Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий все периоды работы гражданина. При устройстве в индивидуальное предпринимательство (ИП) её заполнение имеет свои особенности. В статье разберём, как правильно оформить запись в трудовой книжке при трудоустройстве в ИП, какие документы нужны и какие нюансы следует учитывать.
Почему важна запись в трудовой книжке для ИП
Для ИП, как и для любой другой формы занятости, трудовая книжка:
- подтверждает стаж работы;
- используется при расчёте пенсионных взносов;
- может потребоваться при приёме на новую работу или при оформлении кредитов;
- служит доказательством законного трудоустройства в случае проверок.
Как оформляется запись в трудовой книжке при устройстве в ИП
Кто вносит запись
Запись вносится вручную вручную в раздел «Трудовая деятельность» книги. Обычно это делает:
- HR‑специалист организации (если ИП имеет сотрудников);
- сам ИП, если он нанимает себя;
- администратор или бухгалтер, назначенный ИП.
Какие сведения указываются
В запись включаются следующие данные:
- ФИО работника (полностью);
- Дата рождения;
- Дата начала работы;
- Должность/вид деятельности;
- Трудовой договор № … и дата его заключения;
- ОКПД2 код (вид деятельности ИП);
- Ставка заработной платы (если применимо);
- Сведения о месте работы (адрес ИП);
- Примечание о прекращении отношений (если уже произошло).
Пример оформления записи
ИП Иванов И.И. Должность: Бухгалтер Дата начала работы: Трудовой договор № 7 от ОКПД2: 62.01 – Бухгалтерские услуги Заработная плата: 45 000 руб. Адрес: ул. Пушкина, д. 10, г. Москва Примечание: Работает по настоящее время
Какие документы нужны для подтверждения записи
Для того чтобы запись была признана официальной, к ней обычно прилагаются:
- Копия трудового договора;
- Копия паспорта работника;
- Справка о регистрации ИП (ОГРНИП);
- Квитанция об уплате первого страхового взноса в ПФР (если требуется).
Частые ошибки при оформлении записи в ИП
- Недостаточное указание даты начала – запись должна содержать точную дату, а не только месяц.
- Омиссивное указание ОКПД2 – без кода вида деятельности запись может быть отвергнута при проверке.
- Отсутствие подписи ответственного лица – подпись подтверждает подлинность записи.
- Неучёт режима работы ИП – если ИП работает только по проектам, это нужно отразить в примечаниях.
Как правильно оформить прекращение отношений
Если трудовые отношения с ИП закончены, в книжке в том же разделе делается отметка о прекращении работы. В неё включают:
- Дата увольнения;
- Причину увольнения (по соглашению сторон, по собственному желанию и т.д.);
- Подпись руководителя ИП.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1. Можно ли сразу записать несколько мест работы в одной книжке?
Да. Каждый новый работодатель оформляет отдельную строку с указанием даты начала работы и соответствующими данными.
Вопрос 2. Нужно ли вносить запись, если ИП нанимает себя (самого себя)?
Теоретически запись может быть сделана, но обычно в таком случае ИП не оформляет трудовые отношения с собой, поэтому запись не требуется.
Вопрос 3. Как часто нужно обновлять запись в книжке?
Обновлять её необходимо каждый раз, когда меняется место работы, должность, ставка оплаты или прекращается трудовое отношение.
Запись в трудовой книжке о трудоустройстве в ИП – важный документ, который фиксирует начало и ход работы. Правильное оформление требует указания полных данных, подписи ответственного лица и прилагаемых подтверждающих документов. Соблюдая эти правила, вы обеспечите юридическую чистоту отношений и избежите проблем при последующей проверке или при оформлении будущих трудовых договоров.
Автор статьи: консультант по трудовому праву.