Цель статьи – дать работодателям, работникам и специалистам по кадрам исчерпывающую информацию о том, какие документы нужны для оформления трудовых отношений, как правильно вести трудовые книжки (бумажные и электронные), какие изменения вступили в силу в 2023‑2026 гг. и какие ошибки чаще всего допускаются.

Правовая основа

Оформление трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71);
• Постановление Правительства РФ от 30 декабря 2022 г. № 2095 «Об утверждении формы бланка трудовой книжки нового образца»;
• Приказ Минтруда России от 12 февраля 2023 г. № 182н «Об утверждении формы книги учёта движения трудовых книжек»;
• Письмо Минтруда России от 5 апреля 2024 г. № МТ‑4/2024‑01 «О порядке ведения учёта бумажных и электронных трудовых книжек»;
• Приказ Минфина России от 15 января 2023 г. № КП‑2/2023 «Об изменении порядка предоставления бланков трудовых книжек работодателю».

Трудовая книжка нового образца: что изменилось?

С 1 января 2023 года в России начали использовать трудовые книжки нового образца. Основные изменения:

1. Увеличенный размер листа (А4) и более удобный дизайн;
2. Встроенный QR‑код, позволяющий быстро проверять подлинность записи в государственных реестрах;
3. Отдельный раздел для электронных записей (при переходе на электронный реестр ОЭСР);
4. Упрощённые формулировки в графах «Должность», «Основание для приёма», «Основание для увольнения».

Существенных изменений в содержании записей не предусмотрено, поэтому большинство работодателей могут продолжать использовать привычные процедуры заполнения.

Какие документы необходимо предоставить работнику при оформлении трудовых отношений?

Согласно Гоструда (информация от 21 мая 2026 г.), работник обязан предоставить работодателю следующий пакет документов:

• Трудовая книжка (бумажный вариант) или сведения из электронного реестра (если у работника уже есть электронная трудовая книжка);
• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность);
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии);
• Военный билет (для мужчин призывного возраста) или справка о военной службе;
• Документ, подтверждающий образование (диплом, сертификат);
• Медицинская справка (форма 086/у) – при наличии требований к состоянию здоровья (например, для работы с вредными условиями);
• Согласие работника на обработку персональных данных (по закону 152‑ФЗ).

Порядок заполнения трудовой книжки

Приём на работу

Работодатель в течение трёх рабочих дней после начала работы обязан внести запись о приёме в трудовую книжку. Запись включает:

• Дата приёма;
• Наименование организации (полное официальное название);
• Трудовой договор (номер, дата заключения);
• Должность, разряд, оклад;
• Основание приёма (трудовой договор, приказ, контракт и пр.).

Переводы, повышения, изменения условий труда

Каждое изменение фиксируется отдельной записью в том же листе, где была первая запись. При этом указывается:

• Дата изменения;
• Новая должность, разряд, оклад;
• Основание (приказ, соглашение сторон).

Увольнение

Запись об увольнении вносится в течение трёх рабочих дней после фактического увольнения. В ней указываються:

• Дата увольнения;
• Основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.д.);
• Ссылка на приказ об увольнении.

Дубликаты трудовой книжки

Если оригинальная книжка утеряна, работник имеет право получить дубликат. Порядок получения дубликата предусматривает:

1. Обращение работника к прежнему работодателю с запросом сведений о предыдущей работе;
2. Получение от прежнего работодателя выписки (в бумажном виде или в виде электронного реестра);
3. Заполнение дубликата на основании полученных сведений и подпись работника.

Важно: запрос сведений о предыдущей работе делается непосредственно работником, а не работодателем, иначе может возникнуть конфликт с законодательством о защите персональных данных.

Электронные трудовые книжки

Электронный вариант трудовой книжки (ЭТК) был введён для упрощения учёта стажа и ускорения процесса оформления пенсий. Ключевые особенности:

• Хранится в едином государственном реестре (ОЭСР – Объединённый электронный сервис регистрации);
• Доступ к записям имеет как работник (через личный кабинет на портале Госуслуг), так и уполномоченные работодатели;
• Записи вносятся автоматически после подписания электронного трудового договора;
• Отсутствует необходимость вести бумажный журнал движения книжек.

Для перехода на ЭТК необходимо:

1. Получить согласие работника на перевод в электронный реестр;
2. Подать в ПФР заявление о регистрации электронных записей;
3. Обеспечить наличие у работодателя технической инфраструктуры (ЭЦП, доступ к порталу Госуслуг).

Учёт движения трудовых книжек в организации

Согласно приказу Минтруда, каждый работодатель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек (бумажных) и отдельный реестр электронных книжек. В книге фиксируются:

• Дата выдачи и возврата книжки сотруднику;
• Номер и серия бланка;
• ФИО сотрудника, должность;
• Причина изъятия (отпуск, командировка, проверка).

Книга должна храниться в течение трёх лет после увольнения последнего сотрудника, использующего данный бланк.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Когда работник может получить дубликат трудовой книжки?

Сразу после подачи заявления в отдел кадров и получения выписки от всех прежних работодателей. Срок оформления – до 30 дней.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной?

Да, при условии, что работник дал согласие и работодатель имеет техническую возможность вести электронный учёт. При этом обе формы признаются равноправными;

Кому принадлежит оригинальная трудовая книжка?

Трудовая книжка принадлежит работнику, но её хранение в организации регулируется приказом работодателя. При увольнении книжка обязана быть возвращена работнику.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется штампом «Исправлено», подписью и печатью работодателя, а также указанием причины исправления. При серьёзных ошибках (например, неверные даты) рекомендуется оформить дубликат.

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек?

Для работодателя предусмотрены административные штрафы от 5 000 до 30 000 рублей за каждое нарушение (неоформление записи, отсутствие книги учёта, задержка возврата книжки).

Типичные ошибки работодателей и как их избежать

• Заполнение записей с опозданием. Решение: вести журнал в режиме «реального времени», назначить ответственного сотрудника.
• Отсутствие подписи и печати в записях. Решение: использовать фирменный штамп и подпись руководителя или уполномоченного лица.
• Неправильное указание основания увольнения. Решение: использовать формулировки, указанные в ТК РФ (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.д.).
• Неучёт перехода на электронный реестр. Решение: заранее согласовать с ИТ‑отделом и обеспечить доступ к порталу Госуслуг.
• Утеря бумажных бланков. Решение: вести строгий журнал движения, хранить бланки в закрытом кабинете, ограничить доступ.

Пошаговый чек‑лист для работодателя

1. Подготовить комплект документов от работника (см. раздел 3).
2. Получить согласие на ведение ЭТК (если планируется электронный вариант).
3. Выдать работнику бланк трудовой книжки нового образца.
4. Внести запись о приёме в течение 3 дней.
5. Обновлять запись при каждом изменении условий труда.
6. Внести запись об увольнении в течение 3 дней.
7. Вести книгу учёта движения книжек (бумажных) и реестр электронных книжек.
8. Периодически проверять корректность записей (ежеквартальная проверка).
9. При необходимости оформить дубликат – собрать выписки от прежних работодателей.
10. Сохранить все документы в архиве не менее 5 лет (по требованиям ПФР).

Оформление трудовых книжек – один из ключевых элементов кадрового администрирования. С 2023 года в России действует новый образец книжки, а к 2026 году полностью налажена работа с электронными реестрами. Соблюдение нормативных требований, своевременное заполнение записей и правильный учёт движения книжек позволяют избежать штрафов, ускорить процесс расчёта пенсий и повысить доверие сотрудников к работодателю.

Помните: правильный документ – залог надёжных трудовых отношений!

Дата публикации: