Вопрос: Как правильно оформить, заверить и передать копию трудовой книжки сотруднику, который продолжает работать в организации?
Ответ дан на основе действующего Трудового кодекса РФ, ГОСТ Р 7.0.97‑2016, а также рекомендаций портала КонсультантПлюс и практики кадровых служб.
Правовая основа
- Статья 62 ТК РФ – работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника в течение трёх рабочих дней выдать ему документ, относящийся к работе, в т.ч. заверенную копию трудовой книжки.
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – устанавливает правила оформления копий официальных документов, в т.ч. требований к заверению.
- При внутреннем использовании (передача в отдел кадров, бухгалтерию) допускается упрощённый порядок заверения; при внешнем – требуется более строгий контроль (подпись, расшифровка, дата, слово «Верно»).
Кто имеет право заверять копию
- Руководитель отдела кадров (должность указывается в заверении).
- Лицо, уполномоченное приказом директора (например, главный бухгалтер, заместитель директора).
- При отсутствии указанных лиц – любой сотрудник, имеющий доверенность от руководства (в этом случае в заверении указывается «по доверенности»).
Порядок получения копии
Для получения копии трудовой книжки сотрудник обязан:
- Подать письменное заявление (образец ниже) в отдел кадров.
- Подписать заявление своей подписью и указать дата подачи.
- При необходимости приложить доверенность (если копию запрашивает представитель).
Образец заявления сотрудника
От: Иванов И.И., инженер‑технолог К: Руководителю отдела кадров Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки в соответствии со ст; 62 ТК РФ. Подпись ___________________ /И.И. Иванов/
Техническое изготовление копии
- Копировать каждый лист трудовой книжки, включая титульный лист, развороты и последнюю страницу.
- Копию следует делать постранично (не склеивая листы в один файл), чтобы сохранить порядок записей.
- Для электронных копий использовать сканирование с разрешением не менее 300 dpi, сохранять в формате PDF/A.
Как правильно заверить копию
Заверение может быть выполнено двумя способами:
Заверение на каждой странице
Подходит, когда копия будет использоваться в внешних организациях (банки, суды, налоговые органы).
- В левом нижнем углу каждой страницы ставится отметка:
Верно [должность лица, заверяющего] [подпись] [расшифровка подписи (инициалы, фамилия)] [дата заверения]
Заверение только на последней странице
Достаточно для внутреннего пользования (передача в бухгалтерию, отдел безопасности).
- На последней странице, ниже всех записей, ставится отметка:
Верно [должность лица, заверяющего] [подпись] [расшифровка подписи] [дата заверения] Работает по настоящее время.
Образец заверенной копии (бумажный вариант)
Ниже – типовой шаблон, который можно распечатать и использовать в отделе кадров.
-------------------------------------------------------------------- Трудовая книжка № ________ (Копия) -------------------------------------------------------------------- ФИО: ______________________________ Дата рождения: _______________ Дата приема на работу: _______________ Должность: ______________________ Сведения о стаже, премиях и т.д. (перечислить) -------------------------------------------------------------------- [... копии всех страниц ...] -------------------------------------------------------------------- Верно Руководитель отдела кадров ____________________ (подпись) И.В. Петрова Работает по настоящее время. --------------------------------------------------------------------
Сроки и сроки хранения
- Согласно ТК РФ, копию необходимо выдать не позже трех рабочих дней со дня получения заявления.
- Оригинал трудовой книжки хранится в деле сотрудника (обычно в отделе кадров). На заверенной копии указывается место хранения оригинала: «Подлинник находится в отделе кадров организации «XYZ».
- Копию следует хранить в течение трех лет после выдачи, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли заверять копию, если она будет использоваться только внутри компании?
Для внутреннего пользования достаточно заверить копию только на последней странице. Однако многие организации требуют отметку на каждой странице – это зависит от внутреннего регламента.
Можно ли использовать электронную подпись?
Да. При оформлении электронных копий допускается использование квалифицированной электронной подписи (КЭП). В этом случае в заверении указывается «Электронная подпись», дата и время подписи, а также ФИО и должность подписанта.
Что делать, если в трудовой книжке есть запись «Работает по настоящее время», а сотрудник уходит в отпуск?
Запись «Работает по настоящее время» остаётся в силе, пока сотрудник официально не уволен. При оформлении копии в период отпуска никаких изменений в заверении не требуется.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты заверения. Дата обязательна – без неё копия считается незаверенной.
- Неправильный порядок подписей. Сначала ставится слово «Верно», затем должность, подпись, расшифровка, дата.
- Неуказание места хранения оригинала. Это обязательный элемент, особенно при передаче копии в сторонние организации.
- Оформление копии без заявления сотрудника. Требование письменного заявления – обязательный юридический момент.
- Сокращения в должности без расшифровки. Должность должна быть указана полностью (например, «Руководитель отдела кадров», а не «Руко. отд. кадр.»).
Заверение копии трудовой книжки – процесс, который сочетает в себе юридические требования и практические нюансы. Соблюдая порядок подачи заявления, правильное копирование, а также точное оформление заверения (слово «Верно», должность, подпись, расшифровка и дата), вы обеспечите:
- Соответствие требованиям ТК РФ и ГОСТ Р 7.0.97‑2016;
- Защиту интересов как работодателя, так и сотрудника;
- Отсутствие задержек при передаче копий в государственные органы и контрагентов.
При соблюдении всех рекомендаций процесс заверения копии трудовой книжки будет быстрым, прозрачным и юридически безупречным.
Дата публикации: 12:08:07 (по серверному времени). Информация взята из открытых источников: КонсультантПлюс, «Время бухгалтера», муниципальные нормативные акты и практические рекомендации кадровых специалистов.