Трудовая книжка, один из важнейших документов, подтверждающих стаж и трудовую биографию работника. К сожалению, от утери или порчи этого документа не застрахован никто: книжка может потеряться при переезде, пострадать от пожара или наводнения, а иногда ее теряет сам наниматель. В Республике Беларусь эта проблема решаема, и процесс восстановления четко регламентирован законодательством. В данной статье мы подробно разберем, как действовать в случае утери трудовой книжки, кто должен заниматься восстановлением и какие электронные сервисы могут помочь.
Нормативная база
Главным документом, регулирующим вопросы ведения, хранения и восстановления трудовых книжек в РБ, является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь. Именно на ее нормы необходимо опираться при разрешении спорных ситуаций.
Кроме того, согласно статье 50 Трудового кодекса Республики Беларусь, при трудоустройстве при отсутствии у работника трудовой книжки наниматель обязан завести новую трудовую или оформить ее дубликат.
Основания для выдачи дубликата
Дубликат трудовой книжки оформляется в следующих случаях:
- Утеря трудовой книжки (как работником, так и нанимателем);
- Повреждение трудовой книжки или вкладыша к ней (например, порвана, залита водой, обгорела);
- Восстановление работника на прежней работе или прежнем рабочем месте (в связи с незаконным увольнением);
- Изменение формулировки причины увольнения;
Алгоритм действий при утере трудовой книжки
Порядок восстановления зависит от того, по чьей вине произошла утеря и работает ли человек в данный момент.
Если вы работаете в настоящее время
Если трудовая книжка утеряна, вам необходимо обратиться к нынешнему нанимателю с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Наниматель обязан принять заявление и начать процедуру восстановления.
Если вы не работаете (уволены)
Уволенному сотруднику необходимо обратиться к бывшему работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением о выдаче дубликата. Бывший наниматель также обязан оказать содействие в восстановлении документа.
Важный нюанс: если книжка была выдана на руки
Существуют ситуации, когда работник сам несет ответственность за утерю. Если работник утратил трудовую книжку, выданную ему на руки нанимателем под расписку (например, для предоставления в другие организации), наниматель имеет полное право отказать в содействии по ее восстановлению. В таком случае восстанавливать стаж работнику придется самостоятельно.
Как подтверждают стаж для дубликата?
В дубликат трудовой книжки вносятся сведения об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, а также о поощрениях и награждениях. Подтверждение стажа — самый сложный этап. Как это происходит?
- Запросы по прежним местам работы. Наниматель, оформляющий дубликат, должен оказывать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж. Он направляет письменные запросы в организации по предыдущим местам работы с просьбой о предоставлении справок о периоде работы.
- Обращение в ФСЗН. С 4 января 2024 года процесс восстановления стал значительно проще благодаря цифровизации. На едином портале электронных услуг доступна новая услуга Фонда социальной защиты населения (код 3.25.12) — «Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица (для оформления дубликата трудовой книжки)».
- Обращение в Государственный архив. Если предприятие было ликвидировано, запросы направляются в архив. Для сложных случаев (например, если сотрудник работал вахтовым методом или место работы было ликвидировано) может потребоваться помощь персонального консультанта по трудовому праву, который определит полный перечень документов и подскажет, какие именно запросы необходимо сделать.
Электронная услуга ФСЗН: современный способ восстановления
Оформление дубликата трудовой книжки в РБ шагнуло на новый уровень. Теперь наниматель может получить все необходимые сведения о стаже работника из базы Фонда социальной защиты населения.
Для получения выписки из ФСЗН нанимателю необходимо:
- Перейти на единый портал электронных услуг https://platform.gov.by или на портал https://e-pasluga.by;
- Выбрать электронную услугу 3.25.12 — «Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица (для оформления дубликата трудовой книжки)»;
- Сформировать запрос и получить данные о стаже работника напрямую из базы Фонда.
Это значительно сокращает время на восстановление записей и избавляет от необходимости делать бумажные запросы в организации, которые могут быть уже ликвидированы.
Что делать, если стаж не удалось подтвердить?
Если часть стажа невозможно подтвердить документально (ни через бывших работодателей, ни через архив, ни через ФСЗН), эти периоды не включаются в дубликат трудовой книжки. В таком случае общий стаж будет записан на основании тех документов, которые удалось собрать.
Утеря трудовой книжки — это неприятное, но поправимое событие. Главное правило: не паниковать и действовать по инструкции. Если вы работаете — пишите заявление нанимателю, если нет — обращайтесь к бывшему работодателю. А благодаря новой электронной услуге ФСЗН (код 3.25.12), процесс восстановления стажа через портал platform.gov.by стал быстрым и удобным, минимизирующим риск потери данных о вашем трудовом пути.