В современной практике оформления кадровых документов часто возникает необходимость в выдаче заверенной копии трудовой книжки․ Такой документ может потребоваться при оформлении банковских операций, получении кредитов, подаче в нотариальные органы или при оформлении электронных сервисов․ Ниже представлено подробное руководство, как правильно оформить рапорт (запрос) на выдачу копии трудовой книжки, какие требования предъявляются к её оформлению и где искать актуальные образцы․

Правовая база

Основой для оформления копий трудовой книжки служит ГОСТ Р 7․0․97-2025 (ранее ГОСТ Р 7․0․97-2016) и нормы Трудового кодекса РФ․ Согласно этим документам:

• Работодатель обязан по требованию сотрудника выдать заверенную копию трудовой книжки․
• На каждой странице копии должна быть поставлена надпись «Верно» (или «Копия верна»), а также указана должность, ФИО и подпись лица, которое заверяет документ․
• В надписи указывается место хранения оригинала (например, «Подлинник находится в деле № 123 в отделе кадров»)․

Все изменения, внесённые в Трудовой кодекс в 2025‑2026 годах, закреплены в официальных методических рекомендациях Министерства труда․

Как правильно оформить запрос (рапорт) на копию трудовой книжки

Запрос обычно оформляется в виде простого письменного обращения от сотрудника к работодателю․ Ниже – типовой шаблон․

1. Шапка документа – наименование организации, отдел кадров, номер и дата․
2. Кому адресовано обращение – ФИО руководителя или ответственного лица․
3. Текст обращения – указание, что требуется выдача заверенной копии трудовой книжки․
4. Подпись работника и расшифровка․

Пример оформления:

ООО «Пример» 
Отдел кадров 
№ 01‑2026‑КК 
«23» мая 2026 г․

Иванову И․И․ 
Заявление о выдаче заверенной копии трудовой книжки

Уважаемый(ая) Иванова И․И․!

Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки, так как мне необходимо предоставить её в банк для оформления ипотечного кредита․

С уважением,

Иванов И․И․

Образцы заверения копии трудовой книжки

Ниже приведены типичные варианты надписей, которые должны быть размещены на каждой странице копии:

• Верно – надпись ставится в правом верхнем углу․
• Должность лица, заверяющего копию (например, «Начальник отдела кадров»)․
• ФИО и подпись (с расшифровкой) того, кто ставит надпись․
• Дата выдачи․
• Указание места хранения оригинала․

Пример оформления одной страницы:

Верно

Начальник отдела кадров

Петров П;П․

«Подлинник хранится в деле № 45 в отделе кадров»

Как оформить копию в соответствии с ГОСТ

При копировании документа следует соблюдать несколько требований:

1. На листе формата А4 размещаются два разворота трудовой книжки (это разрешено ГОСТ)․
2. Все записи должны быть читаемыми, без зачёркиваний и исправлений․
3. После копирования каждой страницы сразу ставится надпись «Верно» и подпись ответственного лица․
4. Если копия оформляется для руководителей подразделений, достаточно одной строки «Верно», но всё равно указываются ФИО и должность заверяющего․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли оформить электронную копию? – Да, если сотрудник перешёл на электронный формат трудовой книжки, работодатель обязан выдать форму СТД‑Р (специальный документ, утверждённый Министерством труда)․
• Нужна ли подпись работодателя? – Подпись не обязательна, но должна быть указана должность и ФИО лица, которое заверяет копию․
• Можно ли использовать надпись «Копия верна» вместо «Верно»? – Да, оба варианта допустимы, однако в официальных образцах чаще используется «Верно»․
• Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян? – В этом случае сотрудник может запросить восстановление через отдельный акт, а в запрашиваемой копии указывается место хранения оригинала (например, «Оригинал утерян, хранятся копии в архиве»)․

Где скачать актуальные образцы

Для удобства работы с документами в 2026 году доступны следующие ресурсы:

• nalog-nalog․ru – образцы заверенных копий трудовой книжки 2025‑2026 годов․
• Система Кадры – готовый шаблон заявления и образцы заверения․
• КонсультантПлюс – официальные формы и ГОСТ‑требования․
• Министерство труда – методические рекомендации и нормативные акты․

Оформление рапорта на копию трудовой книжки – несложный, но требующий внимания к деталям процесс․ Соблюдая требования ГОСТ Р 7․0․97‑2025, правильно формулируя запрос и правильно заверяя копию, вы обеспечите её юридическую силу и пригодность для использования в банках, государственных органах и других инстанциях․ При необходимости всегда можно воспользоваться актуальными образцами, размещёнными на официальных ресурсах, что упростит процесс и избавит от ошибок․

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь в отдел кадров вашей организации или проконсультируйтесь с юристом по трудовому праву․