Важно синхронизировать данные․
Вкладыш к трудовой книжке
Если информация о работнике хранится в отдельном вкладыше (например, при увольнении и последующем оформлении), то изменение фамилии вносится и в этот вкладыш по аналогии с основной книжкой, с обязательной ссылкой на документ․
Типичные ошибки и как их избежать
Ошибка №1: Внесение изменений без документа-основания․
Решение: Требуйте оригинал или заверенную копию паспорта/свидетельства․
Ошибка №2: Изменение данных в записях о трудовой деятельности (о работе)․
Решение: Меняйте только раздел «Сведения о работнике»․ В записях об опыте фамилия работодателя или наименование организации меняется только если это связано с реорганизацией, а не с личным изменением ФИО сотрудника․
Ошибка №3: Отсутствие ссылки на документ в записи․
Решение: Всегда указывайте: «на основании паспорта серии ХХ № YYYY, выданного ․․․ от ДД․ММ․ГГГГ»․
Изменение фамилии в трудовой книжке — простая, но ответственная процедура․ Ключевые правила на 2026 год:
- Изменяйте только раздел «Сведения о работнике»․
- Всегда делайте ссылку на документ (паспорт, свидетельство) с указанием его реквизитов․
- Основанием является официальный документ, а не только заявление․
- Синхронизируйте изменения с бухгалтерией и, при наличии, с электронной трудовой книжкой․
Соблюдение этих простых правил гарантирует, что ваша трудовая книжка будет соответствовать требованиям законодательства и не вызовет вопросов при назначении пенсии или подтверждении стажа․
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (Приказ Минтруда № 320н) и актуальной практики на 2026 год․