С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), предусмотренный Федеральным законом № 439-ФЗ от . Однако законодательство сохранило право работника на сохранение бумажного варианта трудовой книжки — при условии, что он подаст соответствующее заявление работодателю. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде, какие документы нужны, сроки подачи и как избежать ошибок.
Законодательная основа
Право на выбор формата ведения трудовой книжки закреплено в статье 66.1 Трудового кодекса РФ и ФЗ-439. Согласно этим нормам:
- Работник вправе выбрать: ведение трудовой книжки в бумажном виде или в электронном виде.
- Если работник не подаст заявление до конца 2020 года, работодатель автоматически начал вести его трудовую книжку в электронном формате.
- С 2021 года новые работники, не имеющие ранее трудового стажа, не получают бумажные трудовые книжки — им оформляется только ЭТК, если они не подадут заявление о желании сохранить бумажный вариант.
- Работодатель обязан вести трудовую книжку в том формате, который выбрал работник, и не вправе навязывать свой вариант.
Кто должен подавать заявление?
Заявление о ведении бумажной трудовой книжки необходимо подавать в следующих случаях:
- Работник уже трудоустроен и хочет сохранить бумажную трудовую книжку (даже если ранее не подавал заявление).
- Новый сотрудник, который ранее нигде не работал, но хочет получить бумажную трудовую книжку (в этом случае он должен подать заявление до начала работы).
- Работник, который ранее выбрал ЭТК, но передумал и хочет вернуться к бумажному варианту (такое право также предусмотрено законом).
Важно!
Если работник не подаст заявление, работодатель обязан вести его трудовую книжку в электронном виде — даже если работник не выражал своего желания. Поэтому подача заявления — это не просто формальность, а защита ваших прав на сохранение исторического документа.
Как правильно оформить заявление?
Закон не устанавливает строгой формы заявления, но для юридической надёжности рекомендуется использовать следующую структуру:
Образец заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде
ЗАЯВЛЕНИЕ
Я, [ФИО полностью], [дата рождения], паспорт: [серия, номер, кем и когда выдан], [адрес регистрации], работаю в [наименование организации] с [дата трудоустройства] на должности [должность].
На основании статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу вас вести мою трудовую книжку в бумажном виде, а не в электронной форме.
Прошу также выдать мне на руки оригинальную бумажную трудовую книжку (если она уже имеется у работодателя) и внести в неё запись о моём выборе формы ведения трудовой книжки.
[ФИО расшифровка]
Что обязательно должно быть в заявлении?
- Полные ФИО работника
- Дата рождения
- Реквизиты паспорта (для идентификации)
- Должность и дата трудоустройства
- Название организации
- Чёткая формулировка просьбы: «Прошу вести трудовую книжку в бумажном виде»
- Дата подачи заявления
- Личная подпись работника
Важно! Заявление подаётся в письменной форме — в двух экземплярах. Один остаётся у работодателя, второй, с отметкой о принятии — выдаётся работнику. Не подавайте заявление в электронной форме (например, по почте или в мессенджере) — это не имеет юридической силы.
Что делает работодатель после получения заявления?
После получения заявления работодатель обязан:
- Зарегистрировать заявление в журнале учёта документов.
- Внести в бумажную трудовую книжку работника запись: «Заявление о ведении трудовой книжки в бумажной форме подано [дата]».
- Заверить запись печатью и подписью ответственного лица (как правило, кадровика или руководителя).
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки, если она ещё не была выдана.
- Прекратить передачу сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ (если ранее передавались).
Если работник уже получил ЭТК, можно ли вернутся к бумажной книжке?
Да, можно. Согласно закону, работник имеет право однократно изменить своё решение. Для этого нужно подать новое заявление с просьбой о ведении трудовой книжки в бумажном виде. Работодатель обязан:
- Сделать запись в ЭТК о прекращении ведения сведений в электронном виде.
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку с полной историей трудовой деятельности (данные из ЭТК передаются в бумажный документ в течение 15 рабочих дней).
- Внести в бумажную книжку запись: «Сведения о трудовой деятельности, ранее внесённые в электронную форму, переданы в бумажную трудовую книжку [дата]».
Ошибки, которых следует избегать
- Не подавать заявление вообще — автоматически будет вестись ЭТК, и вы потеряете возможность получить бумажную книжку без дополнительных процедур.
- Писать заявление от руки без подписи — документ не будет иметь юридической силы.
- Использовать неофициальные каналы (СМС, мессенджеры, электронная почта) — такие заявления не принимаются.
- Не требовать копию заявления с отметкой о приёме — это ваша защита в случае споров.
- Предполагать, что работодатель сам предложит вам выбор — закон не обязывает работодателя напоминать о праве выбора.
Сроки подачи заявления
Закон не устанавливает жёстких сроков для подачи заявления. Однако:
- Для новых сотрудников — заявление следует подавать до начала работы, чтобы избежать оформления ЭТК.
- Для действующих сотрудников — подавать заявление можно в любое время, но лучше — до конца месяца, чтобы изменения были учтены в отчётности за текущий период.
- Если вы хотите вернуться к бумажной книжке после ЭТК — подавайте заявление как можно раньше, чтобы избежать задержек в передаче данных.
Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?
Если работодатель отказывается принять ваше заявление или настаивает на ЭТК, вы можете:
- Подать заявление заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Обратиться в Трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой — это нарушение статьи 66.1 ТК РФ.
- Подать иск в суд о защите трудовых прав — суды в таких случаях встают на сторону работника.
Право на бумажную трудовую книжку, это не реликт прошлого, а законодательно закреплённая гарантия для каждого работника. Подача заявления — простая, но крайне важная процедура, которая позволяет сохранить ваш трудовой стаж в привычной, понятной и надёжной форме.
Не откладывайте! Даже если вы не планируете увольняться, бумажная трудовая книжка — это документ, который может понадобиться при оформлении пенсии, кредита, загранпаспорта или при переезде за границу. Электронная форма не всегда доступна вне офиса, а бумажная — всегда с вами.
Сохраните копию заявления, получите подтверждение от работодателя и не позволяйте бюрократии лишить вас права на историю своей трудовой жизни.
Полезные ссылки:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1)
- ФЗ-439 от
- Пенсионный фонд РФ — сведения об ЭТК