Увольнение сотрудника — это процесс, требующий максимальной внимательности от специалиста по кадрам. Особое внимание необходимо уделять записям о поощрениях и награждениях, которые были внесены в трудовую книжку в период работы сотрудника. Многие ошибочно полагают, что такие записи требуют какого-то специального «закрытия» или перечеркивания при увольнении. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформлять раздел о награждениях при расторжении трудового договора, чтобы избежать ошибок и юридических рисков.
Нужно ли «закрывать» запись о награждении?
Самое главное помнить, что запись о награждении (поощрении) в трудовой книжке не закрывается, не перечеркивается и не аннулируется при увольнении сотрудника.
Факт получения работником грамоты, премии, почетного звания или благодарности является свершившимся событием в прошлом. Увольнение никак не влияет на правомерность ранее сделанной записи о поощрении. Поэтому:
- Никаких дополнительных отметок об увольнении в графе «Основание» раздела о награждениях делать не нужно.
- Проводить линию или ставить штамп «Уволен» рядом с записью о награждении категорически запрещено.
- Запись о награждении остается в силе навсегда, подтверждая профессиональные заслуги сотрудника.
Правильный алгоритм действий при увольнении
Процесс оформления трудовой книжки при увольнении сотрудника, имевшего записи о награждениях, выглядит следующим образом:
- Проверка записей. Перед внесением записи об увольнении убедитесь, что все предыдущие записи (о приеме, переводах и поощрениях) сделаны правильно, заверены подписями и печатями (если применялись на момент их внесения).
- Внесение записи об увольнении. Запись о расторжении трудового договора вносится в раздел «Сведения о работе» (а не в раздел о награждениях). Указывается причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.
- Заверение записи. Запись об увольнении заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при наличии), а также подписью самого работника.
- Фиксация в книге учета. Сделайте соответствующую отметку в книге учета движения трудовых книжек.
Типичные ошибки, которых следует избегать
Неверное оформление документов может привести к проблемам у бывшего сотрудника при трудоустройстве или при оформлении пенсии. Вот чего делать нельзя:
- Попытка «активировать» старые поощрения. Не нужно писать «поощрение действует до даты увольнения». Это юридически неграмотно.
- Использование корректирующих средств. Запрещено использовать замазку (корректор) для исправления любых записей, включая раздел о награждениях.
- Внесение записи об увольнении в раздел «Сведения о награждениях». Это грубая ошибка. Увольнение фиксируется только в разделе «Сведения о работе».
Что делать, если в записи о награждении обнаружена ошибка?
Если при подготовке документов к увольнению вы заметили, что запись о награждении была сделана с ошибкой (неверная дата, название документа или причина), ее необходимо исправить до момента выдачи трудовой книжки на руки сотруднику.
Порядок исправления:
- Не зачеркивайте ошибочную запись.
- Внесите новую запись с правильными данными.
- В графе «Основание» укажите реквизиты приказа, которым исправляется ошибка (например: «Исправлено на основании приказа №… от…»);
Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения пенсионных выплат или проблем с подтверждением трудового опыта.
Электронные трудовые книжки
Важно помнить, что с 2020 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки. Если сотрудник перешел на электронный формат, то запись о его увольнении работодатель обязан передать в Пенсионный фонд России (СФР) в электронном виде. Записи о награждениях в электронную трудовую книжку, как правило, не вносятся, за исключением отдельных случаев, регламентированных законодательством, поэтому вопрос их «закрытия» в электронном реестре при увольнении обычно не стоит.