В соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ (ст. 66) в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, его выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, а также об увольнении. Ниже подробно рассматривается, как правильно оформлять такие записи.
Правовая основа
Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике;
- выполняемая им работа;
- переводы на другую постоянную работу;
- основания прекращения трудового договора;
- сведения о награждении за успехи в работе.
Перевод может быть постоянным или временным. Постоянный перевод фиксируется в графе 2 записи о работе, а временный – в графе 4 (приказ о переводе и признании его постоянным).
Как оформлять запись о переводе
Постоянный перевод
При переходе работника на другую постоянную должность в том же или в другом структурном подразделении в трудовую книжку вносится запись в разделе «Сведения о работе». Пример оформления:
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата начала работы в новой должности.
- Графа 4 – реквизиты приказа (или другого решения работодателя) о переводе.
Важно: в графе 2 указывается дата начала постоянного перевода, а в графе 4 – реквизиты приказа, который подтверждает перевод.
Временный перевод
По запросу работника в трудовую книжку можно внести запись о временном переводе. При этом:
- в графе 2 указывается дата начала временного перевода;
- в графе 4 указываются реквизиты приказа о временном переводе и его последующем признании постоянным (если это произошло).
Если временный перевод признаётся постоянным, в графе 2 заменяется дата начала временного перевода датой начала постоянного, а в графе 4 фиксируется соответствующий приказ о признании перевода постоянным.
Примеры заполнения раздела «Сведения о работе»
Ниже приведен пример оформления записи о переводе на другую постоянную работу:
Графа 1: 12 Графа 2: – начало работы в должности «Старший аналитик» Графа 4: Приказ № 156 от «О переводе works onto another department»
Если перевод был временным и позже признан постоянным, в графе 2 заменяется дата начала временного перевода датой начала постоянного, а в графе 4 добавляется запись о признании перевода постоянным.
Частые ошибки при оформлении
- Неправильное указание даты. Дата начала работы должна соответствовать дате вступления в новую должность.
- Отсутствие реквизитов приказа. Без указания номера и даты приказа запись считается недействительной.
- Смешивание постоянного и временного перевода. Временный перевод фиксируется только в графе 2 и 4, а постоянный – в графе 2.
- Неучёт электронного формата. С 2026 года сведения о трудовой деятельности хранятся в базе СФР; при переходе на электронный формат необходимо проверить, что все записи корректно перенесены.
Электронные трудовые книжки в 2026 году
С 2026 года сведения о трудовой деятельности работника хранятся в базе данных Социального фонда России (СФР). При этом:
- работодатель обязан обеспечить доступ к электронным записям;
- ошибки в оформлении могут привести к несоответствию данных в СФР;
- регулярный аудит электронных записей помогает избежать пропусков и неточностей.
Как проверить корректность внесённых записей
Для контроля ранее внесённых записей используйте первую статью из цикла «Проверка записей в трудовых книжках». При проверке:
- Убедитесь, что все переводы отмечены датой и реквизитами приказа.
- Проверьте, что в графе 2 указана дата начала постоянного перевода.
- Убедитесь, что временные переводы оформлены в соответствии с требованиями Порядка 2022 года.
Правильное заполнение трудовой книжки – важный элемент юридической защиты как работодателя, так и работника. При переводе на другую работу следует строго соблюдать требования ТК РФ, правильно указывать даты, реквизиты приказа и оформлять записи в соответствующих графах. При переходе на электронный формат ведения трудовых книжек необходимо провести тщательную проверку всех записей, чтобы избежать расхождений в данных СФР.
Соблюдая эти правила, вы обеспечите прозрачность кадровых перемещений и минимизируете риск ошибок при оформлении трудовых документов.