Запись в трудовой книжке о приеме на работу — один из ключевых этапов официального оформления сотрудника в организации․ Эта запись подтверждает факт трудоустройства‚ является основанием для начисления стажа‚ пенсии и других социальных гарантий․ Несоблюдение правил внесения записи может повлечь за собой штрафы от трудовой инспекции‚ споры с сотрудниками и проблемы при оформлении пенсии․

В 2026 году правила заполнения трудовой книжки регулируются Приказом Минтруда России от № 320н (редакция с изменениями на 2026 год)․ Ниже, подробная‚ пошаговая инструкция с образцами для всех распространённых ситуаций․

Общие требования к записи о приеме на работу

• Срок внесения записи: работодатель обязан внести запись о приеме на работу не позднее 5 рабочих дней со дня фактического начала работы сотрудника (ст․ 66 ТК РФ‚ п․ 25 Порядка № 320н)․
• Основание для записи: только на основании приказа о приеме на работу (форма № Т-1 или унифицированная форма организации)․
• Инструменты заполнения: запись вносится ручкой (чернила или паста‚ не карандашом)‚ разборчиво‚ без помарок‚ исправлений и сокращений․ Использование печатных машинок или компьютеров запрещено — только рукописное заполнение․
• Ответственность: запись вносит сотрудник‚ ответственный за ведение трудовых книжек (как правило‚ кадровик или бухгалтер)․ За ошибки несёт ответственность работодатель․

Графы трудовой книжки: как заполнять

Трудовая книжка состоит из трёх разделов․ Запись о приёме на работу вносится в раздел «Сведения о работе»‚ в три графы:

Важно: в графе 3 не допускаются сокращения вроде «н․с․» или «мен․»․ Пишите полные названия: «менеджер по маркетингу»‚ «главный бухгалтер»‚ «инженер-технолог»․

Основные ситуации и образцы записей

Приём на работу по основному месту (первое место работы)

Если сотрудник впервые устраивается на работу‚ запись делается по стандартной формуле:

Принят на работу в отдел продаж на должность менеджера по продажам․

Пример:
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят на работу в отдел продаж на должность менеджера по продажам․

Приём на работу по срочному трудовому договору

При срочном договоре (например‚ на время отпуска основного сотрудника или на сезон) запись делается с указанием срока действия договора:

Принят на работу в бухгалтерию на должность бухгалтера по учёту товаров по срочному трудовому договору на период с по ․

Важно: даже при срочном договоре запись вносится в трудовую книжку — это обязательное требование (письмо Роструда от № 937-6-1)․

Приём в порядке перевода от другого работодателя

Если сотрудник пришёл из другой компании‚ запись должна содержать фразу «в порядке перевода»:

Принят на работу в отдел логистики на должность менеджера по логистике в порядке перевода из ООО «ТрансЛогистик»․

Пояснение: согласно п․ 21 Порядка № 320н‚ при переводе из другой организации указывается не только должность и подразделение‚ но и наименование предыдущего работодателя․ Это важно для подтверждения стажа․

Приём на место временно отсутствующего сотрудника

Если сотрудник замещает другого (например‚ в отпуске или больничном)‚ запись должна содержать указание на это:

Принят на работу в отдел кадров на должность специалиста по кадровому учёту на время отпуска основного сотрудника Ивановой И․И․ с по ․

Приём на работу вахтовым методом

При вахтовом методе работы допускается использование штампа с наименованием организации‚ но только в дополнение к ручной записи․ Сама запись в графе 3 должна быть сделана от руки:

Принят на работу в качестве вахтового мастера вахтового методом на объект «Северный газопровод»․

Штамп с названием организации (например‚ «ООО «ГазСтрой») можно проставить рядом‚ но он не заменяет ручную запись (письмо Роструда от № 1922-6-1)․

Особые случаи: электронная трудовая книжка и двойная запись

С 2020 года сотрудники могут выбрать между бумажной и электронной трудовой книжкой (ЭТК)․ Однако:

• Если сотрудник предоставил бумажную трудовую книжку — запись о приёме вносится в неё․
• Если сотрудник подал заявление на переход на ЭТК — запись о приёме вносится в бумажную книжку первой‚ а затем — запись о переходе на ЭТК․

Пример двух записей:
Принят на работу в отдел маркетинга на должность менеджера․
Принято заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронной форме․

Это требование закреплено в Порядке № 320н — запись о приёме всегда делаеться в бумажной книжке‚ даже если сотрудник уже перешёл на ЭТК․

Завершение трудовой книжки: последняя запись

Если сотрудник продолжает работать‚ на последней странице трудовой книжки (внизу последней записи) необходимо сделать запись:

Работает по настоящее время․

Под этой записью ставятся:

• Подпись ответственного лица (кадровика или директора);
• Расшифровка подписи (ФИО);
• Печать организации (если она есть)․

Важно: если в организации нет печати, подпись и расшифровка обязательны․ Печать не является обязательной с 2022 года‚ но её наличие усиливает юридическую значимость записи․

Ошибки‚ которых следует избегать

Частые ошибки при заполнении трудовой книжки:

• Использование карандаша‚ корректора или стирания — недопустимо․
• Сокращения: «мен․» вместо «менеджер»‚ «бух․» вместо «бухгалтер» — недопустимо․
• Отсутствие указания «в порядке перевода», может привести к отказу в зачёте стажа․
• Запись сделана позже 5 рабочих дней — основание для штрафа от Роструда до 50 000 рублей․
• Запись внесена без приказа — недействительна․

Рекомендации для работодателей

• Используйте готовые шаблоны записей в системах кадрового учёта (например‚ «Моё дело»‚ «1С:Зарплата и управление персоналом») — они автоматически формируют записи в соответствии с Приказом № 320н․
• Проводите регулярные проверки трудовых книжек (раз в квартал)․
• Обучайте кадровых работников правилам заполнения — ошибки в трудовой книжке — это риски для всей компании․
• Храните приказы о приёме на работу не менее 75 лет, они являются основанием для проверки записей в трудовой книжке․

Запись в трудовой книжке о приёме на работу — не формальность‚ а важнейший юридический документ‚ влияющий на права сотрудника на протяжении всей его трудовой жизни․ Соблюдение требований Приказа № 320н‚ точность формулировок и соблюдение сроков — залог легитимности и отсутствия конфликтов с трудовой инспекцией․

Помните: одна опечатка может стоить сотруднику года стажа․ Поэтому доверяйте только проверенным шаблонам‚ проверяйте записи дважды и не экономьте на внимательности․

Если вы используете программное обеспечение для кадрового учёта — убедитесь‚ что оно обновлено до версии 2026 года и соответствует требованиям Минтруда․ Всегда сохраняйте копии приказов и журналы учёта трудовых книжек;

Ваша ответственность — за стабильность и доверие в трудовых отношениях․