Цель статьи – предоставить подробный практический справочник по оформлению записей в новую (электронную) трудовую книжку, а также в традиционный бумажный вариант, который по‑прежнему используется в ряде организаций. В статье собраны актуальные образцы записей, требования законодательства и рекомендации по их заполнению.

Что такое новая трудовая книжка?

С 1 января 2022 года в России введён электронный формат трудовой книжки (ЭТК). Он полностью заменяет бумажный документ, но обе формы могут использоваться параллельно, пока работодатель не перевёл запись в электронный реестр.

• ЭТК хранится в Единой государственной информационной системе «Трудовая книжка».
• Запись в ЭТК производится через специальный сервис работодателя – Личный кабинет работодателя (ЛКР).
• Работник получает доступ к своей трудовой книжке через Личный кабинет гражданина (ЛКГ) на портале Госуслуг.

Несмотря на электронный формат, правила оформления записей полностью совпадают с требованиями, предъявляемыми к бумажной трудовой книжке, установленными Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и Приказом Минтруда России от № 534н.

Правовые основы оформления записей

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71) – определяет порядок ведения трудовой книжки, обязательные реквизиты записей и порядок их внесения.
2. Приказ Минтруда России № 534н от – утверждает форму бланка трудовой книжки и образцы записей.
3. Федеральный закон № 273‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» – регламентирует переход от бумажного к электронному формату.

Важно помнить, что запись в трудовую книжку считается юридически значимым документом. Ошибки в датах, названиях организаций или кодах ОКВЭД могут привести к проблемам при получении пенсии, соц. льгот и т.д.

Общие требования к записям

Каждая запись состоит из нескольких обязательных полей. Ниже – таблица с описанием полей, которые должны присутствовать как в бумажной, так и в электронной форме.

Образцы записей для типовых ситуаций

4.1 Приём на работу (полная ставка)

Дата записи: 
Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «ТехноСервис», ООО «ТехноСервис»
Код ОКВЭД: 62.01
Должность: Инженер‑технолог (100%)
Дата приема: 
Основание записи: Приём на работу по трудовому договору № 123/2026 от 
Подпись и печать: ___________________/И. Иванов/

4.2 Приём на работу (неполная ставка)

Дата записи: 
Наименование организации: ЗАО «СтройИнвест», ЗАО «СтройИнвест»
Код ОКВЭД: 41.20
Должность: Сметчик (50%)
Дата приема: 
Основание записи: Приём на работу по срочному трудовому договору № 456/2026 от 
Подпись и печать: ___________________/С. Петров/

4.3 Перевод внутри организации

Дата записи: 
Наименование организации: ОАО «Машпром», ОАО «Машпром»
Код ОКВЭД: 28.99
Должность: Главный инженер (100%)
Дата приема (перевода): 
Основание записи: Перевод в подразделение «Новые технологии» по приказу № 78 от 
Подпись и печать: ___________________/В. Сидоров/

4.4 Увольнение по собственному желанию

Дата записи: 
Наименование организации: ООО «ТехноСервис», ООО «ТехноСервис»
Код ОКВЭД: 62.01
Должность: Инженер‑технолог (100%)
Дата увольнения: 
Основание записи: Увольнение по собственному желанию (заявление от )
Подпись и печать: ___________________/И. Иванов/

4.5 Увольнение по соглашению сторон

Дата записи: 
Наименование организации: ЗАО «СтройИнвест», ЗАО «СтройИнвест»
Код ОКВЭД: 41.20
Должность: Сметчик (50%)
Дата увольнения: 
Основание записи: Увольнение по соглашению сторон (договор № 789/2026 от )
Подпись и печать: ___________________/С. Петров/

4.6 Совместительство (внутреннее)

Дата записи: 
Наименование организации: ОАО «Машпром», ОАО «Машпром»
Код ОКВЭД: 28.99
Должность: Технолог (40%)
Дата приема: 
Основание записи: Внутреннее совместительство (пункт 5.2 Трудового договора № 321/2025)
Подпись и печать: ___________________/В. Сидоров/

