В 2026 году вопросы правильного оформления кадровых документов остаются критически важными для работодателей и работников. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат все еще используется, а требования к формулировкам записей строго регламентированы Трудовым кодексом РФ. Особое внимание следует уделить ситуации, когда увольнение по собственному желанию происходит в связи с переводом работника в другую организацию.
Неверная запись может привести не только к проблемам при трудоустройстве сотрудника, но и к административной ответственности для работодателя. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить документы, какие статьи указывать и в чем разница между обычным увольнением и увольнением с переводом.
Правовые основы: что говорит закон в 2026 году
Согласно актуальным данным, основным документом, регулирующим процедуру, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Важно различать два основания для увольнения, которые часто путают:
- Пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ — расторжение трудового договора по инициативе работника (классическое «по собственному желанию»).
- Пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ — расторжение трудового договора в связи с переводом работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю.
Если работник пишет заявление «по собственному желанию», но планирует сразу перейти в другую компанию по приглашению нового работодателя, юридически грамотнее и безопаснее для стажа оформить это именно как увольнение в порядке перевода. Это гарантирует непрерывность стажа в определенных случаях и четко указывает на причину смены работы.
Ключевые отличия формулировок
Многие кадровики по привычке используют фразу «Уволен по собственному желанию», ссылаясь на ст. 80 ТК РФ. Однако, как отмечают эксперты и судебная практика, статья 80 ТК РФ регулирует процедуру подачи заявления и предупреждения, но не является основанием для записи в трудовой книжке.
В графе 3 трудовой книжки (раздел «Сведения о работе») запись должна выглядеть строго в соответствии с пунктами ст. 77 ТК РФ.
Пошаговая инструкция: как сделать запись при увольнении с переводом
Процесс оформления состоит из нескольких этапов. Сначала работник пишет заявление не просто об увольнении, а с указанием причины: «Прошу уволить меня по собственному желанию в связи с переводом в ООО «Новая Компания»».
Образец записи в трудовой книжке (Бумажный формат)
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Рассмотрим правильный алгоритм заполнения граф:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата увольнения (последний рабочий день).
- Графа 3: Наименование организации, должность, причина увольнения со ссылкой на закон.
- Графа 4: Номер и дата документа-основания (приказа).
Пример правильной формулировки в графе 3:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с переводом на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Или альтернативный, также допустимый вариант:
«Уволена по собственному желанию в связи с переводом в Общество с ограниченной ответственностью «Вектор», пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Важные нюансы заполнения:
- Использование слов «Уволить», «Расторгнуть» или «Прекратить» равноценно, главное — точная ссылка на пункт закона.
- Ссылка на статью 80 ТК РФ в самой записи об увольнении не требуется и может считаться ошибкой, так как эта статья описывает процедуру, а не основание.
- Если организация использует печать, запись заверяется ею (хотя с 2023 года многие организации отказались от печатей, и это не является обязательным требованием, если это закреплено в локальных актах).
- Запись заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица и подписью самого работника.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности 2026 года
В 2026 году большинство работодателей обязаны передавать сведения в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. Принцип заполнения ЭТК аналогичен бумажному:
- Выбирается соответствующий код причины увольнения (для перевода — код, соответствующий п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
- Формулировка в электронном реестре должна дословно соответствовать требованиям приказа Минтруда.
- Согласно ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ и приказу № 320н, сведения в ЭТК вносятся одновременно с бумажной записью (если она ведется) или вместо нее.
Ошибка в коде или формулировке в ЭТК может привести к тому, что работник потеряет право на определенные льготы или непрерывный стаж, поэтому перепроверка данных перед отправкой в СФР обязательна.
Типичные ошибки и риски
Анализ судебной практики и разъяснений Роструда показывает следующие распространенные ошибки:
- Неверная ссылка на статью. Указание ст. 80 вместо ст. 77. Это может повлечь штрафы по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
- Отсутствие указания на перевод. Если работник переходил в другую организацию, но запись сделана как обычное увольнение по п. 3 ч. 1 ст. 77, он может лишиться права на испытательный срок (при переводе он не устанавливается) или других гарантий, предусмотренных соглашением между работодателями;
- Несоответствие дат. Дата в приказе, трудовой книжке и отчете СЗВ-Т (или его аналоге в 2026 году) должна совпадать.
Что делать, если ошибка уже допущена?
Если запись внесена неверно, она не зачеркивается. Под следующей свободной строкой делается запись: «Запись за номером [номер] недействительна», а затем вносится правильный вариант с новой датой и новым порядковым номером.
Правильное оформление увольнения по собственному желанию с переводом — это залог юридической чистоты трудовых отношений. В 2026 году, когда данные о стаже напрямую влияют на циф