С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ однако многие работники и работодатели продолжают использовать традиционные бумажные трудовые книжки. Если сотрудник не подал заявление о переходе на электронный формат или сохранил бумажный вариант‚ работодатель обязан вести его трудовую книжку на бумаге. В статье разберем‚ как правильно оформить заявление на ведение трудовой книжки на бумажном носителе‚ какие документы необходимы и какие нюансы важно учесть.
Когда необходимо писать заявление на бумажную трудовую книжку?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66.1)‚ работник может выбрать один из двух способов ведения трудовой книжки:
- Электронный формат (ЭТК) — данные хранятся в Пенсионном фонде России (ПФР).
- Бумажный формат — трудовая книжка ведется и хранится у работодателя.
Если работник:
- Не подавал заявление о переходе на ЭТК до 2021 года;
- Хочет сохранить бумажный формат по личным причинам;
- Не имеет доступа к электронным сервисам (например‚ из-за отсутствия цифровой грамотности)‚
— работодатель обязан вести его трудовую книжку на бумаге.
Важно! Работодатель не обязан требовать от работника повторное заявление‚ если оно уже было подано ранее. Однако если у сотрудника нет подтверждения о выборе способа ведения‚ лучше запросить заявление в письменной форме.
Обязан ли работодатель получать заявление о ведении бумажной трудовой книжки?
Согласно разъяснениям КонсультантПлюс и ГАРАНТ‚ ТК РФ не обязывает работодателя требовать заявление о согласии на ведение бумажной трудовой книжки. Однако:
- Если работник ранее не выбирал способ ведения‚ работодатель вправе запросить его мнение.
- Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель освобождается от обязанности вести бумажную трудовую книжку.
- Если работник не подавал заявление‚ работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку (если предыдущий работодатель не перевел ее в электронный формат).
Рекомендация: Чтобы избежать споров‚ лучше оформить заявление в письменном виде‚ даже если это не обязательно по закону.
Как правильно оформить заявление на бумажную трудовую книжку?
Заявление пишется в свободной форме‚ но должно содержать следующие реквизиты:
Образец заявления:
Заявление Я‚ ФИО сотрудника‚ дата рождения число.месяц.год‚ паспорт: серия ХХ № ХХХХХХ‚ выдан ОВД дата выдачи‚ зарегистрированный по адресу: адрес регистрации‚ прошу вести мою трудовую книжку на бумажном носителе. Подпись _______________ Дата _______________
Примечания:
- Заявление можно написать от руки или напечатать.
- Сотрудник должен подписать его собственноручно.
- Заявление хранится в личном деле работника.
- Если работник отказывается писать заявление‚ работодатель вправе вести трудовую книжку на бумаге по умолчанию (если нет подтверждения о переходе на ЭТК).
Какие документы подтверждают выбор бумажного формата?
Кроме заявления‚ могут понадобиться:
- Копия предыдущей трудовой книжки (если она была у работника на руках).
- Справка из ПФР (если работник ранее перешел на ЭТК‚ но хочет вернуться к бумаге).
- Приказ о приеме на работу с пометкой о ведении бумажной трудовой книжки.
Важно! Если работник ранее перешел на ЭТК‚ а теперь хочет вернуться к бумаге‚ он должен подать новое заявление. В этом случае работодатель обязан:
- Внести запись о подаче заявления в трудовую книжку (по ст. 66.1 ТК РФ).
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки.
- Начать вести записи на бумаге.
Что делать‚ если работник подал заявление о переходе на ЭТК в день приема?
Если сотрудник при приеме на работу заявил о желании перейти на ЭТК:
- В трудовую книжку (если она бумажная) вносится запись:
- Работодатель передает сведения в ПФР (форма СЗВ-ТД).
- Бумажная трудовая книжка выдается на руки работнику.
Запись в трудовой книжке: "Дата" Принят на работу в наименование организации в качестве должность. Дата Подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).
Внимание! После перехода на ЭТК работодатель не несет ответственности за ведение и хранение бумажной трудовой книжки. Вносить записи о приеме/увольнении после этого нельзя.
Как заполнить заявление в программе 1С:ЗУП?
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1.14.208 и выше) можно:
- Указать способ ведения трудовой книжки (бумажный/электронный).
- Зафиксировать дату подачи заявления.
- Автоматически передать данные в ПФР при проведении приказа о приеме;
Инструкция:
- В документе «Приказ о приеме на работу» установите галочку «Отразить в трудовой книжке».
- В разделе «Ведение трудовой книжки» выберите:
- «Вести в бумажном виде» (если работник выбрал бумагу).
- «Перевести на электронный формат» (если работник подал заявление о переходе на ЭТК).
- Укажите дату подачи заявления (если она известна).
Результат: При проведении документа информация автоматически передается в ПФР.
Ответственность работодателя за неправильное ведение трудовой книжки
Если работодатель:
- Откажется вносить записи в бумажную трудовую книжку без законных оснований;
- Не передаст сведения в ПФР при переходе на ЭТК;
- Утеряет или испортит трудовую книжку‚
— он может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Штраф для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей.
- Штраф для ИП: от 1 000 до 5 000 рублей.
- Штраф для организаций: от 30 000 до 50 000 рублей.
Важно! Работник вправе обжаловать действия работодателя в государственной инспекции труда.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
❓ Нужно ли брать заявление у нового работника‚ если у предыдущего работодателя он уже писал его?
Ответ: Нет‚ если есть подтверждение (например‚ копия заявления). Однако лучше запросить письменное подтверждение‚ чтобы избежать споров.
❓ Можно ли вносить записи о приеме/увольнении после перехода на ЭТК?
Ответ: Нет. После перехода на электронный формат работодатель освобождается от обязанности вести бумажную трудовую книжку.
❓ Что делать‚ если работник не помнит‚ какой формат он выбрал?
Ответ: Запросите у него письменное заявление или проверьте данные в ПФР (форма СЗВ-ТД).
❓ Можно ли отказаться от ведения бумажной трудовой книжки‚ если работник этого не требует?
Ответ: Нет. Если работник не подавал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку.
Ведение трудовой книжки на бумажном носителе при приеме на работу — это обязанность работодателя‚ если работник не выбрал электронный формат. Чтобы избежать ошибок:
- Запрашивайте заявление в письменной форме (даже если это не обязательно по закону).
- Вносите записи в трудовую книжку своевременно.
- Передавайте сведения в ПФР при переходе на ЭТК.
- Храните заявления и копии трудовых книжек в личных делах сотрудников.
Если у вас остались вопросы‚ обратитесь к юристу по трудовому праву или в государственную инспекцию труда.
Дата публикации статьи: 22 мая 2026 года