Ситуация, когда между датой подписания трудового договора (или иного документа, фиксирующего начало работы) и фактическим выходом на рабочее место есть разрыв, встречается на практике. Вопрос: какую дату указывать в трудовой книжке и обязана ли организация делать такую запись, если сотрудник так и не начал трудиться? Давайте разберемся подробно.

Ключевой принцип: запись о приеме на работу отражает факт

Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ, запись в трудовую книжку о приеме на работу вносится на основании фактического допущения работника к работе. Это главное правило.

Дата, которая ставится в графе 2 (дата заключения трудового договора) и графе 3 (дата фактического допущения к работе), должна соответствовать первому рабочему дню сотрудника.

Типовая ситуация из практики

Пример: Трудовой договор с сотрудником был подписан 6 марта, но по согласованному графику он должен приступить к исполнению обязанностей только 13 марта.

Правильный ответ: В графу 2 (дата заключения договора) ставится . В графу 3 (дата приема на работу) ставится — день, когда сотрудник реально начал работать. Запись о приеме оформляется 13 марта, после его фактического выхода.

Что делать, если сотрудник НЕ приступил к работе?

Ситуация, когда работник подписал договор, но по какой-то причине (болезнь, личные обстоятельства, отказ) так и не вышел на работу, имеет два основных сценария:

Трудовые отношения не возникли

Если сотрудник не приступил к работе по своей вине или по соглашению сторон в день, указанный в договоре, и фактически не исполнял трудовые функции, трудовые отношения считаются не возникшими.

• Запись в трудовую книжку НЕ вносится. Отсутствие записи — правильный и законный вариант.
• Работодатель вправе расторгнуть договор в соответствии с п. 2 части 1 ст. 83 ТК РФ (неявка на работу без уважительных причин в течение 3-х дней). Основание для увольнения — «неявка на работу без уважительных причин в течение трех дней подряд».
• Договор можно расторгнуть и по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ), если сотрудник не вышел на работу в назначенный день.

Работник был допущен, но не работал (например, простаивал)

Если работодатель допустил сотрудника к работе (выдал приказ, передал дела, он находился на рабочем месте), но тот по вине работодателя (например, из-за отсутствия оборудования) не работал, трудовые отношения считаются возникшими.

• Запись о приеме на работу вносится с даты фактического допущения.
• За время простоя работник имеет право на оплату в размере не менее 2/3 средней зарплаты (ст. 157 ТК РФ).

Ответственность работодателя за незаконное внесение записи

Если работодатель внес запись о приеме на работу, хотя сотрудник фактически не приступил к трудовым обязанностям, это может быть оспорено в суде. Суд, установив факт отсутствия работы, может признать запись недействительной и обязать работодателя ее исправить или удалить.

Важно: Работодателя не обяжут внести запись, если он докажет, что не допускал гражданина к работе в рамках трудовых отношений (например, подписал договор, но сотрудник сам не явился в день начала работы и не выполнял функции).

Как исправить ошибку, если запись уже внесена?

Если запись о приеме на работу была внесена ошибочно (например, с датой, когда сотрудник не работал), ее необходимо исправить в установленном порядке.

Алгоритм исправления:

1. Признание записи недействительной. Работодатель издает приказ (распоряжение) о признании ранее внесенной записи недействительной. В приказе указывается причина (фактическое отсутствие работы в указанную дату).
2. Внесение верной записи. Если трудовые отношения позже возникли (сотрудник все-таки приступил к работе), вносится новая, правильная запись с датой фактического допущения. Номер записи будет следующим за последней.
3. Оформление. Исправление и новая запись делаются одним почерком, без стирания и подчисток. Старая запись не зачеркивается полностью, а признается недействительной с указанием даты и номером приказа. Под исправлением ставятся подписи ответственного лица (как правило, сотрудника отдела кадров) и работника. Если работник отказывается подписывать, делается соответствующая отметка.
4. Дубликат. Если исправление невозможно (например, запись сделана с грубым нарушением, или трудовая книжка утеряна), работодатель по заявлению работника обязан выдать дубликат трудовой книжки с корректными записями.

Образец исправления (кратко):

«Запись № [старый номер] от [дата] признана недействительной приказом № [номер] от [дата].
Принят на работу в должность [название] с [правильная дата].»

Подпись ответственного за кадровый учет, подпись работника.

Кто должен исправлять записи?

Исправления вносятся работником, ответственным за ведение трудовых книжек (специалистом отдела кадров). При его отсутствии эту обязанность выполняет директор (руководитель) организации; Исправление должно быть аккуратным и юридически грамотным.

Практические выводы и рекомендации

• Дата приема на работу = дата первого рабочего дня. Подписывать договор заранее можно, но запись вносить только при фактическом начале работы.
• Если сотрудник не приступил к работе — записи не быть. Это не нарушение, а следствие отсутствия трудовых отношений.
• Ошибки исправляются строго по правилам: приказ о недействительности + новая верная запись. Никаких зачеркиваний и подчисток.
• Стаж для пенсии считается с даты фактического допущения к работе. Поэтому точность даты в графе 3 критически важна для работника.
• При сомнениях — консультируйтесь с юристом по трудовому праву или используйте услуги профессионального кадрового аутсорсинга.

Запись «не приступил к работе» в трудовой книжке не должна появляться. Либо вносится запись с датой фактического начала трудовых функций, либо запись отсутствует, если отношения не возникли. Любое исправление требует документального оформления через приказ и аккуратного внесения изменений в саму книжку. Соблюдение этих правил защищает как интересы работника (в части стажа), так и работодателя (от претензий и судебных споров).

Дата актуализации информации: 21 мая 2026 года.