Вопрос оформления документов, когда руководитель организации временно отсутствует (например, в отпуске или командировке), а его обязанности исполняет другой сотрудник, часто вызывает путаницу. Особенно это касается подписи в различных документах и, что важно, записи в трудовой книжке самого исполняющего обязанности (и.о. директора).

Правовая основа и ключевое различие

Необходимо четко разделять два понятия:

1. Фактическое исполнение обязанностей. На основании приказа (распоряжения) руководителя, уходящего в отпуск, на другого сотрудника (например, заместителя или главного бухгалтера) возлагаются временные обязанности директора. На этого сотрудника может быть оформлена доверенность на право подписи финансовых и иных документов от имени организации.
2. Оформление документов и подпись. Когда и.о. директора подписывает служебный документ (приказ, отчет, договор), он должен указать свою должность согласно трудовому договору (например, «Заместитель директора»), а не «Исполняющий обязанности директора». Однако его подпись в этом случае имеет силу подписи лица, действующего на основании возложенных полномочий.

Как правильно оформить подпись?

При подписании документа исполняющий обязанности директора указывает должность, которую он занимает постоянно (согласно штатному расписанию и трудовому договору).

Что делать, если в приказе указано «назначить и.о. директора»?

Если в приказе о временном возложении обязанностей формулировка именно такая («назначить исполняющим обязанности директора на период отпуска»), то при подписании внешних документов (договоров, счетов-фактур, платежных поручений) для юридической чистоты можно использовать двойное указание:

• В поле «Должность»: Заместитель директора, исполняющий обязанности директора
• В поле «Подпись»: _______________ / Иванов П.С. /

Однако для внутренних документов (приказы по организации, служебные записки) достаточно указания основной должности.

А что с трудовой книжкой?

Возвращаемся к главному: запись «Исполняющий обязанности директора» в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки НЕ ДЕЛАЕТСЯ.

• В книжку вносится только запись о приеме на работу по основной, постоянной должности (например, «Заместитель директора»).
• Дата и основание (приказ) о временном исполнении обязанностей директора не отражаются.
• При увольнении с основной должности делается соответствующая запись.

Важно: Если же с сотрудником был заключен срочный трудовой договор именно на должность «Исполняющий обязанности директора» (что встречается редко и требует особого обоснования), то тогда в трудовую книжку вносится запись об этом договоре. Но это уже не временное возложение обязанностей, а иное трудоустройство.

Краткая инструкция для работодателя и и.о. директора

1. Издайте приказ (распоряжение) о временном исполнении обязанностей директора конкретным сотрудником на период отпуска/командировки. Укажите сроки и перечень полномочий (в т.ч. право подписи).
2. Оформите доверенность, если требуется подписание финансовых документов, договоров и т.д. Доверенность должна быть оформлена в соответствии с ГК РФ.
3. При подписании документов и.о. директора указывает в графе «Должность» свою основную должность (заместитель, главный бухгалтер и т.п.).
4. В трудовую книжку сотрудника вносится запись только о его основной должности. Никаких пометок об и.о. не делается.
5. В отчетные формы (ЕФС-1) сведения о внутреннем совмещении и временном переводе также не вносятся.

Исполняющий обязанности директора — это фактическое, временное состояние, а не новая должность в штате. Поэтому:

• Подпись в документах — по основной должности.
• Запись в трудовой книжке — только об основной должности, без упоминания временных обязанностей.

Соблюдение этих простых правил избавит организацию от вопросов со стороны налоговых органов, банков, контрагентов и трудовой инспекции.

Статья составлена на основе анализа нормативных актов (ТК РФ, Приказ Минтруда №320н) и распространенной практики. При сложных ситуациях рекомендуется консультация с юристом.