С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что формат ведения сведений о трудовой деятельности окончательно закрепился в цифровом виде․ Однако у многих работников и работодателей до сих пор возникают вопросы: что делать, если сотрудник написал заявление о переходе на ЭТК? Как правильно оформить документы и не нарушить законодательство?
В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий при получении такого заявления, правила внесения записей в бумажную трудовую книжку и сроки подачи отчетности․
Юридические основы перехода
Право работника выбрать формат ведения трудовой книжки закреплено в Федеральном законе от № 439-ФЗ и статье 66․1 Трудового кодекса РФ․
Важно помнить ключевые моменты актуальные на 2026 год:
- Для работников, впервые трудоустраивающихся с 1 января 2022 года, бумажные трудовые книжки не заводятся, только электронные․
- Остальные граждане (работавшие ранее) имели право до 31 декабря 2020 года подать заявление о сохранении бумажной книжки․
- Если работник ранее выбрал бумажный формат, он в любой момент может изменить свое решение, подав письменное заявление о переходе на электронную трудовую․
Заявление работника: форма и содержание
Если сотрудник решил перейти на электронный формат, он должен подать работодателю письменное заявление․
Основные требования к заявлению:
- Форма: Утвержденной законодательством формы не существует․ Заявление составляется в произвольной форме на имя работодателя․
- Содержание: В тексте должно быть четко указано желание работника получать сведения о трудовой деятельности в электронном виде согласно ст․ 66․1 ТК РФ․
- Дата и подпись: Документ должен быть датирован и собственноручно подписан работником․
Примерная формулировка:
«Прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ и статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации (вести трудовую книжку в электронном виде)»․
Действия работодателя: пошаговый алгоритм
После получения заявления от сотрудника кадровая служба и бухгалтерия должны выполнить ряд обязательных действий в строго определенные сроки․
Шаг 1․ Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Если у работника велась бумажная трудовая книжка, в нее необходимо внести запись о переходе на электронный формат․
- Срок: В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления․
- Место внесения: Раздел «Сведения о работе»․
- Формулировка записи: Точного шаблона в законе нет, но рекомендуется использовать следующую формулировку:
«Подано письменное заявление (Фамилия И․О․) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г․ № 439-ФЗ)»․ - Оформление: Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при наличии), а также подписью работника․
Шаг 2․ Выдача трудовой книжки на руки
Одновременно с внесением записи (в тот же трехдневный срок) работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки․ С этого момента обязанность по хранению бумажного документа у работодателя прекращается․
Шаг 3․ Отчетность (Форма ЕФС-1)
Работодатель обязан уведомить Социальный фонд России (СФР) о переходе сотрудника на электронную трудовую․
- Форма: Подраздел 1․1 формы ЕФС-1․
- Срок сдачи: Не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи работником заявления․
- Признак: В отчете указывается соответствующий признак прекращения ведения бумажной трудовой книжки․
Частые вопросы (FAQ)
Может ли работник вернуться к бумажной книжке?
Нет․ После подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку и выдачи бумажного документа на руки, обратный переход невозможен․ Бумажная трудовая остается у работника, но новые записи в нее вноситься не будут (за исключением случаев, когда работник меняет место работы и устраивается к работодателю, который по каким-то причинам еще ведет бумажные книжки для старых сотрудников, но в 2026 году это уже редкость)․
Что делать, если сотрудник работает как внутренний совместитель?
Заявление подается по основному месту работы․ Если сотрудник хочет, чтобы сведения о работе по совместительству также отражались в ЭТК, он должен уведомить об этом работодателя по месту совместительства, однако сам переход фиксируется один раз․
Нужно ли переделывать заявление, если найдена ошибка?
Поскольку форма заявления произвольная, при наличии существенных ошибок (неверное ФИО, отсутствие даты) работодатель вправе попросить работника переписать документ во избежание проблем при проверках․
Почему это важно?
Электронная трудовая книжка хранится в информационной системе Социального фонда․ Она содержит данные о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), периодах работы, должностях и причинах увольнения․
Переход на ЭТК обеспечивает:
- Сохранность стажа даже при утере бумажного документа․
- Быстрый доступ к информации для назначения пенсии․
- Прозрачность трудового пути для кредитования и визовых центров․
Резюме: Если работник написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, игнорировать его нельзя․ В течение 3 дней внесите запись в бумажный документ, выдайте его сотруднику и не забудьте отправить отчет ЕФС-1 до 25 числа следующего месяца․ Соблюдение этих правил защитит компанию от штрафов и обеспечит сотруднику корректный учет стажа․