В современной деловой практике запрос на выдачу копии трудовой книжки — одна из самых частых процедур, с которой сталкиваются сотрудники при оформлении загранпаспорта, кредита, пенсии, переезде на новое место работы или участии в государственных программах. Поскольку законодательство РФ (статья 62 Трудового кодекса) обязывает работодателя предоставлять заверенную копию трудовой книжки по письменному запросу работника, важно знать, как правильно составить такой запрос, какие документы приложить и каковы сроки исполнения.
Почему нужна копия трудовой книжки?
Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя на весь период трудовых отношений и после увольнения — в архиве организации. Сотрудник не может получить оригинал, за исключением случаев увольнения. Однако для многих официальных процедур требуется подтверждение трудового стажа, должности, периода работы. В таких случаях используются:
- Заверенная копия трудовой книжки, полная копия всех страниц с печатью и подписью ответственного лица;
- Выписка из трудовой книжки — фрагмент, содержащий только нужные записи (например, только последние места работы или периоды работы в определённой должности).
Копия или выписка заверяются печатью организации и подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя), что придаёт документу юридическую силу.
Правовая основа: что говорит закон?
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан в течение трёх рабочих дней с момента получения письменного запроса предоставить работнику:
- Копии приказов о приёме, переводе, увольнении;
- Выписки из трудовой книжки;
- Заверенные копии трудовой книжки.
При этом работодатель не вправе отказать в выдаче таких документов, даже если сотрудник уже уволен, запрос можно подать в течение 3 лет после увольнения.
Как правильно оформить запрос?
Запрос на копию трудовой книжки может быть оформлен в виде заявления или письма. Форма свободная, но рекомендуется соблюдать правила деловой переписки.
Структура заявления
- Шапка документа — наименование организации, ФИО и должность руководителя, ФИО и должность сотрудника.
- Название документа — «Заявление о выдаче копии трудовой книжки».
- Основная часть — чёткая просьба с указанием цели (например, для оформления загранпаспорта, кредита и т.д.).
- Дата и подпись, личная подпись работника и расшифровка (ФИО).
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (2026 г.)
В отдел кадров
ООО «Прогресс»
г. Москва, ул. Советская, д. 10
От: Иванов Иван Иванович
Должность: Инженер-технолог
Табельный номер: 12345
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки в целях оформления загранпаспорта.
Дата рождения:
Паспорт: 45 01 123456, выдан УФМС России по г. Москве
Прошу также указать на последней странице копии запись: «Работает по настоящее время» (если я продолжаю работать в организации).
Подпись: _____________ /И.И. Иванов/
Дополнительные рекомендации
- Если вы ещё работаете в организации — обязательно укажите: «Работает по настоящее время» — это обязательное требование для многих государственных и банковских учреждений.
- Если вы уже уволены — укажите дату увольнения и попросите подтвердить периоды работы.
- Уточните, нужна ли вам электронная копия (в формате PDF) или бумажная. Многие организации теперь выдают оба варианта;
- Сохраните копию заявления — она может понадобиться при проверке сроков исполнения.
Как заверяется копия трудовой книжки?
Заверение, это не просто ксерокопия. Это юридически значимый документ. Правильное заверение включает:
- Копирование всех страниц трудовой книжки (ьный лист, записи о работе, раздел «Сведения о награждениях», последняя страница с записью о текущем месте работы).
- На последней странице копии (если сотрудник ещё работает) делается запись: «Работает по настоящее время», с указанием даты составления.
- Подпись уполномоченного лица (кадровика или руководителя).
- Расшифровка подписи (ФИО и должность).
- Печать организации (если она есть).
Важно! Без подписи и печати копия не имеет юридической силы. Некоторые организации (например, банки или загранпаспортные службы) требуют именно печать — даже если законодательство не обязывает её использовать.
Электронная трудовая книжка: как запросить копию?
С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Если ваша трудовая книжка электронная, вы можете получить сведения о своей трудовой деятельности двумя способами:
- Через портал Госуслуги:
- Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru.
- Перейдите в раздел «Документы» → «Трудовая книжка».
- Выберите опцию «Запросить копию».
- Система направит запрос в Пенсионный фонд РФ.
- Сведения придут в ваш личный кабинет в виде PDF-файла в течение 3 рабочих дней.
- Через работодателя:
- Подайте заявление в отдел кадров (в письменной или электронной форме).
- Кадровик сформирует выписку из ЭТК в формате, утверждённом Пенсионным фондом.
- Документ пришлют вам на электронную почту или выдадут на флешке/бумаге.
Электронная копия заверяется электронной подписью работодателя и имеет такую же юридическую силу, как бумажная.
Сроки исполнения запроса
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления.
Если сроки нарушены — вы можете:
- Направить письменное напоминание в отдел кадров;
- Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой;
- Подать иск в суд, если отказ или задержка повлекли убытки (например, отказ в кредите).
Частые ошибки при оформлении запроса
- Устная просьба — не имеет юридической силы. Всегда пишите заявление в письменной форме.
- Отсутствие цели — если не указать, зачем нужна копия, кадровик может отложить запрос «до лучших времён».
- Нет подписи или печати, копия без заверения не принимается банками, миграционными службами и другими организациями.
- Не указаны личные данные — ФИО, дата рождения, номер паспорта, обязательны для идентификации.
Что делать, если работодатель отказывает?
Отказ в выдаче копии трудовой книжки — нарушение закона; Если вам отказали, действуйте так:
- Напишите официальное письмо-напоминание с указанием статьи 62 ТК РФ.
- Если ответа нет — обратитесь в Государственную инспекцию труда (Роструд) через сайт rosrud.gov.ru.
- При наличии ущерба (например, отказ в кредите) — подайте иск в суд.
Чтобы избежать задержек и отказов, запомните главное:
- Всегда пишите заявление в письменной форме — устная просьба не обязывает работодателя.
- Указывайте цель — это ускоряет обработку запроса.
- Требуйте заверение — подпись, расшифровка и печать обязательны.
- Сохраняйте копию заявления — она станет вашим доказательством при спорах.
- Электронная трудовая книжка — удобнее: запрос через Госуслуги занимает 1–3 дня и не требует личного визита.
Соблюдение этих правил гарантирует, что вы получите необходимый документ в срок и без лишних хлопот. Помните: ваш трудовой стаж — ваше право. И работодатель обязан его подтвердить.
Актуально на 23 мая 2026 года. Информация соответствует действующему законодательству РФ.