В 2026 году в России завершается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Эта форма ведения трудовой документации позволяет сократить бюрократию, уменьшить риск потери данных и упростить взаимодействие с работодателем и Пенсионным фондом. Чтобы оформить переход, каждый сотрудник должен подать заявление в свою организацию. Ниже – подробный гид, как правильно оформить это заявление в системе СБИС.

Что такое электронные трудовые книжки и зачем они нужны?

• Центральized хранение данных – сведения о трудовом стаже хранятся в единой электронной базе, доступной как работодателю, так и ПФР.
• Безопасность – отсутствие риска потери бумажного документа.
• Упрощение расчётов – автоматизированный учёт стажа, отпусков, больничных и иных выплат.
• Скорость обслуживания – быстрый доступ к информации при оформлении новых сотрудников, переводов и увольнений.

Ключевые особенности ЭТК

1. Электронный документ привязан к СНИЛС сотрудника.
2. Возможность одновременно использовать бумажный вариант, если работник не отказывается от него.
3. Обновление данных происходит в режиме реального времени.

Почему необходимо подавать заявление?

Переход на электронные трудовые книжки регулируется Федеральным законом «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения перехода на электронный формат ведения трудовой документации». Закон вводит обязательный порядок:

• Работодатель обязан запросить от сотрудника письменное заявление об желаемом виде трудовой документации.
• Сотрудник может выбрать один из вариантов:
  • Электронный вариант (по умолчанию).
  • Бумажный вариант (только при явном отказе от электронного).
• Заявление должно быть подписано сотрудником и направлено в отдел кадров.

Без такого заявления переход на ЭТК считается несоответствующим требованиям законодательства, что может привести к штрафам и задержкам в оформлении кадровых процессов.

Как правильно оформить заявление в СБИС

Форма заявления

В СБИС предусмотрен готовый шаблон заявления, который можно заполнить онлайн. Ниже – основные разделы, которые необходимо заполнить:

1. ФИО сотрудника (полностью, как в паспорте).
2. СНИЛС (11 цифр).
3. Дата рождения.
4. Должность и подразделение.
5. Тип заявления – «Переход на электронную форму трудовой книжки».
6. Подпись (можно поставить электронную подпись через СБИС).
7. Дата подачи.

Пошаговая инструкция

1. Войдите в личный кабинет СБИС под своим логином и паролем.
2. Перейдите в раздел «Кадровые документы» → «Электронные трудовые книжки».
3. Выберите пункт «Подать заявление на переход в ЭТК».
4. Заполните автоматически генерируемый шаблон, проверив вводимые данные.
5. Подпишите заявление электронной подписью (или отпечатайте и подпишите вручную, если требуется).
6. Отправьте заявление на проверку в отдел кадров (кнопка «Отправить на согласование»).
7. Ожидайте подтверждения – в течение 1‑2 рабочих дней отдел кадров получит уведомление о принятии заявления.
8. После одобрения система автоматически обновит статус вашего трудвого документа в личном кабинете.

Приложения к заявлению

• Копия паспорта (страница с данными).
• Копия СНИЛС.
• Если требуется, справка о текущем виде трудовой книжки (бумажный/электронный).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Можно ли отменить уже отправленное заявление?

Да. В личном кабинете СБИС в разделе «Мои заявления» доступна функция «Отменить». После отмены заявление считается несостоявшимся, и вы можете подать новое.

Вопрос 2. Что делать, если я работаю в нескольких организациях?

Для каждого работодателя необходимо подавать отдельное заявление. Система СБИС позволяет привязать несколько организаций к одному СНИЛС, но каждое заявление обрабатывается в контексте конкретного работодателя.

Вопрос 3. Как узнать, что мой переход на ЭТК завершён?

После одобрения заявления в личном кабинете появится статус «Электронная трудовая книжка активна». Также в разделе «Документы» будет отображен электронный документ с полным перечнем записей.

Вопрос 4. Что делать, если я не хочу использовать электронный вариант?

Нужно написать заявление об отказе от электронной формы и оставить бумажную книжку. После такой подачи работодатель обязан сохранить ваш бумажный документ в архиве.

Вопрос 5. Как обновить данные в ЭТК (например, при изменении места работы)?

Обновление данных производится через форму «Изменение сведений о трудовом статусе» в СБИС. После внесения изменений система автоматически синхронизирует информацию с ПФР.

<html lang=»ru»>
<head>
<meta charset=»UTF-8″>
<>Заявление на переход в электронную трудовые книжку</>
</head>
<body>
<p>Заявление</p>
<p>Я, <b>Иван Иванович Петров</b>, паспорт: 45 02 1234567, выдан <i>Отдел УФМС России</i> , СНИЛС: 123-456-789 01, работаю в <b>ООО «Пример»</b>, отдел бухгалтерии, прошу перевести мою трудвую книжку в электронный формат.

Дата подачи: .

Подпись: <b>И.П.</b>

</body>

Данный шаблон можно скопировать в редактор СБИС, заменив примерные данные на свои.

Переход на электронные трудовые книжки – это современный и безопасный способ ведения кадровой документации. Правильно оформленное заявление в системе СБИС гарантирует беспроблемный переход и исключит возможные задержки в расчётах по зарплате, отпускам и пенсионным выплатам. Следуйте описанным выше шагам, внимательно проверяйте вводимые данные и не забывайте о подписи – так ваш запрос будет обработан оперативно.

Если возникнут сложности или вопросы, обратитесь в службу поддержки СБИС или к отделу кадров вашей организации. Удачной адаптации к новому формату!