С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако законодательство сохранило право работников выбирать формат ведения своей трудовой деятельности — как в электронном, так и в бумажном виде. На 2026 год бумажная трудовая книжка остаётся юридически значимым документом, и работодатели обязаны учитывать выбор сотрудника. В этой статье подробно разберём, как правильно оформить заявление на ведение трудовой книжки на бумажном носителе, какие требования к форме и содержанию существуют, а также как это отражается в кадровом и бухгалтерском учёте.
Почему важно подать заявление о ведении бумажной трудовой книжки?
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ и Федеральному закону № 439-ФЗ от , работодатель обязан вести трудовую книжку в электронном виде, если работник не подал заявление о желании сохранить бумажный формат. То есть:
- Если работник не подал заявление — трудовая книжка ведёться только в электронном виде.
- Если работник подал заявление о продолжении бумажного ведения — работодатель обязан вести оба формата одновременно: бумажную трудовую книжку по старым правилам и электронную — в соответствии с требованиями законодательства.
Это означает, что даже если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, без официального заявления работодатель может перейти исключительно на ЭТК, и бумажная книжка перестанет быть основным документом о трудовой деятельности.
Когда нужно подавать заявление?
Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе можно подать в следующих случаях:
- При приёме на работу, если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, и он хочет, чтобы новый работодатель продолжал её вести.
- Во время работы, если ранее работник не подавал заявление, но теперь решил сохранить бумажный формат (например, после перехода на ЭТК по умолчанию).
- При восстановлении утраченной трудовой книжки — если книжка была утеряна, и работник хочет получить новую бумажную с последующим ведением в том же формате.
Важно! Заявление подаётся только в письменной форме — устные заявления не имеют юридической силы.
Обязательные реквизиты заявления
Закон не устанавливает строгой формы заявления, но для его юридической значимости и избежания ошибок в кадровом учёте рекомендуется включать следующие элементы:
- Наименование организации, полное название работодателя.
- ФИО и должность руководителя (или уполномоченного лица).
- ФИО, должность, подразделение работника — полностью, с отчеством.
- Суть заявления — чёткая формулировка: «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе».
- Ссылка на закон — указание на статью 66.1 ТК РФ и ФЗ № 439-ФЗ.
- Указание на факт отсутствия сведений в ЭТК (если применимо) — особенно важно при первичном приёме на работу или восстановлении книжки.
- Дата подачи заявления;
- Подпись работника с расшифровкой (ФИО).
Пример заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (2026 г.)
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии с частью 2 статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и Федеральным законом № 439-ФЗ от .
На момент подачи настоящего заявления сведения о моей трудовой деятельности в электронной трудовой книжке отсутствуют.
Прошу обеспечить ведение трудовой книжки в бумажном виде в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от № 69.
Подпись: _____________ /И.И. Иванов/
Расшифровка подписи: Иванов Иван Иванович
Что делать работодателю после получения заявления?
После получения заявления работодатель обязан:
- Зарегистрировать заявление в журнале учёта документов (например, в книге учёта движения трудовых книжек).
- Продолжить ведение бумажной трудовой книжки по правилам, установленным Инструкцией Минтруда № 69.
- Одновременно вести электронную трудовую книжку — вносить в неё все сведения о приёме, переводе, увольнении и других изменениях, как если бы работник не подавал заявление.
- Оформить запись в книге учёта трудовых книжек — в графе 13 «Расписка работника о получении трудовой книжки» сделать запись:
«Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ)». - Обеспечить доступ к ЭТК — даже если работник выбрал бумажный формат, он имеет право получать сведения из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или через работодателя.
Особенности при увольнении
Если работник выбрал бумажную трудовую книжку, то при увольнении работодатель обязан выдать ей оригинал трудовой книжки с последней записью об увольнении в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления об увольнении.
Важно! Если работник ранее подал заявление о переходе на ЭТК, то бумажная книжка не выдаётся — вместо неё выдаётся выписка из ЭТК. Но если работник сохранил бумажную книжку, то она выдаётся обязательно — и в ней должна быть сделана закрывающая запись об увольнении.
Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна?
Если работник потерял бумажную трудовую книжку, он должен:
- Подать заявление о выдаче дубликата.
- Приложить подтверждение трудового стажа (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки и т.д.).
- Указать в заявлении, хочет ли он продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде или перейти на ЭТК.
Работодатель выдаёт дубликат на бумажном носителе, если работник подал соответствующее заявление. Дубликат оформляется по форме, утверждённой Постановлением Правительства РФ № 225 от .
Как оформить заявление в 1С и других бухгалтерских программах?
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 для регистрации заявления используется документ:
- «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»
При создании документа необходимо выбрать:
- Вид заявления: «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе»
- Сотрудник: указать ФИО
- Дата подачи: дата фактического обращения
- Основание: указать, что заявление подано в соответствии с ФЗ № 439-ФЗ
После регистрации документа система автоматически формирует запись в ЭТК и отмечает в кадровом учёте, что бумажная книжка сохраняется. Аналогичные функции есть в других системах: «Камин 5.0», «СБИС», «МойСклад» и др.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Работодатель не регистрирует заявление в книге учёта трудовых книжек.
Решение: Обязательно вносить запись в графу 13 — это требование законодательства. - Ошибка 2: Работник подал заявление, но работодатель перестал вести бумажную книжку.
Решение: Ведение обоих форматов — обязанность работодателя. Нарушение влечёт штрафы от Роструда. - Ошибка 3: Не указано, что сведения в ЭТК отсутствуют.
Решение: Особенно важно при приёме на работу — это подтверждает, что работник не участвовал в ЭТК ранее. - Ошибка 4: Заявление подано устно или в виде электронного письма без подписи.
Решение: Только письменное заявление с личной подписью имеет юридическую силу.
На 2026 год бумажная трудовая книжка не упразднена — она остаётся важным документом для многих работников, особенно пожилых, тех, кто работает в организациях с низким уровнем цифровизации, или у кого есть трудовой стаж, накопленный до 2021 года.
Ключевые выводы:
- Заявление о ведении бумажной трудовой книжки — обязательный документ для сохранения этого формата.
- Работодатель обязан вести оба формата одновременно — и бумажную, и электронную книжку.
- Заявление должно быть подписано лично работником и зарегистрировано в учётных документах.
- При увольнении — бумажная книжка обязательно выдаётся на руки.
- Использование программ 1С, Камин и других систем позволяет автоматизировать процесс, но не заменяет правильное оформление заявления.
Соблюдение всех требований не только защищает права работника, но и помогает работодателю избежать проверок, штрафов и судебных споров. Не пренебрегайте формальностями — даже маленькая запись в книге учёта может стать решающим доказательством в случае спора.
Совет: Рекомендуется хранить копии всех заявлений о трудовых книжках в личном деле сотрудника на протяжении всего срока хранения кадровых документов — не менее 75 лет.