С 1 января 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс регулируется Федеральным законом № 27-ФЗ и подразумевает обязательную отчётность работодателей в Пенсионный фонд России (ПФР) по форме СЗВ-ТД. В этой статье разберём, как сотрудник может подать заявление на переход на ЭТК, а работодатель — корректно отразить это в отчётности.

Что такое форма СЗВ-ТД и зачем она нужна?

СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) — это отчётная форма, утверждённая Постановлением Правления ПФР от № 370п. В неё включаются данные о:

• Приёме на работу, увольнении.
• Переводах, отпусках, командировках.
• Изменении условий трудового договора.
• Фактическом виде трудовой книжки (бумажная или электронная) на основании заявления сотрудника.

Отчётность сдаётся ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчётным (например, за январь — до 15 февраля).

Заявление сотрудника о форме ведения трудовой книжки

Сотрудник вправе в любой момент изменить форму своей трудовой книжки. Для этого необходимо подать работодателю письменное заявление.

Кто и когда может подать заявление?

• Новые сотрудники (принятые после ) — при приёме на работу.
• Уже работающие сотрудники — в любое время, даже если ранее выбрали бумажный вариант.
• При увольнении, для получения документов в нужном формате.

Как правильно оформить заявление?

Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

1. Шапка: наименование работодателя, ФИО сотрудника, должность.
2. «Заявление».
3. Текст: чёткое указание на желаемую форму.
   • Пример 1 (переход на ЭТК): «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставить мне сведения о трудовой деятельности в форме СТД-Р по первому требованию».
   • Пример 2 (сохранение бумажной): «Прошу продолжать ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе».
4. Дата и подпись сотрудника;

Пошаговая инструкция для работодателя (кадровика)

Шаг 1. Получение заявления от сотрудника

Заявление принимается в отдел кадров. При его наличии:

• Вносим данные в Личную карточку работника (форма Т-2) в графе «Трудовая книжка».
• Издаём приказ (распоряжение) о форме ведения трудовой книжки для конкретного сотрудника.

Шаг 2. Подготовка и подача отчёта СЗВ-ТД в ПФР

Сведения о каждом сотруднике, в т.ч. о выбранной форме книжки, отражаются в отчётной форме СЗВ-ТД.

1. Сроки подачи: Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором:
   • был принят или уволен сотрудник;
   • сотрудник подал заявление об изменении формы книжки;
   • произошёл перевод.
2. Пример: Сотрудник подал заявление 10 марта. В отчёт СЗВ-ТД за март (подаётся до 15 апреля) нужно включить событие «Изменение формы трудовой книжки» с датой .
3. При первом представлении СЗВ-ТД на сотрудника (например, при приёме на работу в 2026 году) необходимо указать его кадровое состояние на 1 января 2020 года (обычно «Работает» или «Не работает»).

Шаг 3. Техническая подача через ЭДО ПФР

Для сдачи отчётности в электронном виде работодатель должен быть подключён к Электронному документообороту (ЭДО) ПФР.

• Если подключение уже было, в программном обеспечении для отчётности (например, в «ПФР-Электронный документооборот») нужно выбрать «Новый документ» → «СЗВ-ТД».
• Если подключения нет — сначала подать Заявление на подключение к ЭДО ПФР (ЗПЭД).

Особые случаи и частые вопросы

Сотрудник принят в марте, а заявление на бумажную книжку подал позже?

Если сотрудник принят в марте, по нему подаётся СЗВ-ТД за март (до 15 апреля). Если он позже (например, в апреле) подал заявление на сохранение бумажной книжки, это событие отражаеться в отчёте за апрель (подаётся до 15 мая).

Нужно ли подавать СЗВ-ТД, если сотрудник выбрал бумажную книжку?

Да, обязательно! Выбор бумажного носителя не освобождает от ежемесячной отчётности в ПФР. В СЗВ-ТД в графе «Форма трудовой книжки» указывается «Бумажная».

Как получить сведения из ЭТК (форма СТД-Р)?

По письменному заявлению сотрудника (можно в той же форме, что и заявление на переход) работодатель обязан в течение 3 рабочих дней выдать выписку из его электронной трудовой книжки (форма СТД-Р) или предоставить доступ к ней через личный кабинет на портале Госуслуг.

Что делать, если в сведениях об стаже есть ошибки?

Сотрудник вправе подать заявление с требованием исправить неточности. Работодатель обязан проверить документы и, при необходимости, подать исправительный отчёт СЗВ-ТД в ПФР.

Ответственность за нарушения

Несвоевременная или неполная подача формы СЗВ-ТД влечёт административную ответственность по ст. 15.33 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Повторное нарушение влечёт более строгие санкции.

Переход на электронные трудовые книжки упрощает документооборот, но требует от работодателя строгого соблюдения отчётных сроков по форме СЗВ-ТД. Ключевые действия:

1. Для сотрудника: Подать письменное заявление о желаемой форме книжки в любое время.
2. Для работодателя:
   • Зафиксировать заявление в личной карточке и приказе.
   • Включить данные о форме книжки в ежемесячный отчёт СЗВ-ТД.
   • Сдать отчёт в ПФР до 15-го числа следующего месяца.
   • Обеспечить подключение к ЭДО ПФР для электронной подачи.

Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов и обеспечит корректное отражение трудового стажа работников в единой государственной системе.

Примечание: Информация актуальна на дату . Всегда проверяйте изменения в законодательстве на официальных ресурсах ПФР и Минтруда.