Копия трудовой книжки — один из самых востребованных документов у сотрудников. Она требуется для оформления кредита, получения визы, подачи документов на субсидии или для подтверждения стажа у нового работодателя. При этом самый частый случай — когда человек продолжает трудиться в компании, и документ нужно заверить с особой пометкой. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить заверение трудовой книжки, если сотрудник работает по настоящее время, и приведем актуальные образцы.
Общие правила выдачи копии трудовой книжки
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан выдать сотруднику копию трудовой книжки по его письменному заявлению. На подготовку и выдачу документа у компании есть 3 рабочих дня с момента получения заявления.
Копия должна быть изготовлена со всех заполненных страниц трудовой книжки. Каждая страница копируется на отдельном листе (односторонняя печать), чтобы избежать путаницы при сшивании.
Пошаговая инструкция: как заверить трудовую книжку
Для заверения копий работодатели руководствуются актуальными стандартами (включая нормы ГОСТ Р 6.30-2003). Процесс состоит из нескольких обязательных шагов:
- Копирование всех заполненных страниц. На каждом листе проставляется надпись «Верно».
- Указание реквизитов на каждом листе. Под надписью «Верно» указывается должность лица, заверяющего документ, ставится его подпись с расшифровкой (ФИО) и текущая дата.
- Нанесение записи о текущем статусе. Это ключевой момент для работающих сотрудников.
- Простановка печати. Заверительные надписи скрепляются круглой печатью организации.
- Сшивание документа (для внешних организаций). Листы нумеруются, прошиваются, на обороте последнего листа наклеивается пломба-наклейка с указанием количества прошитых листов, подписью, датой и печатью.
Особенность заверения для действующих сотрудников
Если сотрудник уволен, то последняя запись в его трудовой книжке — это сведения об увольнении. В этом случае достаточно просто поставить «Верно» и заверить документ. Но если человек все еще числится в штате, отсутствие записи об увольнении — это подтверждение того, что он еще работает здесь. Тем не менее, для большей ясности и соответствия требованиям банков и госорганов, делается специальная отметка.
Где ставить отметку?
Отметка о текущей работе проставляется на последнем листе копии трудовой книжки. Кадровый работник находит последнюю заполненную страницу (гдеана текущая должность сотрудника) и в свободной графе (или чуть ниже последней записи) ставит дату заверения и пишет от руки определенную фразу.
Какую фразу нужно написать?
Допускается несколько вариантов формулировок, которые юридически равнозначны:
- «Работает по настоящее время» — самый частый и общепринятый вариант.
- «Продолжает работать в настоящее время»
- «Продолжает работать в настоящее время в той же должности»
- «Работает по настоящий момент в должности [название должности]»
Образец заверения: «работает по настоящее время»
Для внутреннего пользования (например, для отдела кадров или руководителей подразделений) или для предоставления в сторонние организации образец оформления последней страницы выглядит следующим образом:
Пример оформления записи на последней странице:
…предыдущие записи о приеме на работу…
№ записи 15 | | Принят в отдел продаж на должность менеджера | Приказ № 12-к от
Работает по настоящее время
Верно
Инспектор по кадрам Подпись А.Б. Иванова
Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Стандарт»
Важное уточнение: если копия трудовой книжки предназначена для предоставления во внешние организации (банк, МФЦ, посольство), на последнем листе также обязательно нужно указать место хранения подлинника документа (например: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Название»»).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Не стоит забывать, что с 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки. Если сотруднику нужна выписка из ЭТК, он может получить ее самостоятельно через портал Госуслуг. Однако работодатель по-прежнему обязан выдавать заверенные копии бумажной трудовой книжки (если сотрудник не перешел полностью на электронный формат и сохранил бумажный вариант).
Срок действия заверенной копии
Законодательство не устанавливает жесткого срока действия заверенной копии трудовой книжки. Однако большинство банков, финансовых учреждений и государственных органов принимают документ, заверенный не позднее 30 дней с момента выдачи. Если в этот период в трудовую книжку были внесены новые записи (например, повышение, перевод на другую должность), копию придется переделывать.
Частые ошибки при заверении
Чтобы документ не вернули на переоформление, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие надписи «Работает по настоящее время» на последней странице для действующих сотрудников.
- Пропуск слова «Верно» на сшитых и пронумерованных страницах.
- Отсутствие расшифровки подписи (инициалов и фамилии) заверяющего лица.
- Подписание документа неуполномоченным лицом (заверять должен руководитель, главный бухгалтер или кадровик, имеющий на это право).
- Отсутствие печати организации или указания на место хранения подлинника (при сдаче в сторонние организации).
Соблюдение этих простых правил гарантирует, что заверенная копия трудовой книжки будет принята любой инстанцией с первого раза, а у сотрудника не возникнет проблем с подтверждением своего стажа и текущего места работы.