Дата актуализации:  г.

Нормативно‑правовая база

Заполнение и хранение трудовых книжек регулируется следующими документами:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек‚ утверждённая постановлением Минтруда России от г.
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• ЕИСОТ – Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда (раздел «Трудовые книжки»).

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из следующих разделов:

1. ьный лист – сведения о работодателе‑выдавце‚ дате выдачи и подписи ответственного лица.
2. Раздел «Сведения о работнике» – ФИО‚ дата рождения‚ пол‚ гражданство‚ образование‚ воинская обязанность и др.
3. Раздел «Трудовая деятельность» – записи о приёме‚ перемещении‚ переводе‚ увольнении‚ а также сведения о стаже‚ заработной плате и прочих условиях труда.
4. Вкладыши (приложения) – специальные листы‚ которые вставляются в книжку при необходимости (например‚ при переходе на электронную трудовую книжку).

Общие требования к заполнению

• Все даты пишутся арабскими цифрами (день — числом‚ месяц — словом‚ год — числом). Пример: 12 марта 2024 г.
• Запрещено использовать сокращения (например‚ «пр.» вместо «приказ»‚ «т.н.» вместо «трудовой норматив»).
• Текст записей пишется чёрными чернильными чернилами‚ разборчиво‚ без исправлений. При ошибке запись аннулируется чертой и подписывается обеими сторонами.
• Записи вносятся в хронологическом порядке‚ без пропусков.
• Каждая запись подписывается работодателем (должностным лицом) и работником (приём в штат‚ перевод‚ увольнение).

Пошаговый порядок заполнения

ьный лист

1. Указать полное наименование организации‑выдавца (в т.ч. юридический адрес).
2. Записать дату выдачи трудовой книжки (число‚ месяц прописью‚ год цифрами).
3. Подписать запись: «Выдал(а) ______________________ (должность‚ ФИО)».
4. Работник ставит свою подпись рядом с датой.

Сведения о работнике (страница 2‑3)

Заполняются следующие поля (пример):

• Фамилия‚ имя‚ отчество – Иванов Иван Сергеевич
• Дата рождения – 15 апреля 1990 г.
• Пол – мужской
• Гражданство – Российская Федерация
• Образование – высшее‚ МГТУ им. Н.Э. Баумана‚ инженер
• Воинская обязанность – отслужил
• Серия и номер паспорта‚ дата выдачи‚ кем выдан – по документу.

Запись о приёме на работу

Стандартный образец записи (пункт 1 «Приём на работу»):

 1. Приём на работу
 На должность: инженер‑технолог
 По приказу № 12/2023 от 25 декабря 2023 г.
 Ставка: 100 %
 Оклад: 80 000 руб.
 Условия труда: согласно Трудовому договору № 45/2023.
 Подпись работодателя: ______________________
 Подпись работника: ______________________
 

Запись о переводе‚ перемещении‚ изменении условий труда

Пример записи о переводе:

 2. Перевод
 На должность: старший инженер‑технолог
 По приказу № 45/2025 от 10 июля 2025 г.
 Ставка: 100 %
 Оклад: 95 000 руб.
 Подпись работодателя: ______________________
 Подпись работника: ______________________
 

Запись об увольнении

Пример записи об увольнении по собственному желанию:

 3. Увольнение
 По заявлению работника от 20 сентября 2026 г.
 По приказу № 78/2026 от 25 сентября 2026 г.
 Причина увольнения: собственное желание
 Подпись работодателя: ______________________
 Подпись работника: ______________________
 

Вставка вкладыша (при переходе на электронную трудовую книжку)

1. Заполняется отдельный лист‑вкладыш в соответствии с инструкцией Минтруда.
2. Вкладыш подписывается обеими сторонами и вкладывается в трудовую книжку в соответствующее место (после последней записи).
3. В ьном листе дубликата указывается дата заполнения вкладыша (число‚ месяц прописью‚ год цифрами).

Особенности заполнения в 2026 г.

• Сокращения в записях запрещены (см. Новые правила оформления трудовых книжек 2026 г.).
• Все записи делаются черными чернильными чернилами‚ шрифтом «печатными буквами»‚ без курсивов и подчеркиваний.
• При использовании электронных трудовых книжек (ЭТК) запись о переходе оформляется пунктом 35 Инструкции: указывается «Перевод в электронную трудовую книжку»‚ дата и номер приказа.
• Работодатель вправе вести журнал учёта бланков и движения трудовых книжек‚ но в журнале обязаны отражаться все операции‚ указанные в Порядке ведения и хранения трудовых книжек.

Часто встречающиеся ошибки и как их избежать

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2024 года в России активно внедряется электронный формат ТК. При переходе необходимо выполнить следующие действия:

1. Составить приказ о переводе в ЭТК (пункт 35 Инструкции).
2. Внести в бумажную ТК запись о переводе‚ указав номер и дату приказа.
3. Создать электронный профиль работника в системе «Госуслуги» или в корпоративной системе работодателя.
4. Обеспечить работнику доступ к ЭТК (логин/пароль) и инструкцию по использованию.
5. Сохранить копию бумажной ТК (вкладка с записью о переводе) в архиве организации.

Краткая контрольная таблица для кадровика

Перед выдачей или внесением записи проверьте:

• Наличие актуального приказа (номер‚ дата‚ подпись руководителя).
• Соответствие формата даты требованиям инструкции.
• Отсутствие сокращений и ошибок в тексте.
• Подписи обеих сторон (работодатель‚ работник);
• Использование только чёрных чернил.
• Вставлен ли необходимый вкладыш (при переводе‚ изменении условий‚ переходе на ЭТК).

Трудовая книжка – один из важнейших документов‚ подтверждающих трудовой стаж и права работника. Правильное её заполнение гарантирует отсутствие проблем при проверках‚ получении пенсии и иных социальных выплат. Следуйте нормативным актам‚ используйте данную инструкцию как практический чек‑лист и регулярно обновляйте свои знания о изменениях в законодательстве.

Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT‚ 2026 г.