Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и права работника. Даже если вы работаете в компании только временно (по совместительству, на проекте, в рамках временного перевода), запись в трудовую книжку обязательна. В статье подробно рассмотрим, какие правила действуют в 2026 году, какие сведения нужно вносить, как правильно оформить запись и какие типичные ошибки следует избегать.

Содержание

1. Правовая база (приказы Минтруда, ПТ 320н и др.)
2. Виды временной занятости
3. Порядок заполнения трудовой книжки
4. Примеры записей
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Электронная трудовая книжка
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

С 2020 года в России действует обязательный порядок отчётности о кадровых изменениях через форму СЗВ‑ТД, а с 2022 года – переход к электронным трудовым книжкам. Тем не менее, бумажные трудовые книжки остаются в употреблении, и их заполнение регулируется следующими нормативными актами:

• Приказ Минтруда России № 320н от  г. – основной документ, описывающий порядок ведения и заполнения трудовых книжек, включая временные и совместительные формы занятости.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 64‑66) – определяет, какие сведения подлежат внесению в раздел «Сведения о работе».
• Постановление Правительства РФ № 1085 от  г. – порядок перехода на электронные трудовые книжки.

Все записи в трудовую книжку должны соответствовать этим нормативным актам, иначе они могут быть признаны недействительными.

Виды временной занятости

В законодательстве различают несколько форм временной работы, каждая из которых требует отдельного подхода к оформлению:

Порядок заполнения трудовой книжки

Запись в раздел «Сведения о работе» делается в строку 3 (для новых записей) и строку 4 (для указания даты и номера приказа). Ниже – пошаговый алгоритм.

Шаг 1. Подготовка документов

• Трудовой договор (или дополнение к нему).
• Приказ (распоряжение) работодателя о приёме, переводе, совместительстве.
• Справка из бухгалтерии о дате начала и окончания временной работы (при необходимости).

Шаг 2. Заполнение столбцов

1. Столбец 3 (Сведения о работе) – указывается полное название организации, её ИНН, ОКПО, адрес, а также должность, разряд, квалификацию. Пример:
   ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678, г. Москва, инженер‑технолог, разряд 3‑й.
2. Столбец 4 (Дата и номер приказа) – вносится дата из приказа и его номер. Пример:
   № 12/2026.
3. Если запись относится к совместительству, в скобках указывается по совместительству или временно.

Шаг 3. Подпись и печать

• Запись в трудовую книжку не подписывается работником и не ставится печать работодателя – это указано в Приказе Минтруда № 320н.
• Подпись ставится только в разделе «Подпись работника» (если это предусмотрено формой), но не под самой записью.

Шаг 4. Оформление копий

Работодатель обязан выдать работнику копию приказа (или справки) с датой и номером, указанных в столбце 4. Копию следует хранить в личном деле сотрудника.

Примеры записей

Пример 1. Временный перевод в другое подразделение

Столбец 3: ЗАО «СтройИнвест», ИНН 7709876543, ОКПО 87654321, г. Санкт‑Петербург, инженер‑строитель (временно) в отдел «Мостостроение»

Столбец 4: № 45/2026

Пример 2. Совместительство в другой организации

Столбец 3: ИП Иванова А.А., ИНН 7701122334, г. Казань, бухгалтер (по совместительству)

Столбец 4: № 12/2026

Пример 3. Проектный контракт на 6 месяцев

Столбец 3: ООО «Альфа‑Тех», ИНН 7705566778, г. Новосибирск, специалист по автоматизации (временно, проект «Система‑X»)

Столбец 4: № 78/2026

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты и номера приказа. Без этих сведений запись считается неполной и может быть оспорена в суде;
• Неправильное указание формы занятости. Нужно чётко писать «временно», «по совместительству», «на проекте», иначе запись будет восприниматься как постоянная.
• Подпись и печать под записью. По новому приказу Минтруда такие подписи не требуются и могут привести к ошибке.
• Запись в неправильный столбец. Столбец 3 – сведения о работе, столбец 4 – дата и номер приказа. Перепутать их нельзя.
• Неоформленные изменения в наименовании организации. При переименовании компании в запись вносят новое полное название, а в столбце 4 указывают приказ о переименовании.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:

1. Сверять запись с оригиналом приказа.
2. Пользоваться образцами, утверждёнными Минтрудом (их можно скачать с сайта mintrud.gov.ru).
3. Проверять запись вместе с кадровым специалистом перед подписью работника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года все организации обязаны вести электронный реестр трудовых книжек. При этом:

• Записи о временной работе вносятся в том же порядке, что и в бумажный вариант.
• ЭТК автоматически синхронизируется с ПФР через форму СЗВ‑ТД.
• Работник получает доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги и может проверять корректность записей в режиме онлайн.

Если у работника есть только бумажная трудовая книжка, а работодатель уже перешёл на электронный формат, необходимо оформить дополнительный акт о переводе данных, подписанный обеими сторонами.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Нужно ли оформлять запись, если я работаю менее месяца?

Да. Любой трудовой договор, независимо от срока, подлежит отражению в трудовой книжке. Исключение – работа по гражданско‑правовому договору (ГПД), который в трудовую книжку не вносится.

Вопрос 2: Можно ли вносить запись о совместительстве в одну и ту же строку, если у меня несколько совместительных мест?

Каждое совместительное место фиксируется отдельной строкой (отдельный столбец 3 и 4). Это обеспечивает прозрачность и упрощает проверку стажа.

Вопрос 3: Что делать, если работодатель отказывается ставить запись о временной работе?

Согласно Приказу Минтруда № 320н, отказ работодателя является нарушением трудового законодательства. Работник может обратиться в инспекцию по труду или в суд с требованием оформить запись.

Вопрос 4: Как оформить запись, если компания переименовалась во время моего временного перевода?

В столбце 3 указывается новое полное название организации, а в столбце 4 – дата и номер приказа о переименовании (например, « № 10/2026»).

Вопрос 5: Нужно ли указывать срок окончания временной работы?

Срок окончания указывается в тексте приказа, но в самой трудовой книжке обычно пишут только «временно» или «по совместительству». Дата окончания фиксируется в приказе, который хранится в личном деле.

Заполнение трудовой книжки при временной работе – процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения нормативных требований. Главное помнить:

• Запись делается в столбцы 3 и 4 без подписи и печати под записью.
• Указывайте точный тип занятости («временно», «по совместительству»).
• Обязательно фиксируйте дату и номер приказа.
• Проверяйте запись совместно с кадровым специалистом.
• Если ваш работодатель использует электронную трудовую книжку, данные вносятся автоматически, но вы всё равно имеете право проверять их корректность.

Соблюдая эти правила, вы гарантируете, что ваш трудовой стаж будет правильно учтён, а права – защищены.