4.7 Совместительство (внешнее)

Дата записи: 
Наименование организации: ОАО «Машпром», ОАО «Машпром»
Код ОКВЭД: 28.99
Должность: Технолог (40%)
Дата приема: 
Основание записи: Внешнее совместительство в ООО «ЭкоТех», договор № 12/2026 от 
Подпись и печать: ___________________/В. Сидоров/

4.8 Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Дата записи: 
Наименование организации: ООО «ТехноСервис», ООО «ТехноСервис»
Код ОКВЭД: 62.01
Должность: Инженер‑технолог (100%)
Дата перехода: 
Основание записи: Переход на электронную трудовую книжку в соответствии с ФЗ № 273‑ФЗ
Электронная подпись работодателя: (ЭП)

Как оформить запись в электронной трудовой книжке (ЭТК)

1. Подготовка документов – собрать оригиналы трудового договора, приказов, заявлений работника.
2. Войти в ЛКР – использовать логин и пароль, выданные работодателю.
3. Выбрать сотрудника в списке персонала.
4. Создать новую запись – выбрать тип (приём, перевод, увольнение, совместительство, переход на ЭТК).
5. Заполнить обязательные поля согласно таблице из раздела 3.
6. Подтвердить запись электронной подписью (ЭП) уполномоченного лица.
7. Уведомить сотрудника – система автоматически отправит уведомление в ЛКГ работника.

После подтверждения запись появляется в личном кабинете работника и в официальном реестре. При необходимости работодатель может распечатать PDF‑версию записи для архивных целей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Можно ли вносить запись в бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Да. По закону запись в бумажный документ допускается, если работник требует её наличия в бумажной форме. При этом запись в ЭТК считается основной, а в бумажной – дублирующей.

6.2 Как исправить ошибку в записи?

В случае ошибки необходимо оформить запись об исправлении (стр. 2‑й раздела «Сведения о работе») с указанием причины, даты исправления, подписи и печати работодателя. В ЭТК исправление делаеться через ЛКР с указанием причины и приложением скан‑копии оригинального документа.

6.3 Какие документы нужны для записи о совместительстве?

Для внутреннего совместительства – приказ о совместительстве и заявление работника. Для внешнего – трудовой договор (или иной документ) с вторым работодателем и согласие первого работодателя.

6.4 Нужно ли ставить печать в ЭТК?

Нет. В электронной форме запись заверяется электронной подписью уполномоченного лица, что имеет ту же юридическую силу, что и печать.

6.5 Как получить образцы записей?

Все образцы доступны для скачивания на официальных ресурсах:

• Сайт Минтруда России – раздел «Трудовая книжка».
• Портал «Система Кадры» – готовые шаблоны в формате DOCX и PDF.
• Госуслуги – в личном кабинете можно скачать образцы в разделе «Трудовая книжка».

Где скачать готовые шаблоны?

Ниже перечислены ссылки (по состоянию на ) на официальные ресурсы, где можно бесплатно получить актуальные образцы:

1. Минтруд России – Образцы записей в трудовую книжку
2. Система Кадры – Шаблоны трудовой книжки 2026 года
3. Госуслуги – Электронная трудовая книжка

Скачанные файлы обычно включают:

• Word‑шаблоны с полями для автозаполнения;
• PDF‑образцы для печати и подписи;
• Инструкцию по заполнению каждой записи.

Оформление записей в новую трудовую книжку (ЭТК) требует точного соблюдения требований ТК РФ и Приказа Минтруда № 534н. Правильный образец записи помогает избежать юридических проблем и ускорить процесс получения социальных льгот. Пользуйтесь приведёнными шаблонами, проверяйте каждое поле и не забывайте про электронную подпись в случае ЭТК.

Помните: каждый пункт записи – это часть вашего профессионального стажа, а от его корректности зависит будущее пенсионного обеспечения.